Perché la tua riconciliazione bancaria non torna — e quale registrazione è colpevole
È tardi, la colonna è stata letta tre volte e i due numeri continuano a non incontrarsi. Il consiglio è ovunque lo stesso: ricontrolla le registrazioni.
Non serve. La differenza non è un numero a caso — è l'impronta di ciò che è andato storto, e le cose che vanno storte sono una manciata. Ognuna lascia nel numero stesso una forma riconoscibile, prima ancora che tu guardi una sola riga.
Prima, rendi confrontabili i due saldi
Niente di ciò che segue significa qualcosa finché entrambi i lati non sono rettificati per ciò che è semplicemente in ritardo:
- Aggiungi all'estratto conto i versamenti che la banca non ha ancora mostrato.
- Sottrai dall'estratto conto i pagamenti non ancora addebitati.
- Sottrai dai tuoi registri le commissioni bancarie che non hai ancora inserito.
- Aggiungi ai tuoi registri gli interessi accreditati che non hai ancora inserito.
Solo ciò che avanza dopo questo è un errore. Nell'esempio che attraversa tutto l'articolo, i tuoi registri danno $5,633.45, l'estratto rettificato $4,913.45, e la differenza è $720.00.
Se la differenza è divisibile per nove, due cifre sono state invertite
È il singolo fatto più utile di tutta la contabilità, e quasi nessuno lo insegna.
Inverti due cifre adiacenti in un numero qualsiasi e il valore si sposta sempre di un multiplo di nove. Scrivi cinquantaquattro dove intendevi quarantacinque e il valore si sposta di nove. Scrivi cinquecentoquaranta dove intendevi quattrocentocinquanta e si sposta di novanta. Non è un'approssimazione e non ha eccezioni — discende dal valore posizionale, e lo strumento dietro questo articolo lo dimostra provando ogni scambio di cifre adiacenti in 200,000 numeri, invece di citare un manuale.
Quindi $720.00 divisibile per nove non è una coincidenza. In questo esempio la registrazione $1,198.75 è stata digitata come $1,918.75 — le prime due cifre invertite — e quella sola trasposizione spiega l'intera differenza.
Se la differenza è divisibile per nove ma nessuna registrazione della tua lista la spiega, lo scambio c'è comunque — sta in una riga che non hai elencato, o nel saldo di apertura. Dividi la differenza per nove: ottieni la distanza tra le due cifre invertite, già moltiplicata per la posizione in cui si trovano. Una distanza piccola in alto e una grande in basso producono lo stesso risultato — per questo lo strumento nomina la registrazione quando può, e lo dice onestamente quando non può.
Se la differenza è esattamente il doppio di una tua registrazione, sta dal lato sbagliato
Un importo inserito dove andava sottratto è sbagliato due volte: una per la sottrazione mai avvenuta, una per l'addizione che non doveva esserci.
Una registrazione di $1,240.00 annotata al contrario ti lascia uno scarto di $2,480.00. Quindi quando la differenza è esattamente il doppio di qualcosa nella tua lista, dimezzala e stai guardando dritto il colpevole.
Sono gli errori che si nascondono meglio, perché la registrazione in sé sembra perfettamente corretta — data giusta, beneficiario giusto, importo giusto. Solo il verso è sbagliato, e niente nella riga sembra strano.
Se la differenza è nove volte un importo, la virgola decimale si è spostata
La prova del nove cattura un secondo errore per la stessa ragione.
$120.00 digitato come $1,200.00 lascia i libri fuori di $1,080.00 — esattamente nove volte l'importo minore. Dieci volte una cifra meno la cifra è nove volte la cifra; tutto qui. Per questo un solo test cattura insieme i due errori di battitura più comuni, e per questo «divisibile per nove» va verificato prima di ogni altra cosa.
Se la differenza è uguale a una registrazione, è annotata da un lato solo
Il caso più semplice, da controllare prima di quelli ingegnosi: la differenza è esattamente uno dei tuoi importi. Quella registrazione sta da un lato e non dall'altro — o manca da uno dei due, o è registrata due volte sull'altro.
Cerca quella cifra esatta da entrambi i lati. Se compare una volta da un lato e mai dall'altro, manca. Se compare due volte da un lato e una dall'altro, è un doppione.
Un parente stretto: la differenza è la somma di due registrazioni. Un pagamento diviso su due righe, o un giorno saltato, viene registrato o perso in blocco molto più spesso di quanto suggerirebbe il caso.
Se la differenza è sotto un dollaro, smetti di cercare un refuso
Una differenza di pochi centesimi non è quasi mai un errore di battitura. È un canone mensile, un addebito di carta, un accredito di interessi, un arrotondamento di cambio — una riga vera dell'estratto conto che non è ancora nei tuoi registri. Rileggi l'estratto cercando le voci piccole, invece di rileggere la tua colonna.
Se niente combacia, l'errore probabilmente non è in questo periodo
Questa è la parte che un modello preconfezionato non ti dirà mai, ed è quella che fa risparmiare più tempo.
Se la differenza non è divisibile per nove, non è il doppio né l'uguale di nessuno dei tuoi importi, non è la somma di due di essi e non è abbastanza piccola da essere una commissione — per esempio $731.11 —, allora è improbabile che la spieghi un errore di battitura dentro questo mese. Cosa resta:
- Il saldo di apertura era già sbagliato. Se il periodo è iniziato sfasato, niente dentro il periodo lo farà mai quadrare, e ogni ora spesa sulle registrazioni di questo mese è sprecata. Riconcilia prima il saldo di apertura.
- Un'intera operazione dell'estratto non è affatto nei tuoi registri — un addebito diretto, una commissione di carta, un giroconto tra i tuoi stessi conti.
- Due errori si sovrappongono e in parte si annullano, lasciando una differenza la cui forma non appartiene a nessuno dei due. È la debolezza onesta di ogni prova di firma, e uno strumento che nomina sempre una risposta ti sta mentendo proprio su questo.
Provalo sui tuoi numeri
Il cercatore di differenze di riconciliazione bancaria prende i tuoi due saldi, i versamenti in transito, i pagamenti in sospeso, le commissioni e gli interessi, oltre agli importi singoli dei tuoi registri. Esegue ciascuno dei test qui sopra e restituisce l'importo, la classe dell'errore e l'aritmetica che lo dimostra — oppure ti dice chiaramente che nessuna firma combacia, il che è già un'informazione.
È gratuito, non chiede registrazione, gira interamente nel tuo browser e non salva nulla. L'aritmetica è la stessa in qualunque valuta.
Cosa questo non sostituisce
Questo restringe una ricerca; non revisiona nulla. Non può dirti se un'operazione dovrebbe esistere, solo se la differenza ha una forma riconoscibile. E quando due errori si sovrappongono dirà che niente combacia invece di scegliere la risposta più vicina — che è il comportamento giusto, ma significa che la serata non è sempre finita.
