Como comparar orçamentos de website pelo custo total de propriedade

O preço de desenvolvimento mais baixo não é necessariamente a proposta de website mais barata. Uma comparação só é útil quando as propostas cobrem os mesmos requisitos e o mesmo período. A seguir tem um método para qualquer ronda de orçamentos, um exemplo em que a ordem muda quando a comparação fica completa e um teste de ponto de equilíbrio que diz o que o website teria de vender sem fingir que é uma previsão.

Comece pelo âmbito, não pelo preço

Antes de olhar para qualquer valor, escreva o que a empresa precisa realmente do website. Agrupe para que nada fique escondido:

• Desenvolvimento — design, modelos, pesquisa, verificação de acessibilidade.
• Conteúdo — configuração do catálogo, migração do site antigo.
• Alojamento — servidor, capacidade para picos de época, monitorização.
• Segurança — atualizações, cópias de segurança, revisão antes do lançamento.
• Integrações — pagamentos, stock sincronizado com a caixa ou o ERP, newsletter.
• Suporte — tempos de resposta, bolsa mensal de alterações, formação.
• Propriedade — renovação do domínio, licenças, a quem pertencem os ficheiros de design e o código, exportação de dados no fim do contrato.

Marque cada linha como obrigatória ou opcional. Depois, em cada proposta, marque cada requisito como incluído, excluído ou desconhecido. Um componente obrigatório desconhecido não é um componente gratuito. É uma pergunta que ainda tem de fazer.

Separe as formas de cobrança

O desenvolvimento paga-se uma vez. O alojamento repete-se todos os meses. O domínio pode ser renovado uma vez por ano — e nesse mês sai da conta o valor inteiro. As taxas por encomenda e as percentagens sobre vendas dependem dos pressupostos de utilização.

Juntar tudo num só número mensal pode esconder o dinheiro necessário no início. Mantenha cinco formas separadas:

Se um fornecedor aumenta o preço todos os anos, introduza o aumento uma só vez como aumento anual: fator = (1 + aumento) elevado ao número de anos completos. Uma linha mensal de 100 $ com 10 % de aumento anual custa 12 × 100 $ + 12 × 110 $ = 2.520 $ em 24 meses. Não introduza também o preço mais alto numa segunda linha para os mesmos meses, ou o aumento conta duas vezes.

Exemplo: duas propostas em 24 meses

Considere duas propostas ilustrativas para uma loja com oito colaboradores.

A proposta A cobra 1.000 $ pelo desenvolvimento, 50 $ por mês de alojamento e 120 $ no início de cada ano pelo domínio:

• 1.000 $ + 24 × 50 $ + 2 × 120 $ = 2.440 $
• Primeiro mês: 1.000 $ + 50 $ + 120 $ = 1.170 $
• Mês 13: 50 $ + 120 $ = 170 $, porque a renovação do domínio volta.

A proposta B cobra 1.500 $ pelo desenvolvimento e 30 $ por mês por alojamento, domínio e atualizações:

• 1.500 $ + 24 × 30 $ = 2.220 $

Se ambas cobrirem os mesmos requisitos obrigatórios, B custa menos 220 $ em 24 meses, mesmo com desenvolvimento mais caro. No primeiro mês B pede 1.530 $, por isso A precisa de menos dinheiro no arranque — duas perguntas diferentes com duas respostas diferentes.

A integração esquecida

Suponha agora que a proposta B não fala da sincronização de stock com a caixa, que a loja marcou como obrigatória. Os seus 2.220 $ são apenas a parte conhecida até a integração ter preço. Uma ferramenta de comparação deve mostrá-la como incompleta e não a declarar vencedora.

Pergunta ao fornecedor e recebe um preço: 300 $ pela integração. Introduzida como linha de suplemento e marcada «orçamentado como suplemento», leva B a 2.220 $ + 300 $ = 2.520 $. Agora A custa menos 80 $ com o âmbito completo.

O resultado mudou porque a comparação ficou mais completa, não porque uma fórmula de classificação mudou de opinião. Uma terceira proposta da demo mostra o mesmo pelo outro lado: a proposta C pede 1.800 $ com dois anos de alojamento incluídos, o valor mais baixo de todos, mas deixa a integração obrigatória como «possível mais tarde» e sem preço. Os seus 1.800 $ são um limite inferior, não um total, e fica fora da ordenação.

Mantenha visíveis os pressupostos fiscais

O dinheiro pago e o custo económico diferem quando a empresa tem direito a recuperar um imposto. Numa linha de 100 $ sem imposto de 20 %, paga 120 $. Se recuperar esse imposto, o custo económico é 100 $; se não, 120 $. Num preço de 120 $ com 20 % incluído, o imposto é de 20 $.

Uma calculadora deve aplicar o tratamento que indicar, não decidir se a empresa tem direito. O mesmo vale para moedas: um orçamento de 100 € à taxa de 1,1 que introduziu dá 110 $. Sem taxa, o total deve ficar em aberto em vez de ser estimado.

O ponto de equilíbrio é uma condição, não uma previsão de vendas

Por vezes a plataforma mais barata cobra por encomenda. A pergunta passa a ser quantas encomendas adicionais o website teria de gerar para cobrir o seu custo.

Se o custo fixo adicional do website for de 1.000 $ e cada encomenda adicional contribuir com 20 $ antes de 2 $ de taxa do website, ficam 18 $. Com estes pressupostos são precisas pelo menos 56 encomendas adicionais:

• 55 encomendas × 18 $ = 990 $ — não chega;
• 56 encomendas × 18 $ = 1.008 $ — chega.

Repare no que não está no numerador: as taxas das encomendas já assumidas. Escrever (1.000 + 56 × 2) ÷ 18 contá-las-ia duas vezes. E se as taxas mudarem durante o período — aumento anual, desconto, taxa a partir do mês 3 —, não há um número único honesto, mas sim um cenário mensal com as suas encomendas previstas.

Nada neste cálculo prova que o website vai gerar essas encomendas.

O mesmo método em maior escala

Uma média empresa tem o mesmo problema com mais linhas. Na demo, um retalhista com quatro unidades compara 40 requisitos — loja online, quatro lojas, portal profissional e sede — entre três fornecedores durante 24 meses. As licenças para 100 utilizadores e as 50.000 encomendas por mês são pressupostos visíveis, não parte de um preço global.

Com esses pressupostos, uma plataforma alojada que parece barata na configuração (18.000 $) chega a 515.580 $ em 24 meses quando se contam as taxas por encomenda e de pagamento, enquanto um desenvolvimento à medida com manutenção mensal chega a 195.540 $. Um terceiro fornecedor orçamenta em euros, exclui a migração de conteúdos, deixa a acessibilidade por esclarecer e o seu orçamento já expirou — por isso mostra apenas um limite inferior. A proposta certa depende dos seus pressupostos; o essencial é que estejam à vista.

Experimente com a demo

Propostas de website e custo de propriedade mantém juntos o âmbito e o custo de propriedade, para uma loja ou para uma compra numa média empresa. Abra a demo fixa para ver o exemplo da integração esquecida e o relatório mês a mês. Para a decisão global use o Business Decision X-Ray; esta ferramenta concentra-se nos detalhes das propostas que o alimentam.