Was beim Austritt von Mitarbeitenden zu prüfen ist: Zugänge, Verantwortung, Arbeitsmittel und Lizenzen

Der letzte Arbeitstag ist eine Frist, kein Beweis dafür, dass die Übergabe abgeschlossen ist. Ein brauchbares Austrittsprotokoll verbindet jede Aktion mit einem System, einem Arbeitsmittel, einer verantwortlichen Person und einer Bestätigung.

Zugang und Verantwortung trennen

Den persönlichen Login einer Person zu schließen ist etwas anderes, als die Verantwortung für einen gemeinsam genutzten Dienst zu übertragen. Eine ausscheidende Person kann Abrechnungskontakt, Eigentümerin von Dokumenten oder einziger Wiederherstellungskontakt sein. Halte die Nachfolge fest, bevor du den zugehörigen Zugang schließt. Kopiere keine Passwörter in eine Offboarding-Tabelle.

Aktionen Abhängigkeiten geben

Manche Aktionen lassen sich nicht gefahrlos in beliebiger Reihenfolge erledigen. Eine Dokumentenübergabe muss vielleicht abgeschlossen sein, bevor ein Konto deaktiviert wird. Ein gemeinsames Konto kann eine eigene Bestätigung für den Wechsel von Rechten oder Geheimnis erfordern. Zeige die Abhängigkeit, statt jedes Häkchen als unabhängig zu behandeln.

Unbekannt und Ausnahme getrennt halten

Sind drei von vier Pflichtprüfungen bestätigt, beträgt die bestätigte Erledigung 75 %. Wird die vierte als Ausnahme akzeptiert, beweist das nicht, dass das Konto geschlossen ist. Halte fest, wer die Ausnahme akzeptiert hat, warum und wann sie überprüft werden muss. Ein unbekannter Zugangsstatus sollte unbekannt bleiben.

Die finanzielle Seite prüfen

Werden zwei Plätze zu je 30 $ im Monat vor drei künftigen Abrechnungsterminen entfernt, vermeidet das bei unverändertem Modell ohne anteilige Abrechnung 180 $. Das heißt nicht, dass der Anbieter 180 $ erstattet hat. Eine im Voraus bezahlte Jahreslizenz wird möglicherweise gar nicht erstattet. Eine pauschale Kontogebühr kann gleich bleiben, wenn eine Person geht. Vergleiche den tatsächlichen Abrechnungsplan, bevor du Einsparungen behauptest.

Mit einem brauchbaren Protokoll abschließen

Halte offene Aufgaben, Verantwortungsübergaben, Rückgaben von Arbeitsmitteln, akzeptierte Ausnahmen und Kostenannahmen zusammen. Ein lokales Bestätigungsprotokoll hilft, dem Prozess zu folgen, ist aber keine technische Zusicherung, dass der Zugang entzogen wurde. Die Prüfung findet weiterhin in den jeweiligen Systemen statt.

Mitarbeiteraustritt & Zugangsabschluss führt diese Aufzeichnungen in einem Arbeitsbereich zusammen. Sieh dir in der fiktiven Demo einen normalen Austritt, einen Konflikt bei einem gemeinsamen Konto und einen Fall mit vorausbezahlter Lizenz an.

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