Cómo comparar presupuestos web por el coste total de propiedad

El precio de desarrollo más bajo no es necesariamente la propuesta web más barata. Una comparación solo sirve cuando las propuestas cubren los mismos requisitos y el mismo periodo. A continuación tiene un método para cualquier ronda de presupuestos, un ejemplo en el que el orden cambia cuando la comparación se completa y una prueba de punto de equilibrio que indica lo que la web tendría que vender sin pretender ser una previsión.

Empiece por el alcance, no por el precio

Antes de mirar ningún importe, anote lo que la empresa necesita de verdad de la web. Agrúpelo para que nada se esconda:

• Desarrollo — diseño, plantillas, búsqueda, revisión de accesibilidad.
• Contenido — alta del catálogo, migración de la web antigua.
• Alojamiento — servidor, capacidad para la temporada alta, monitorización.
• Seguridad — actualizaciones, copias de seguridad, revisión antes del lanzamiento.
• Integraciones — pagos, stock sincronizado con la caja o el ERP, boletín.
• Soporte — tiempos de respuesta, bolsa mensual de cambios, formación.
• Propiedad — renovación del dominio, licencias, de quién son los diseños y el código, exportación de datos al final del contrato.

Marque cada línea como obligatoria u opcional. Después, en cada propuesta, marque cada requisito como incluido, excluido o desconocido. Un componente obligatorio desconocido no es un componente gratuito. Es una pregunta que todavía hay que hacer.

Separe las formas de cobro

El desarrollo se paga una vez. El alojamiento se repite cada mes. El dominio puede renovarse una vez al año, y entonces todo el importe sale de la cuenta ese mes. Las comisiones por pedido y los porcentajes sobre ventas dependen de los supuestos de uso.

Si lo resume todo en una sola cifra mensual, puede pasar por alto el dinero que hace falta al principio. Mantenga separadas cinco formas:

Si un proveedor sube el precio cada año, introduzca la subida una sola vez como subida anual: factor = (1 + subida) elevado al número de años completos. Una línea mensual de 100 $ con una subida anual del 10 % cuesta 12 × 100 $ + 12 × 110 $ = 2.520 $ en 24 meses. No añada además el precio más alto como segunda línea para los mismos meses: la subida se contaría dos veces.

Ejemplo: dos propuestas en 24 meses

Tomemos dos propuestas ilustrativas para una tienda con ocho empleados.

La propuesta A cobra 1.000 $ por el desarrollo, 50 $ al mes de alojamiento y 120 $ al inicio de cada año por el dominio:

• 1.000 $ + 24 × 50 $ + 2 × 120 $ = 2.440 $
• Primer mes: 1.000 $ + 50 $ + 120 $ = 1.170 $
• Mes 13: 50 $ + 120 $ = 170 $, porque vuelve la renovación del dominio.

La propuesta B cobra 1.500 $ por el desarrollo y 30 $ al mes por alojamiento, dominio y actualizaciones:

• 1.500 $ + 24 × 30 $ = 2.220 $

Si ambas cubren los mismos requisitos obligatorios, B cuesta 220 $ menos en 24 meses, aunque su desarrollo sea más caro. En el primer mes B pide 1.530 $, así que A necesita menos dinero al arrancar: dos preguntas distintas con dos respuestas distintas.

La integración olvidada

Supongamos ahora que la propuesta B no menciona la sincronización de stock con la caja, que la tienda marcó como obligatoria. Sus 2.220 $ son solo la parte conocida hasta que la integración tenga precio. Una herramienta de comparación debería mostrarla como incompleta y no declararla ganadora.

Pregunta al proveedor y obtiene un precio: 300 $ por la integración. Introducida como línea de suplemento y marcada «presupuestada como suplemento», lleva B a 2.220 $ + 300 $ = 2.520 $. Ahora A cuesta 80 $ menos con el alcance completo.

El resultado cambió porque la comparación se completó, no porque una fórmula de clasificación cambiara de opinión. Una tercera propuesta de la demo lo muestra desde el otro lado: la propuesta C pide 1.800 $ con dos años de alojamiento incluidos, la cifra más baja de todas, pero deja la integración obligatoria como «posible más adelante» y sin precio. Sus 1.800 $ son un límite inferior, no un total, y queda fuera del orden.

Mantenga visibles los supuestos fiscales

El dinero pagado y el coste económico difieren cuando la empresa tiene derecho a recuperar un impuesto. En una línea de 100 $ sin un impuesto del 20 % paga 120 $. Si recupera ese impuesto, el coste económico es 100 $; si no, 120 $. En un precio de 120 $ con el 20 % incluido, el impuesto es 20 $.

Una calculadora debe aplicar el tratamiento que usted indica, no decidir si su empresa tiene derecho. Lo mismo con las monedas: un presupuesto de 100 € al tipo de 1,1 que usted introdujo son 110 $. Sin tipo, el total debe quedar abierto en lugar de estimarse.

El punto de equilibrio es una condición, no una previsión de ventas

A veces la plataforma más barata cobra por pedido. Entonces la pregunta es cuántos pedidos adicionales necesitaría la web para cubrir su coste.

Si el coste fijo adicional de la web es de 1.000 $ y cada pedido adicional aporta 20 $ antes de 2 $ de comisión web, quedan 18 $. Con esos supuestos hacen falta al menos 56 pedidos adicionales:

• 55 pedidos × 18 $ = 990 $: no basta;
• 56 pedidos × 18 $ = 1.008 $: basta.

Fíjese en lo que no está en el numerador: las comisiones de los pedidos que ya se suponen. Escribir (1.000 + 56 × 2) ÷ 18 las contaría dos veces. Y si las comisiones cambian durante el periodo —una subida anual, un descuento, una comisión que empieza en el mes 3—, no hay una cifra única honesta, sino un escenario mensual con sus pedidos previstos.

Nada en ese cálculo demuestra que la web vaya a generar esos pedidos.

El mismo método a mayor escala

Una empresa mediana tiene el mismo problema con más filas. En la demo, un minorista con cuatro sedes compara 40 requisitos —tienda online, cuatro tiendas, portal profesional y oficina central— entre tres proveedores durante 24 meses. Las licencias para 100 usuarios y los 50.000 pedidos al mes son supuestos de uso visibles, no parte de un precio global.

Con esos supuestos, una plataforma alojada que parece barata en la puesta en marcha (18.000 $) llega a 515.580 $ en 24 meses al contar las comisiones por pedido y de pago, mientras que un desarrollo a medida con mantenimiento mensual llega a 195.540 $. Un tercer proveedor presupuesta en euros, excluye la migración de contenidos, deja la accesibilidad sin aclarar y su presupuesto ya ha caducado, así que solo muestra un límite inferior. Qué propuesta encaja depende de sus supuestos; lo importante es que están a la vista.

Pruébelo con la demo

Presupuestos web y coste de propiedad mantiene juntos el alcance y el coste de propiedad, tanto para una sola tienda como para una compra en una empresa mediana. Abra la demo fija para ver el ejemplo de la integración olvidada y su informe mes a mes. Para la decisión global use Business Decision X-Ray; esta herramienta se centra en los detalles de las propuestas que lo alimentan.