So erstellst du eine Budget-Tabelle, die du wirklich weiter nutzt

Die meisten Budget-Tabellen werden nicht aufgegeben, weil die Mathematik falsch war. Sie werden in Woche drei aufgegeben, wenn das Eintragen eines Kaffees neunzig Sekunden dauert, die Kategorienliste achtunddreißig Einträge hat und die Datei keine Frage mehr beantwortet, die du tatsächlich hast.

Deshalb hat dieser Ratgeber vier Teile: die Entscheidungen, die du triffst, bevor du eine Tabelle öffnest, der Aufbau selbst mit jeder ausgeschriebenen Formel, die fünf konkreten Fehler, die Budgets in Woche drei umbringen, und ein ehrlicher Hinweis, ab wann sich der Eigenbau nicht mehr lohnt.

Teil 1: Vier Entscheidungen, bevor du eine Zelle anfasst

Entscheidung 1 — Wie viele Kategorien, und wofür jede da ist

Der Instinkt sagt: gründlich sein. Gründlichkeit ist genau das, was es umbringt.

Jede Kategorie, die du hinzufügst, ist eine Entscheidung, die du an der Kasse treffen musst, jedes Mal. Zwölf Kategorien gehen schnell. Achtunddreißig heißt, im Supermarkt zu stehen und zu überlegen, ob Windeln „Lebensmittel“, „Kinder“ oder „Haushalt“ sind — und die Antwort ist, dass es egal ist, und dass genau das Entscheidenmüssen dich aufhören lässt.

Ein brauchbarer Standard sind fünfzehn bis zwanzig Ausgabenkategorien, gruppiert unter sechs oder sieben Überschriften:

Der Test, ob eine Kategorie ihren Platz verdient: Würdest du dein Verhalten allein wegen dieser Zahl ändern? „Kaffee“ lohnt sich nur dann als eigene Kategorie neben „Auswärtsessen“, wenn du beim Anblick tatsächlich handeln würdest. Sonst ist es Datensammeln, verkleidet als Budget.

Entscheidung 2 — Rhythmus

Zwei brauchbare Rhythmen und einer, der nicht funktioniert.

Sofort eintragen (30 Sekunden, am Handy, im Moment der Ausgabe). Höchste Genauigkeit, höchster Aufwand. Passt zu Leuten, die schon eine Handy-Gewohnheit haben, an die sie es hängen können.

Wöchentlicher Import (10 Minuten, sonntags, aus dem CSV-Export deiner Bank). Weniger genau bei Bargeld, fast kein Aufwand, und die Zahlen sind noch frisch genug, um danach zu handeln. Das sollten die meisten machen.

Monatliches Nachholen funktioniert nicht. Am 24. rekonstruierst du einen Monat, an den du dich nicht erinnerst, die Sitzung dauert neunzig Minuten, und du machst sie kein zweites Mal.

Wähl einen. Trag ihn als wiederkehrenden Termin mit festem Tag und fester Uhrzeit in deinen Kalender ein. Ein Budget ohne festen Moment ist eine Datei, keine Gewohnheit.

Entscheidung 3 — Wer dabei ist

Wenn du dir Geld mit jemandem teilst, entscheide das jetzt, denn es verändert die Struktur:

• Ein Topf. Eine Tabelle, ein Satz Kategorien, und ihr braucht beide Lesezugriff. Füg eine Spalte „wer hat es ausgegeben“ nur hinzu, wenn ihr sie zum Planen nutzt, nicht zum Punktezählen.
• Getrennte Töpfe plus gemeinsame Rechnungen. Die Tabelle erfasst nur das Gemeinschaftskonto. Persönliche Ausgaben bleiben komplett draußen. Das ist die Variante mit dem wenigsten Konfliktpotenzial, und meistens ist sie die richtige.
• Anteilige Aufteilung. Jede Person zahlt einen Prozentsatz ihres Einkommens in den gemeinsamen Topf. Leg die beiden Einkommen und die Prozentsätze auf ein Einstellungsblatt, damit sich der Beitrag aktualisiert, wenn sich das Gehalt ändert.

Der Fehler ist, für eine Person zu bauen und im vierten Monat eine Partnerin oder einen Partner nachzurüsten.

Entscheidung 4 — Die eine Zahl, die zählt

Ein Dashboard mit vierzehn KPIs sagt dir nichts, weil du nicht auf vierzehn Dinge reagieren kannst. Wähl eine Hauptzahl und gestalte das Blatt so, dass sie ins Auge springt.

Kandidaten, je nachdem, wo du stehst:

Eine Zahl. Große Schrift. Oben links. Alles andere auf dem Blatt existiert, um sie zu speisen.

Teil 2: Der Aufbau

Das funktioniert identisch in Google Sheets und Excel 2016 oder neuer. Alles unten nutzt Funktionen, die beide unterstützen. Makros braucht es keine.

Schritt 1 — Drei Blätter, nicht fünfzehn

Leg genau drei Tabs an: Einstellungen, Buchungen, Übersicht. Füg später nur dann weitere hinzu, wenn du eine Frage hast, die die drei nicht beantworten können.

Schritt 2 — Einstellungen

Auf Einstellungen:

• B1: das Budgetjahr, z. B. 2026
• A4:A40: deine Kategorienliste, eine pro Zeile
• B4:B40: die Gruppe, zu der jede Kategorie gehört
• C4:C40: der Typ — Bedarf, Wunsch oder Sparen
• D4:D40: dein Monatsbudget für diese Kategorie

Die Typ-Spalte in C macht später eine Aufteilung in Bedarf, Wünsche und Sparen möglich, ohne irgendetwas neu zu markieren.

Schritt 3 — Buchungen

Auf Buchungen, Überschriften in Zeile 1:

Zwei Regeln, die die meisten Tabellenfehler verhindern:

1. Alle Beträge sind positiv. Nutze keine negativen Zahlen für Ausgaben. Die Spalte Typ unterscheidet Einnahmen von Ausgaben. Gemischte Vorzeichen sind der häufigste Grund, warum eine Budgetsumme falsch herauskommt.
2. Eine Buchung pro Zeile, nie eine Summenzeile. Keine leeren Abstandszeilen innerhalb der Daten.

Spalte C bekommt ein Drop-down. In Google Sheets: Daten → Datenvalidierung → Drop-down (aus einem Bereich) → Einstellungen!A4:A40. In Excel: Daten → Datenüberprüfung → Liste → =Einstellungen!$A$4:$A$40.

Spalte E holt den Typ aus deiner Einstellungstabelle, damit du ihn nie von Hand eintragen musst:

=IF($C2="","",IFERROR(INDEX(Einstellungen!$C$4:$C$40, MATCH($C2, Einstellungen!$A$4:$A$40, 0)), "?"))

Spalte F macht aus dem Datum einen Monatsschlüssel. Nimm den letzten Tag des Monats — er sortiert korrekt, ist ein echtes Datum und bricht nie wegen Ländereinstellungen:

Monatsschlüssel:  =IF($A2="","",EOMONTH($A2,0))

Formatiere Spalte F als mmm yyyy. Dann markiere F2:F2000 und zieh die Formel nach unten. Ja, bis Zeile 2000 — leere Zeilen liefern "" und kosten nichts.

Schritt 4 — Die Monatsüberschriften in der Übersicht

Auf Übersicht setzt du deine Monatsspalten in Zeile 4, beginnend in B4:

B4:  =EOMONTH(DATE(Einstellungen!$B$1,1,1),0)
C4:  =EOMONTH(B4,1)

Zieh C4 nach rechts bis M4. Formatiere die Zeile als mmm. Jetzt hast du zwölf echte Monatsenddaten, die exakt zu Spalte F auf Buchungen passen.

Setz deine Kategorien in Spalte A ab A5:

A5:  =Einstellungen!A4

Nach unten ziehen. Jetzt können die beiden Blätter nie auseinanderlaufen.

Schritt 5 — Die Formel, die die eigentliche Arbeit macht

In B5:

=SUMIFS(Buchungen!$D$2:$D$2000,
        Buchungen!$C$2:$C$2000, $A5,
        Buchungen!$F$2:$F$2000, B$4)

Zieh sie nach rechts bis M5, dann nach unten für jede Kategorie. Das ist deine gesamte Budget-Maschine: Summiere die Betrag-Spalte dort, wo die Kategorie zu dieser Zeile und der Monat zu dieser Spalte passt.

Achte auf die gemischte Fixierung — $A5 fixiert die Spalte, B$4 die Zeile. Machst du das falsch, liefert das Ausfüllen überzeugenden Unsinn.

Füg eine Jahresspalte in N5 hinzu:

Jahressumme:  =SUM(B5:M5)

Warum Zeile 2000 und nicht ganze Spalten? Bezüge auf ganze Spalten (D:D) funktionieren in beiden Programmen, aber sobald du unten auf Buchungen eine Summenzeile einfügst, wird sie mitsummiert. Feste, großzügige Bereiche haben dieses Problem nicht. Wenn dir 2000 Zeilen nicht mehr reichen, änderst du die Zahl einmal per Suchen und Ersetzen.

Schritt 6 — Die Aufteilung Bedarf / Wünsche / Sparen

Lass unter deinen Kategoriezeilen eine Lücke und füg vier Summenzeilen hinzu. Wenn Einkommen und die drei Typen in den Zeilen 28 bis 31 stehen:

B28 (Einkommen)  =SUMIFS(Buchungen!$D$2:$D$2000, Buchungen!$E$2:$E$2000, "Einkommen", Buchungen!$F$2:$F$2000, B$4)
B29 (Bedarf)     =SUMIFS(Buchungen!$D$2:$D$2000, Buchungen!$E$2:$E$2000, "Bedarf",    Buchungen!$F$2:$F$2000, B$4)
B30 (Wünsche)    =SUMIFS(Buchungen!$D$2:$D$2000, Buchungen!$E$2:$E$2000, "Wunsch",    Buchungen!$F$2:$F$2000, B$4)
B31 (Sparen)     =SUMIFS(Buchungen!$D$2:$D$2000, Buchungen!$E$2:$E$2000, "Sparen",    Buchungen!$F$2:$F$2000, B$4)

Und die Prozentwerte, die du tatsächlich liest:

B33 (Anteil Bedarf)   =IF(B$28=0,"",B29/B$28)
B34 (Anteil Wünsche)  =IF(B$28=0,"",B30/B$28)
B35 (Anteil Sparen)   =IF(B$28=0,"",B31/B$28)

Als Prozent formatieren. Achte wieder auf B$28 — die Zeile ist fixiert, damit alle drei Prozentwerte beim Ziehen nach rechts durch das Einkommen des jeweiligen Monats teilen. Wenn du mit den 50/30/20-Zielen vergleichen willst, diese Regel und ihre Grenzfälle sind hier erklärt — und es gibt einen kostenlosen 50/30/20-Rechner, wenn du nur die drei Zahlen für dein Einkommen willst, ohne etwas zu bauen.

Schritt 7 — Die Zelle für die Sparquote

Es gibt zwei ehrliche Definitionen, und sie beantworten unterschiedliche Fragen. Bau beide; jede braucht eine Zeile.

Sparquote nach Cashflow — was übrig blieb, egal ob du es irgendwohin bewegt hast:

Quote nach Cashflow:  =IF(B28=0,"",(B28-B29-B30)/B28)

Beitragsquote — was tatsächlich in Sparen und Anlagen geflossen ist:

Beitragsquote:  =IF(B28=0,"",B31/B28)

Liegt die erste deutlich über der zweiten, sickert Geld aufs Girokonto und wird still ausgegeben. Diese Lücke ist meist die nützlichste einzelne Tatsache in der ganzen Tabelle.

Fürs Jahr: Mittel nicht die zwölf Monatsquoten — der Durchschnitt von Verhältnissen ist nicht das Verhältnis der Summen. Nimm:

Quote fürs Jahr:  =IF(SUM(B28:M28)=0,"",(SUM(B28:M28)-SUM(B29:M29)-SUM(B30:M30))/SUM(B28:M28))

Schritt 8 — Zwei Zellen, die es an einem Dienstag nützlich machen

Diesen Monat noch verfügbar. Trag dein gesamtes monatliches Budget für variable Ausgaben in Einstellungen!B2 ein, dann:

=Einstellungen!$B$2 - SUMIFS(Buchungen!$D$2:$D$2000,
                             Buchungen!$E$2:$E$2000, "Wunsch",
                             Buchungen!$A$2:$A$2000, ">="&EOMONTH(TODAY(),-1)+1,
                             Buchungen!$A$2:$A$2000, "<="&TODAY())

EOMONTH(TODAY(),-1)+1 ist der erste Tag des aktuellen Monats. Das Muster ">="& — ein Vergleichsoperator als Text, mit & an einen Wert gehängt — ist der Weg, Datums- und Zahlenbedingungen in SUMIFS zu bekommen. Es lohnt sich, das zu lernen; es öffnet die meisten interessanten Formeln.

Ausgaben der letzten 90 Tage, rollierend, viel stabiler als jeder einzelne Monat:

=SUMIFS(Buchungen!$D$2:$D$2000,
        Buchungen!$A$2:$A$2000, ">="&EDATE(TODAY(),-3),
        Buchungen!$A$2:$A$2000, "<="&TODAY(),
        Buchungen!$E$2:$E$2000, "<>Einkommen")

Zum Schluss füg auf deinem Kategorienraster eine bedingte Formatierung hinzu, damit Überschreitungen ohne Lesen sichtbar werden. Markiere B5:M24, füg eine Regel mit der benutzerdefinierten Formel =AND(B5<>"", B5>Einstellungen!$D4) hinzu und gib ihr eine rote Füllung.

Teil 3: Die fünf Fehler, die Tabellen bis Woche drei umbringen

1. Zu viele Kategorien. Oben schon behandelt, und es ist wirklich der größte. Wenn du merkst, dass du zögerst, wohin etwas gehört, leg die Kategorien zusammen.

2. Kein fester Termin. Die Tabelle ist nicht die Gewohnheit. Die zehn Minuten am Sonntag sind die Gewohnheit. Ohne wiederkehrenden Kalendereintrag und festen Auslöser wird das Eintragen zu etwas, das du tust, wenn du ein schlechtes Gewissen hast — also selten und unangenehm.

3. Ein Budget für eine Person, die es nicht gibt. Ein Budget mit $0 für Freizeit, $0 fürs Auswärtsessen und $0 für Spontankäufe ist kein strenges Budget, sondern ein erfundenes. Es wird in Woche zwei gebrochen, und ein einmal gebrochenes Budget ist der Grund, warum Leute es nicht mehr öffnen. Plane für die Person, die du bist — eher großzügig — und zieh später anhand echter Daten an.

4. Keine Zeile für unregelmäßige Ausgaben. Das sieht aus wie Pech und ist in Wahrheit schlechte Struktur. Kfz-Versicherung, die jährliche Verlängerung, Weihnachten, der Tierarzt, die Reifen: Nichts davon ist unerwartet, es ist nur nicht monatlich. Wenn es ein ansonsten gutes Budget von außen trifft, sieht jedes Quartal wie ein Scheitern aus. Die Lösung sind Rücklagen für bekannte Ausgaben — eine Zeile pro unregelmäßiger Ausgabe, monatlich befüllt.

5. Genauigkeitstheater. Auf den Cent abgleichen, einer Differenz von $0.40 hinterherjagen, den letzten März neu kategorisieren. Nichts davon ändert eine Entscheidung. Ein Budget, das zu 97% stimmt und genutzt wird, schlägt eines, das perfekt ist und aufgegeben wird. Ist eine Buchung wirklich mehrdeutig, steck sie irgendwohin und mach weiter.

Teil 4: Wann du mit dem Eigenbau aufhören solltest

Selbst zu bauen lohnt sich wirklich, wenn du die Mechanik verstehen willst, wenn deine Situation so ungewöhnlich ist, dass keine Vorlage passt, oder wenn es dir Spaß macht. Das sind alles gute Gründe, und der Ratgeber oben reicht, um dorthin zu kommen.

Hör auf, wenn eines davon zutrifft:

• Du verbringst mehr Zeit mit der Pflege des Werkzeugs als mit dem Lesen. Das Layout zum dritten Mal umzubauen ist ein Zeichen.
• Du brauchst Dinge, die mühsam richtig und leicht falsch zu bauen sind: einen Tilgungsplan mit Annuitäten und Übertrag, einen Cashflow-Kalender, eine Vermögenshistorie, eine Zuordnung von Gehältern zu Rechnungen.
• Du hast sie zweimal kaputt gemacht und findest die falsche Formel nicht. Die eigene Tabelle zu debuggen ist eine wirklich schlechte Art, einen Abend zu verbringen.

Für das, was es wert ist: Unsere Große Jahresbudget-Tabelle ist die Version dieses Aufbaus, bei der die mühsamen Teile schon erledigt sind — dieselbe SUMIFS-Maschine, plus die Tilgungspläne und der Cashflow-Kalender, Formel für Formel getestet. Aber wenn dich die acht Schritte oben zu einer funktionierenden Datei gebracht haben, brauchst du sie nicht, und du solltest die behalten, die du gebaut hast. Die Tabelle, die du verstehst, ist die Tabelle, die du im März noch nutzt.

Wenn du lieber auf Papier als am Bildschirm arbeitest, gibt es kostenlose Probeseiten aus unserem Ordner zum Ausdrucken — ein Zero-Based-Monatsbudget, ein Ausgabenbuch und einen Rechnungs-Tracker —, die dieselbe Arbeit mit einem Stift erledigen.