Wat je controleert als een medewerker vertrekt: toegang, eigenaarschap, bedrijfsmiddelen en licenties

De laatste werkdag van een medewerker is een deadline, geen bewijs dat de overdracht klaar is. Een bruikbaar vertrekdossier koppelt elke actie aan een systeem, een bedrijfsmiddel, een eigenaar en een bevestiging.

Scheid toegang van eigenaarschap

De persoonlijke login van iemand afsluiten is iets anders dan het eigenaarschap van een gedeelde dienst overdragen. Een vertrekkende medewerker kan het facturatiecontact, de eigenaar van documenten of het enige herstelcontact zijn. Leg de opvolger vast voordat je de bijbehorende toegang afsluit. Kopieer geen wachtwoorden naar een offboardingspreadsheet.

Geef acties afhankelijkheden

Sommige acties kunnen niet veilig in willekeurige volgorde gebeuren. Een documentoverdracht moet misschien klaar zijn voordat een account wordt uitgeschakeld. Een gedeeld account kan een aparte bevestiging van de wijziging van rechten of geheim vereisen. Toon de afhankelijkheid in plaats van elk vinkje als losstaand te behandelen.

Houd onbekend en afgeweken gescheiden

Als drie van de vier verplichte controles bevestigd zijn, is de bevestigde voltooiing 75%. Een afwijking voor de vierde bewijst niet dat het account is afgesloten. Leg vast wie de uitzondering heeft geaccepteerd, waarom en wanneer ze opnieuw moet worden bekeken. Een onbekende toegangsstatus moet onbekend blijven.

Controleer de financiële kant

Twee maandelijkse plekken van $ 30 verwijderen vóór drie toekomstige factuurperiodes vermijdt $ 180 bij een ongewijzigd model zonder pro rata. Dat betekent niet dat de leverancier $ 180 heeft terugbetaald. Een vooruitbetaalde jaarlicentie levert soms helemaal geen terugbetaling op. Een vast accountbedrag kan gelijk blijven als één persoon vertrekt. Vergelijk het werkelijke factuurschema voordat je besparingen claimt.

Sluit af met een bruikbaar dossier

Houd openstaande taken, eigendomsoverdrachten, ingeleverde bedrijfsmiddelen, geaccepteerde uitzonderingen en kostenaannames bij elkaar. Een lokaal bevestigingsregister helpt het proces te volgen, maar is geen technische garantie dat de toegang is ingetrokken. De controle gebeurt nog steeds in de betreffende systemen.

Uitdiensttreding & toegangen afsluiten brengt deze gegevens samen in één werkruimte. Bekijk in de fictieve demo een gewoon vertrek, een conflict rond een gedeeld account en een geval met een vooruitbetaalde licentie.

Gerelateerd: Contracten: verlengingen en verplichtingen

Bekijk de fictieve demo · Bekijk de volledige tool