Zo maak je een budgetspreadsheet die je echt blijft gebruiken

De meeste budgetspreadsheets worden niet opgegeven omdat de berekening fout was. Ze worden opgegeven in week drie, als het noteren van een koffie negentig seconden kost, de lijst met categorieën achtendertig regels telt en het bestand geen antwoord meer geeft op een vraag die je echt hebt.

Daarom heeft deze gids vier delen: de beslissingen die je neemt voordat je een spreadsheet opent, de opbouw zelf met elke formule voluit, de vijf specifieke fouten die budgetten in week drie de das omdoen, en een eerlijke opmerking over wanneer zelf bouwen de tijd niet meer waard is.

Deel 1: vier beslissingen voordat je een cel aanraakt

Beslissing 1 — Hoeveel categorieën, en waarvoor elk dient

De neiging is om grondig te zijn. Die grondigheid is wat het de das omdoet.

Elke categorie die je toevoegt, is een beslissing die je bij de kassa moet nemen, elke keer weer. Twaalf categorieën gaan snel. Achtendertig betekent in de supermarkt staan twijfelen of luiers onder «Boodschappen», «Kinderen» of «Huishouden» vallen, terwijl het antwoord is dat het niet uitmaakt, en juist dat moeten kiezen is wat je laat stoppen.

Een vertrekpunt dat werkt, is vijftien tot twintig uitgavencategorieën, gegroepeerd onder zes of zeven kopjes:

De test of een categorie haar plek verdient: zou je je gedrag aanpassen alleen door dat getal te zien? «Koffie» is alleen de moeite waard om los te halen van «Uit eten» als je er echt iets mee zou doen. Anders is het dataverzameling die zich voordoet als budget.

Beslissing 2 — Het ritme

Twee ritmes die werken en één dat niet werkt.

Meteen noteren (30 seconden, op je telefoon, op het moment van de uitgave). Maximale nauwkeurigheid, maximale wrijving. Past bij mensen die al een telefoongewoonte hebben waar ze het aan kunnen koppelen.

Wekelijks importeren (10 minuten, op zondag, uit de CSV-export van je bank). Minder nauwkeurig voor contant geld, bijna geen wrijving, en de getallen zijn nog vers genoeg om erop te handelen. Dit is wat de meeste mensen zouden moeten doen.

Eén keer per maand bijwerken werkt niet. Op de 24e reconstrueer je een maand die je je niet herinnert, de sessie duurt negentig minuten en je doet het niet nog eens.

Kies er één. Zet het als terugkerende afspraak in je agenda, met dag en tijd. Een budget zonder vast moment is een bestand, geen gewoonte.

Beslissing 3 — Wie doet er mee

Deel je geld met iemand, beslis dit dan nu, want het verandert de opbouw:

• Eén gezamenlijke pot. Eén spreadsheet, één set categorieën, en jullie hebben allebei leestoegang nodig. Voeg alleen een kolom «wie gaf het uit» toe als je die gebruikt om te plannen, niet om de score bij te houden.
• Gescheiden potten plus gedeelde kosten. De spreadsheet volgt alleen de gezamenlijke rekening. Persoonlijke uitgaven blijven er helemaal buiten. Dit geeft de minste conflicten, en het is meestal de juiste keuze.
• Naar rato verdelen. Ieder draagt een percentage van het eigen inkomen bij aan de gezamenlijke pot. Zet beide inkomens en de percentages in een instellingenblad, zodat de bijdrage meebeweegt als een salaris verandert.

De fout is het voor één persoon bouwen en de partner er in maand vier in proppen.

Beslissing 4 — Het getal dat ertoe doet

Een dashboard met veertien kengetallen vertelt je niets, omdat je niet op veertien dingen kunt sturen. Kies één hoofdgetal en ontwerp de spreadsheet zo dat dat getal eruit springt.

Kandidaten, afhankelijk van je situatie:

Eén getal. Grote letter. Linksboven. Al het andere op het blad bestaat om dat getal te voeden.

Deel 2: de opbouw

Dit werkt hetzelfde in Google Sheets en in Excel 2016 of nieuwer. Alles hieronder gebruikt functies die beide ondersteunen. Geen macro's nodig.

Stap 1 — Drie bladen, geen vijftien

Maak precies drie bladen: Instellingen, Transacties, Overzicht. Voeg er pas meer toe als je een vraag hebt die deze drie niet kunnen beantwoorden.

Stap 2 — Instellingen

Op het blad Instellingen:

• B1: het budgetjaar, bijvoorbeeld 2026
• A4:A40: je lijst met categorieën, één per rij
• B4:B40: de groep waar elke categorie bij hoort
• C4:C40: het type — Nodig, Wens of Sparen
• D4:D40: je maandbudget voor die categorie

Die typekolom in C is wat later de verdeling in nodig, wensen en sparen mogelijk maakt zonder iets opnieuw in te delen.

Stap 3 — Transacties

Op het blad Transacties, kopjes in rij 1:

Twee regels die de meeste spreadsheetfouten voorkomen:

1. Alle bedragen zijn positief. Gebruik geen negatieve getallen voor uitgaven. De kolom Type onderscheidt inkomsten van uitgaven. Gemengde tekens zijn de meest voorkomende reden dat het totaal van een budget niet klopt.
2. Eén transactie per rij, nooit een totaalrij. Geen lege tussenrijen midden in de gegevens.

Kolom C krijgt een keuzelijst. In Google Sheets: Gegevens → Gegevensvalidatie → Drop-down (uit een bereik) → Instellingen!A4:A40. In Excel: Gegevens → Gegevensvalidatie → Lijst → =Instellingen!$A$4:$A$40.

Kolom E haalt het type op uit je instellingentabel, zodat je het nooit met de hand hoeft in te delen:

=IF($C2="","",IFERROR(INDEX(Instellingen!$C$4:$C$40, MATCH($C2, Instellingen!$A$4:$A$40, 0)), "?"))

Kolom F maakt van de datum een maandsleutel. Gebruik de laatste dag van de maand: die sorteert correct, is een echte datum en breekt nooit door landinstellingen:

Maandsleutel:  =IF($A2="","",EOMONTH($A2,0))

Geef kolom F de opmaak mmm yyyy. Selecteer daarna F2:F2000 en vul de formule naar beneden door. Ja, tot rij 2000: lege rijen geven "" terug en kosten niets.

Stap 4 — De maandkopjes in het Overzicht

Zet op het blad Overzicht de maandkolommen in rij 4, te beginnen in B4:

B4:  =EOMONTH(DATE(Instellingen!$B$1,1,1),0)
C4:  =EOMONTH(B4,1)

Vul C4 naar rechts door tot M4. Geef de rij de opmaak mmm. Nu heb je twaalf echte einde-maanddata die precies overeenkomen met kolom F van Transacties.

Zet je categorieën in kolom A vanaf A5:

A5:  =Instellingen!A4

Vul naar beneden door. Nu lopen de twee bladen nooit meer uit de pas.

Stap 5 — De formule die het echte werk doet

In B5:

=SUMIFS(Transacties!$D$2:$D$2000,
        Transacties!$C$2:$C$2000, $A5,
        Transacties!$F$2:$F$2000, B$4)

Vul naar rechts door tot M5 en daarna naar beneden voor elke categorie. Dat is de hele motor van je budget: tel de kolom Bedrag op waar de categorie overeenkomt met deze rij en de maand met deze kolom.

Let op de gemengde verankering: $A5 zet de kolom vast, B$4 de rij. Zit je hier fout, dan levert het doorvullen overtuigende onzin op.

Voeg een jaarkolom toe in N5:

Jaartotaal:  =SUM(B5:M5)

Waarom rij 2000 en geen hele kolommen? Verwijzingen naar hele kolommen (D:D) werken in beide programma's, maar zodra je een totaalrij onder aan Transacties toevoegt, telt die mee in de som. Vaste, ruime bereiken hebben dat gebrek niet. Ga je over de 2000 rijen, verander het getal dan één keer met zoeken en vervangen.

Stap 6 — De verdeling nodig / wensen / sparen

Laat onder de categorierijen een opening en voeg vier overzichtsrijen toe. Als inkomen en de drie types in rij 28 tot en met 31 staan:

B28 (Inkomen)   =SUMIFS(Transacties!$D$2:$D$2000, Transacties!$E$2:$E$2000, "Inkomen", Transacties!$F$2:$F$2000, B$4)
B29 (Nodig)     =SUMIFS(Transacties!$D$2:$D$2000, Transacties!$E$2:$E$2000, "Nodig",   Transacties!$F$2:$F$2000, B$4)
B30 (Wensen)    =SUMIFS(Transacties!$D$2:$D$2000, Transacties!$E$2:$E$2000, "Wens",    Transacties!$F$2:$F$2000, B$4)
B31 (Sparen)    =SUMIFS(Transacties!$D$2:$D$2000, Transacties!$E$2:$E$2000, "Sparen",  Transacties!$F$2:$F$2000, B$4)

En de aandelen, die je in de praktijk leest:

B33 (aandeel nodig)   =IF(B$28=0,"",B29/B$28)
B34 (aandeel wensen)  =IF(B$28=0,"",B30/B$28)
B35 (aandeel sparen)  =IF(B$28=0,"",B31/B$28)

Geef ze de opmaak als percentage. Let weer op B$28: de rij staat vast, zodat de drie aandelen bij het doorvullen naar rechts delen door het inkomen van die maand. Wil je ze vergelijken met de doelen van 50/30/20, dan staan die regel en haar randgevallen hier uitgelegd, en er is een gratis 50/30/20-calculator als je alleen de drie getallen voor je inkomen wilt zonder iets te bouwen.

Stap 7 — De cel met de spaarquote

Er zijn twee eerlijke definities, en ze beantwoorden verschillende vragen. Bouw ze allebei; elk kost één rij.

Spaarquote op basis van kasstroom: wat er overbleef, of je het nu ergens naartoe hebt verplaatst of niet:

Quote kasstroom:  =IF(B28=0,"",(B28-B29-B30)/B28)

Overboekingsquote: wat er echt naar sparen en beleggen is gegaan:

Quote overboeking:  =IF(B28=0,"",B31/B28)

Ligt de eerste veel hoger dan de tweede, dan blijft er geld op je betaalrekening hangen dat stilletjes wordt uitgegeven. Dat verschil is vaak het nuttigste afzonderlijke feit in de hele spreadsheet.

Neem voor het jaar niet het gemiddelde van de twaalf maandquotes: het gemiddelde van verhoudingen is niet de verhouding van de totalen. Gebruik:

Jaarquote:  =IF(SUM(B28:M28)=0,"",(SUM(B28:M28)-SUM(B29:M29)-SUM(B30:M30))/SUM(B28:M28))

Stap 8 — Twee cellen die de spreadsheet op een gewone dinsdag nuttig maken

Wat je deze maand nog kunt uitgeven. Zet je totale maandbudget voor variabele uitgaven in Instellingen!B2 en dan:

=Instellingen!$B$2 - SUMIFS(Transacties!$D$2:$D$2000,
                            Transacties!$E$2:$E$2000, "Wens",
                            Transacties!$A$2:$A$2000, ">="&EOMONTH(TODAY(),-1)+1,
                            Transacties!$A$2:$A$2000, "<="&TODAY())

EOMONTH(TODAY(),-1)+1 is de eerste dag van de lopende maand. Het patroon ">="&, de vergelijkingsoperator als tekst, met & aan een waarde gekoppeld, is hoe je voorwaarden op datums en getallen in SUMIFS zet. Het is de moeite waard om te leren; het opent de deur naar de meeste interessante formules.

Voortschrijdende uitgaven over 90 dagen, veel stabieler dan welke losse maand ook:

=SUMIFS(Transacties!$D$2:$D$2000,
        Transacties!$A$2:$A$2000, ">="&EDATE(TODAY(),-3),
        Transacties!$A$2:$A$2000, "<="&TODAY(),
        Transacties!$E$2:$E$2000, "<>Inkomen")

Voeg tot slot voorwaardelijke opmaak toe aan je categorieraster, zodat overschrijdingen opvallen zonder dat je hoeft te lezen. Selecteer B5:M24, voeg een regel toe met de aangepaste formule =AND(B5<>"", B5>Instellingen!$D4) en geef die een rode opvulling.

Deel 3: de vijf fouten die spreadsheets vóór week drie de das omdoen

1. Te veel categorieën. Hierboven al besproken, en echt de grootste. Merk je dat je twijfelt waar iets moet staan, voeg dan categorieën samen.

2. Geen vast moment. De spreadsheet is niet de gewoonte. De tien minuten op zondag zijn de gewoonte. Zonder een terugkerende afspraak in de agenda en een vaste aanleiding wordt noteren iets wat je doet als je je schuldig voelt, dus zelden en met tegenzin.

3. Budgetteren voor iemand die niet bestaat. Een budget met $0 voor uitjes, $0 voor uit eten en $0 voor impulsaankopen is geen streng budget, het is een fictiebudget. Het sneuvelt in week twee, en een budget één keer kapotmaken is wat mensen ervan weerhoudt het nog te openen. Budgetteer voor de persoon die je bent, ruimhartig als dat nodig is, en scherp later aan op basis van echte gegevens.

4. Geen regel voor onregelmatige uitgaven. Dit voelt als pech en is eigenlijk een slechte opbouw. Autoverzekering, de jaarlijkse verlenging, Kerstmis, de dierenarts, banden: niets daarvan is onverwacht, het is alleen niet maandelijks. Als die uitgaven een verder gezond budget van buitenaf raken, voelt elk kwartaal als een mislukking. De oplossing zijn reservepotjes: één regel per onregelmatige uitgave, elke maand aangevuld.

5. Precisietheater. Afstemmen tot op de cent, een verschil van $0.40 najagen, vorig jaar maart opnieuw indelen. Niets daarvan verandert een beslissing. Een budget dat voor 97% klopt en wordt gebruikt, wint van een perfect budget dat wordt opgegeven. Is een transactie echt dubbelzinnig, zet hem dan ergens neer en ga verder.

Deel 4: wanneer je moet stoppen met zelf bouwen

Zelf bouwen is echt de moeite waard als je de werking wilt begrijpen, als je situatie zo ongewoon is dat geen sjabloon past, of als je het leuk vindt. Dat zijn allemaal goede redenen, en de gids hierboven is genoeg om er te komen.

Stop als een van deze dingen waar is:

• Je bent meer tijd kwijt aan het onderhouden van het hulpmiddel dan aan het lezen van wat het je vertelt. De lay-out voor de derde keer omgooien is een teken.
• Je hebt dingen nodig die lastig goed te bouwen en makkelijk fout te bouwen zijn: een aflosschema voor schulden met rente en doorschuiven, een kasstroomkalender, een vermogensoverzicht door de tijd, een overzicht van welke rekening van welk salaris wordt betaald.
• Je hebt de spreadsheet twee keer kapotgemaakt en kunt de foute formule niet vinden. Je eigen spreadsheet debuggen is een echt slechte manier om een avond door te brengen.

Voor de volledigheid: onze Complete Jaarbudget-spreadsheet is de versie van deze opbouw waarin de moeilijke delen al gedaan zijn, dezelfde SUMIFS-motor plus de aflosschema's en de kasstroomkalender, formule voor formule getest. Maar als de acht stappen hierboven je een werkend bestand hebben opgeleverd, heb je hem niet nodig, en kun je beter bij je eigen versie blijven. De spreadsheet die je begrijpt, is de spreadsheet die je in maart nog gebruikt.

Werk je liever op papier dan op een scherm, dan zijn er gratis voorbeeldpagina's uit onze budgetmap om te printen, een maandbudget op nulbasis, een uitgavenlogboek en een overzicht van vaste lasten, die hetzelfde werk doen met een pen.