Wie du entscheidest, ob du dich an einer Ausschreibung beteiligst

Entscheide, ob du bietest, indem du getrennte Prüfpunkte der Reihe nach prüfst: zuerst die Pflichteignung, dann die Nachweise am Abgabetag, den Fristenplan, Preis und Marge, die Finanzierung und die Kapazität — und erst dann hältst du eine namentliche Entscheidung Go, Bedingtes Go oder No-Go fest. Eine starke Marge repariert keine nicht erfüllte Pflichtanforderung, und ein profitabler Preis bezahlt keine Lieferanten, bevor der Auftraggeber dich bezahlt.

Beginne mit der Pflichteignung

Beginne mit der Pflichteignung. Eine hohe mögliche Marge kann keine Anforderung reparieren, die der Bieter nicht erfüllt. Erfasse jede Pflicht- und Wertungsanforderung mit der genauen Seite der Quelle, Zuständigen, Status und Nachweis. „Teilweise erfüllt“ ist nicht dasselbe wie bereit.

Halte Pflicht- und Wertungsanforderungen getrennt. Eine Pflichtanforderung ist bestanden oder nicht bestanden: Ein einziger nicht erfüllter Punkt schließt das Angebot aus, so gut der Rest auch ist. Eine Wertungsanforderung bringt Punkte nach den veröffentlichten Gewichten des Auftraggebers. Wenn du deine eigene Punktzahl schätzt, nutze nur die eingetragenen Gewichte des Auftraggebers und deine eigenen eingetragenen Punktwerte und behandle das Ergebnis als Selbsteinschätzung — nie als Prognose des Zuschlags.

Eine Pflichtanforderung mit „nicht zutreffend“ braucht eine schriftliche Begründung. Ohne sie kann niemand eine bewusste Entscheidung von einem übersprungenen Punkt unterscheiden.

Prüfe Dokumente am Abgabetag

Prüfe Dokumente am Abgabetag. Ein Zertifikat, das heute vorliegt, kann trotzdem ungültig sein, wenn es vor der Angebotsfrist oder dem geforderten Leistungszeitraum abläuft. Versioniere Dateien, halte den Unterzeichner fest und dokumentiere eine Ausnahme, wenn auf einen Pflichtpunkt verzichtet wird oder er nicht zutrifft.

Prüfe auch die praktischen Vorgaben der Ausschreibung: Sprache, Dateiformat und maximale Größe. Ein endgültiges, gültiges Dokument, das die Größengrenze der Plattform überschreitet, ist trotzdem ein Abgabeproblem. Ein Entwurf ist kein Nachweis, bis er endgültig ist.

Plane die Arbeit rückwärts von der Frist

Liste die Aufgaben auf, die vor der Abgabe fertig sein müssen — Bieterfragen, Lieferantenangebote, Unterschriften, Übersetzungen, Uploads — mit Zuständigen, Start- und Fälligkeitsdatum. Jede Aufgabe mit Fälligkeit nach der Frist ist ein sichtbares Scheitern, keine Fußnote. Voraussetzungen müssen eine Reihenfolge ohne Schleifen bilden: Wartet Aufgabe A auf B und B auf A, kann nie etwas beginnen.

Berechne den Preis mit der beabsichtigten Konvention

Berechne den Preis mit der beabsichtigten Konvention. Betragen die Kosten 80 und die Zielmarge 20 % vom Umsatz, ist der Preis 80 / (1 − 0,20) = 100. Ein Aufschlag von 20 % ergibt 80 × 1,20 = 96. Beide Rechnungen sind gültig, aber nicht austauschbar. Weise Angebots-, Übersetzungs-, Zertifizierungs- und sonstige Kosten sichtbar aus.

Baue die Leistungskosten aus klaren Teilen auf: direkte Positionen (Menge × Stückkosten plus Fixbeträge), zugeordnete Gemeinkosten und ein Risikozuschlag, der entweder ein angegebener Prozentsatz einer gewählten Basis oder ein angegebener Betrag ist. Angebotskosten fallen an, ob du gewinnst oder verlierst — zähle sie einmal und verstecke sie nicht im Leistungspreis. Trage die Steuer getrennt vom Preis vor Steuer ein.

Modelliere Liquidität getrennt vom Gewinn

Modelliere Liquidität getrennt vom Gewinn. Eine Vertragserfüllungsbürgschaft kann 20 an Sicherheit binden, ohne ein Aufwand von 20 zu sein; ihre Gebühr von 2 ist ein Aufwand. Eine Rechnung über 100 mit 10 % Einbehalt bringt 90 bei der ersten Zahlung und 10 erst bei der Freigabe. Lege Kosten, Eingänge, Sicherheit und Freigabe auf Daten, um den Spitzenfinanzierungsbedarf zu finden.

Die Rechnung ist einfach, sobald jeder Betrag ein Datum hat. Für jeden Tag gilt: Endbestand = Anfangsfinanzierung + Eingänge − Zahlungen − gestellte Sicherheit + freigegebene Sicherheit. Der Spitzenfinanzierungsbedarf ist der tiefste Punkt des kumulierten Stands vor Finanzierung. Liegt dieser Punkt tiefer als die Finanzierung, die du tatsächlich hast, fällt das Angebot beim Prüfpunkt Finanzierung durch — auch bei gesunder Marge. Die Tage der Kapitalbindung ergeben sich aus genau diesem Plan, nicht aus einer Durchschnittsregel für Zahlungsziele.

Prüfe die Kapazität nach Rolle und Woche

Prüfe die Kapazität nach Rolle und Woche. Braucht die Ausführung 100 Fachstunden, sind 70 verfügbar und 20 bereits gebunden, beträgt die Lücke 50. Ein Nachunternehmer kann sie nur füllen, wenn seine Kosten, sein Zeitraum und seine Eignung eingetragen sind. Behandle die Gesamtstunden des Unternehmens nicht als austauschbare Fähigkeiten.

Arbeite Woche für Woche. Eine Rolle, die im Durchschnitt gedeckt ist, kann genau in den zwei Wochen fehlen, auf die es ankommt.

Nutze den Erwartungswert nur als eigene Schätzung

Der Erwartungswert ist optional und hängt von einer subjektiven Zuschlagswahrscheinlichkeit ab. Bei Umsatz 100, Leistungskosten 70, Wahrscheinlichkeit 40 % und Angebotskosten 5 ist der definierte EW 0,4 × (100 − 70) − 5 = 7. Diese Zahl sagt den Zuschlag nicht voraus und darf nie ein Scheitern bei einer Pflichtanforderung überstimmen.

Beachte die Konvention: Der Gewinn bei Zuschlag enthält keine Angebotskosten, und die Angebotskosten werden in jedem Ausgang genau einmal abgezogen. Wer beide Konventionen mischt, zählt dieselben Kosten doppelt.

Halte die Entscheidung mit einer namentlich genannten Person fest

Halte die Prüfpunkte unabhängig: Eignung, Dokumente, Frist, Kapazität, Preis und Marge, Finanzierung und die Managemententscheidung selbst. Fasse sie nicht zu einer Punktzahl zusammen — eine einzelne Zahl verbirgt genau den Fall, den du sehen musst, etwa ein profitables Angebot, das sich nicht finanzieren lässt.

Der endgültige Status ist Go, Bedingtes Go oder No-Go. Er braucht eine namentlich genannte prüfende Person, ein Datum und schriftliche Gründe. Ein Bedingtes Go braucht zusätzlich die Bedingungen, zum Beispiel „Los 2 nur abgeben, wenn die erneuerte Lizenz bis 1. Dezember vorliegt“. Bewahre eine Momentaufnahme aller Prüfpunkte zum Zeitpunkt der Entscheidung auf, damit spätere Änderungen die Geschichte nicht umschreiben.

Häufige Fehler

• „Teilweise erfüllt“ bei einer Pflichtanforderung für ausreichend halten.
• Den Ablauf eines Zertifikats gegen heute statt gegen den Abgabetag prüfen.
• Eine „20 % Marge“ nennen, die tatsächlich als 20 % Aufschlag gerechnet wurde.
• Bürgschaftssicherheit als Kosten behandeln oder vergessen, dass sie Liquidität bindet.
• Den Einbehalt am Zahlungstag der Rechnung als eingegangen zählen.
• Unternehmensstunden über verschiedene Fähigkeiten hinweg addieren.
• Eine optimistische Zuschlagswahrscheinlichkeit über einen nicht bestandenen Prüfpunkt stellen.

Checkliste vor der Entscheidung

1. Jede Pflichtanforderung ist mit Nachweis erfüllt oder hat eine schriftliche Begründung für „nicht zutreffend“.
2. Jedes geforderte Dokument ist endgültig und am Abgabetag gültig, innerhalb der Format- und Größengrenzen.
3. Jede Aufgabe vor der Abgabe hat Zuständige und ist vor der Frist fällig; keine Abhängigkeitsschleifen.
4. Der Preis nennt seine Konvention — Marge auf den Umsatz oder Aufschlag auf die Kosten — und die Steuer steht getrennt.
5. Angebots- und andere einmalige Kosten sind sichtbar und einmal gezählt.
6. Der Spitzenfinanzierungsbedarf aus dem datierten Liquiditätsplan liegt innerhalb deiner Finanzierung.
7. Jede Rollenwoche ist gedeckt, oder ein geeigneter, bepreister Nachunternehmer füllt die Lücke.
8. Die Entscheidung nennt die prüfende Person, die Gründe und etwaige Bedingungen.

Grenzen

Diese Methode ordnet, was du aus den Vergabeunterlagen bereits weißt. Sie legt weder Vergaberecht noch die Bedingungen des Auftraggebers aus, schreibt dein Angebot nicht und kann dir nicht sagen, ob du gewinnst. Zuschlagswahrscheinlichkeit, Punktwerte und Gewichte sind deine eigenen Schätzungen. Ist eine rechtliche oder vertragliche Frage unklar, frage den Auftraggeber über die Bieterfragen oder hole fachlichen Rat ein.

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