Kann ich mir einen Mitarbeiter leisten? Der Cash-Test
Du kannst dir eine Einstellung leisten, wenn zwei Dinge stimmen: Der zusätzliche Rohertrag der Stelle deckt ihre vollen Kosten, und dein Geld bleibt in den Monaten, bevor es so weit ist, über deiner Reserve. Die meisten prüfen nur das Erste. Das Zweite ist das, woran die Lohnzahlung scheitert — beim Unternehmen unten schrumpft das Cash-Polster von $11,700 auf $4,500, wenn die neue Person zwei Monate länger braucht, um produktiv zu werden.
Es geht dabei genauso um Timing wie um Gewinn. Eine Stelle, die im sechsten Monat klar profitabel ist, kann im zweiten trotzdem unbezahlbar sein.
Die zwei Tests
Test 1 — trägt sich die Stelle?
Umsatz, den die Stelle pro Monat bringen muss = volle Monatskosten ÷ deine Rohertragsmarge.
„Voll“ heißt: Lohn plus alles, was dazugehört — Arbeitgeberabgaben, Versicherungen, Zusatzleistungen, bezahlter Urlaub, Ausstattung und Softwarelizenzen. Der Aufschlag hängt von Land und Vertrag ab, also nimm deine eigenen Zahlen; das Beispiel unten nutzt 20% nur, damit die Rechnung gut lesbar bleibt.
Test 2 — übersteht dein Geld die Anlaufzeit?
Monat für Monat ab heute: freies Geld + dein aktueller Monatsüberschuss + der zusätzliche Rohertrag, den die Stelle bisher gebracht hat − die vollen Kosten. Freies Geld ist Geld über deiner Reserve, nach einmaligen Einstellungskosten. Fällt dieser laufende Saldo nie unter null, bleibt die Reserve unberührt.
Schritt für Schritt
- Berechne die vollen Kosten der Stelle — Lohn plus deine echten Nebenkosten.
- Teile durch deine Rohertragsmarge, um den Umsatz zu erhalten, den die Stelle erzeugen muss.
- Schreib einen realistischen Anlauf auf: wie viel dieses Umsatzes im ersten, zweiten, dritten Monat ankommt.
- Starte mit dem Geld über deiner Reserve, minus einmalige Kosten wie Recruiting und Ausstattung.
- Geh die Monate durch und finde den tiefsten Punkt.
- Wiederhole es mit einem zwei Monate langsameren Anlauf. Bleibt auch die langsame Version über null, ist die Einstellung nicht nur auf dem Papier, sondern auch beim Geld bezahlbar.
Ein Rechenbeispiel
Eine Designagentur will jemanden für $4,000 im Monat einstellen. Mit 20% Aufschlag kostet die Stelle $4,800 im Monat. Die Rohertragsmarge der Agentur liegt bei 60%, also muss die Stelle $8,000 Umsatz im Monat bringen, um sich zu tragen: $4,800 ÷ 0,60.
Die Agentur hat $30,000 auf dem Konto und hält $12,000 Reserve. Recruiting und ein Laptop kosten $1,500, damit bleiben am ersten Tag $16,500 frei. Ohne die Einstellung macht sie $1,200 Überschuss im Monat.
Der Plan: kein Zusatzumsatz im ersten Monat, $4,000 im zweiten, die vollen $8,000 ab dem dritten.
| Monat | Zusatzumsatz | Zusätzlicher Rohertrag | Freies Geld am Monatsende |
|---|---|---|---|
| 1 | $0 | $0 | $12,900 |
| 2 | $4,000 | $2,400 | $11,700 |
| 3 | $8,000 | $4,800 | $12,900 |
| 4 | $8,000 | $4,800 | $14,100 |
Der Tiefpunkt liegt $11,700 über der Reserve. Nach Plan ist die Einstellung gut bezahlbar.
Die langsame Version: drei Monate nichts, $4,000 im vierten Monat, voller Umsatz ab dem fünften. Das freie Geld fällt auf $12,900, $9,300, $5,700 und erreicht im vierten Monat den Boden bei $4,500, bevor es sich erholt. Immer noch über der Reserve — aber mit einem Drittel des Polsters und nur einen verlorenen Kunden vom Ärger entfernt.
Die Obergrenze: Beim langsamen Anlauf dürfte diese Stelle voll gerechnet höchstens $5,925 im Monat kosten, ohne je die Reserve anzutasten. Das ist die nützliche Zahl fürs Gehaltsgespräch: Darüber setzt du die Reserve darauf, dass der Anlauf nach Plan läuft.
Häufige Fehler
- Den Lohn statt der vollen Kosten budgetieren. Nebenkosten sind echtes Geld und fallen ab Tag eins an.
- Annehmen, dass der Umsatz mit der Person kommt. Neue Leute brauchen Wochen, bis sie produktiv sind, und Kunden zahlen nach getaner Arbeit weiter zu ihren üblichen Fristen.
- Umsatz statt Rohertrag ansetzen. Verkauft die Stelle Arbeit mit direkten Kosten, bezahlt nur die Marge den Lohn.
- Nur den Durchschnittsmonat prüfen. Gefährlich ist der tiefste Monat, meist der zweite oder dritte.
- Einmalkosten vergessen — Vermittlungsgebühren, Ausstattung, die Überlappung während der Einarbeitung.
Häufige Fragen
Wie viel Geld sollte ich vor einer Einstellung haben?
So viel, dass der Monatssaldo selbst bei langsamem Anlauf nie unter deine Reserve fällt. Eine Faustregel in Monatsgehältern kann dir das nicht sagen, weil sie deine Marge, deinen aktuellen Überschuss und das Tempo, in dem die Stelle verdient, ignoriert.
Ist ein Freelancer günstiger als ein Angestellter?
Pro Stunde oft nicht, aber flexibler: Du kannst aufhören zu zahlen, wenn die Arbeit aufhört. Mach dieselben zwei Tests mit dem Satz des Freelancers und ohne Einmalkosten und vergleiche die Tiefpunkte.
Und wenn die Stelle keinen direkten Umsatz bringt?
Dann wird Test 1 zu „welche Kosten fallen weg oder welche Kapazität wird frei?“ — zum Beispiel die Stunden, die du als Inhaber für den Vertrieb gewinnst. Test 2 bleibt gleich: Die Kosten sind sicher, der Nutzen nicht, also zählt der Monatsverlauf umso mehr.
Kann ich zuerst in Teilzeit einstellen?
Ja, und dieselbe Methode zeigt dir, ob es hilft: Niedrigere volle Kosten heben den Tiefpunkt in der Anlaufzeit. Rechne beide Varianten und vergleiche.
Erst ein schneller Check: Der kostenlose Einstellungsrechner (auf Englisch) rechnet eine Einstellung Monat für Monat mit deinen Zahlen durch — volle Monatskosten, niedrigster Kontostand, Monat der Amortisation und das höchste Gehalt, das dein Geld über der Reserve trägt.
Prüf deine eigenen Zahlen
Der Business Decision X-Ray enthält ein Decision Lab, das eine Einstellung Tag für Tag gegen dein ganzes Unternehmen testet — Lohntermine, Zahlungsfristen der Kunden, Quartalssteuer — und die größten sicheren Monatskosten ab einem Startdatum deiner Wahl nennt. Offene Demo aller Bereiche ohne Anmeldung; danach ab $40 pro Monat.
Das ist Entscheidungshilfe, keine Finanz-, Steuer-, Rechts- oder Arbeitsrechtsberatung. Arbeitgeberkosten hängen davon ab, wo du tätig bist; kläre sie mit deinem Steuerberater oder Lohnabrechnungsdienst.
