Boetiekvoorraad per maat en kleur, niet alleen per model

Een boetiekeigenaar bekijkt haar voorraadrapport en daar staat «Overslagjurk — Marineblauw: nog 14 stuks». Dat getal ziet er prima uit. Wat het je niet vertelt, is dat alle 14 een S zijn, dat de M twee weken geleden is uitverkocht en dat elke klant die sindsdien om een M vroeg met lege handen vertrok. Het totaal van het model was nooit fout: het was alleen niet het getal dat ertoe deed.

Dat is het kernprobleem van kleding bijhouden per model in plaats van per variant, en het loont om het goed te begrijpen voordat je bepaalt hoe je het oplost.

Waarom het modeltotaal tegen je liegt

Een modeltotaal is een som. Het telt elke maat en elke kleur van een kledingstuk bij elkaar op en meldt één getal. Sommen zijn goed in het verbergen van uitschieters, en een uitverkochte maat is precies dat: één variant op nul, omringd door andere die nog op voorraad zijn, allemaal samengeteld tot een getal dat nooit laag genoeg zakt om een nabestelling uit te lokken.

De oplossing is geen slimmer dashboard, maar een andere eenheid om bij te houden. Elke combinatie van maat × kleur (en als je bedrukte en effen versies van dezelfde kleur hebt, elk daarvan ook) heeft een eigen regel nodig: een eigen voorraadtelling, een eigen verkoopgeschiedenis, een eigen nabestelsignaal. Een marineblauwe overslagjurk in M is voor je magazijn en je klant een ander product dan dezelfde jurk in S, ook al delen ze een modelnaam, een stof en een prijs. Zodra je op dat niveau bijhoudt, wordt «nog 14» «S: 9, M: 0, L: 5», en is het gat zichtbaar in plaats van begraven.

Dat is het verschil tussen een eenvoudig prijsoverzicht en een echte variantenmatrix, en het is het eerste waar een Bedrijfskit voor een Kledingboetiek omheen is gebouwd: één SKU per maat, kleur en print, elk met eigen cijfers, zodat een gat in de M op zichzelf zichtbaar wordt in plaats van zich in het totaal van de jurk te verstoppen.

Sell-through: het getal dat je vertelt wat je nu moet doen

Als de voorraad per variant wordt bijgehouden, doet één verhouding het meeste nuttige werk: de sell-through-ratio, verkochte stuks gedeeld door verkochte stuks plus stuks die nog op voorraad zijn. Heb je 20 stuks van een jas ontvangen en er 16 verkocht, dan is de sell-through 16 ÷ 20 = 80%. Heb je van een ander model 4 van de 20 verkocht, dan is dat 20%.

Sell-through is geen score om te halen, het is een kompas. Een hoge sell-through bij een bepaalde maat of kleur vertelt je dat de vraag er is en de voorraad slinkt; een lage, weken nadat het model binnenkwam, vertelt je dat iets niet loopt en dat het misschien tijd is om te handelen, afprijzen, bundelen of van de winkelvloer halen, voordat het een heel seizoen kas en rekruimte vastzet.

De waarde van het per variant bekijken in plaats van per model is dezelfde als die van voorraad per variant bijhouden: twee kleurstellingen van dezelfde jurk kunnen een totaal verschillende sell-through hebben, en een getal per model middelt dat verschil gewoon weg.

Bestelpunten: gebouwd op je eigen verkoop, niet op een gok

Een bestelpunt beantwoordt één vraag: bij welk voorraadniveau moet ik een nieuwe bestelling plaatsen zodat ik niet zonder kom te zitten voordat de aanvulling binnen is? Het hangt af van twee dingen die je echt weet: hoe snel die specifieke variant heeft verkocht en hoe lang je leverancier nodig heeft om te leveren (levertijd).

Verkoopt een kleurstelling ongeveer 2 stuks per week en is de levertijd van je leverancier 3 weken, dan heb je op elk moment minstens 6 stuks nodig alleen om het wachten te overbruggen, plus wat buffer voor weken die sneller verkopen dan gemiddeld. Die drempel is het bestelpunt. Daaronder markeer je «nabestellen»; op nul «uitverkocht». Omdat het wordt berekend op de eigen verkoop van die variant, krijgen een langzame en een snelle kleur automatisch verschillende drempels: je past niet één algemene regel als «bestel na bij 5 stuks» toe op een matrix waarin 5 stuks voor verschillende maten iets heel anders betekenen.

Afprijzen zonder in het verlies af te prijzen

Uitverkoop is een normaal, gezond onderdeel van de detailhandel: niet elk stuk verkoopt tegen de volle prijs, en dat is prima. De fout is op gevoel korting geven en later ontdekken dat de actieprijs de inkoopprijs nauwelijks dekte, of helemaal niet.

De berekening die je maakt voordat je iets naar het uitverkooprek brengt is eenvoudig: afgeprijsde prijs min inkoopprijs, gedeeld door de afgeprijsde prijs, geeft de marge die de verkoop nog overlaat. Kostte een kledingstuk je $18 bij de groothandel en overweeg je het af te prijzen naar $24, dan is de marge ($24 − $18) ÷ $24 ≈ 25%: nog winstgevend, alleen dunner dan bij de volle prijs. Prijs af naar $20 en de marge zakt naar 10%. Dat getal kennen voordat het prijskaartje verandert, is wat een geplande uitverkoop onderscheidt van een toevallige.

Marge en opslag: de verwarring die echt geld kost

Deze twee termen worden door elkaar gebruikt, en dat zou niet moeten. Opslag is winst als percentage van je kostprijs. Marge is winst als percentage van je verkoopprijs. Het is niet hetzelfde getal.

Stel dat een top je $15 kost bij de groothandel en je verkoopt hem voor $30. De winst is $15. Als opslag is dat $15 ÷ $15 = 100%. Als marge is het $15 ÷ $30 = 50%. Een opslag van 100% is maar een marge van 50%, geen 100%. Eigenaren die hun prijzen plannen rond «ik wil 50% marge» maar per ongeluk 50% opslag toepassen, prijzen uiteindelijk lager dan ze bedoelden, op elk artikel, het hele seizoen lang.

Maattabellen: «wat is dat in EU-maat?» beantwoorden zonder te googelen

Verkoop je buiten één land, dan spreken maatlabels niet meer voor zich. Een jurk in US-maat 6 is ongeveer een UK 10 en een EU 38; herenmaten voegen er nog een laag aan toe, met borstomvang in inches die overeenkomt met EU-nummering. Een eenvoudige omrekentabel van XS–XXL naar US/UK/EU naast je productgegevens betekent dat je de maatvraag van een klant kunt beantwoorden of het juiste label voor een exportorder kunt printen zonder het telkens op te zoeken.

Alles bij elkaar

Niets hiervan vraagt om een nieuwe softwarefilosofie: het vraagt om voorraad, verkoop en prijzen bij te houden op het niveau waar de echte beslissingen vallen, de individuele maat en kleur, niet het model als geheel. Een modeltotaal kan er volkomen gezond uitzien terwijl het je stilletjes verkopen kost in precies de maat die loopt. Sell-through vertelt je wat je met trage voorraad moet doen voordat het dode voorraad wordt. Een bestelpunt dat op de eigen verkoop van een variant is gebouwd, beschermt de maten die lopen. En marge, opslag en afprijzingen in één keer goed rekenen betekent dat de prijzen aan je rekken zeggen wat je echt bedoelde.

Wil je die logica liever niet in een lege spreadsheet nabouwen, dan heeft de Bedrijfskit voor een Kledingboetiek de variantenmatrix, de maattabel, sell-through, bestelpunten en de formules voor marge, opslag en afprijzing al gebouwd en aan elkaar gekoppeld: open hem, zet je eigen modellen erin, en de getallen die ertoe doen verstoppen zich niet langer in de getallen die dat niet doen.