Zo vergelijk je Excel-bestanden als de regels in een andere volgorde staan

Twee spreadsheets kunnen dezelfde records bevatten zonder ze in dezelfde cellen te zetten. Een vergelijking cel voor cel meldt verschuivingen dan als wijzigingen. Bepaal eerst wat een record identificeert.

Kies de sleutel voordat je waarden vergelijkt

Een artikelcode, factuurnummer of vastgelegde combinatie van velden kan de records verbinden. Een code is niet altijd een getal: '00123' en '123' kunnen verschillende producten aanduiden. Behoud voorloopnullen, tenzij je bedrijfsregel uitdrukkelijk zegt dat ze er niet toe doen. Een ontbrekende sleutel vraagt om controle, niet om een geraden koppeling.

Koppel de kolommen

Het ene bestand noemt een kolom misschien 'SKU' en het andere 'Product Code'. Leg eerst de koppeling en de typen vast. Behandel een getal pas als getal en een datum pas als datum nadat je de bronnotatie hebt gekozen. De tekst '1,234' kan in verschillende notaties verschillende hoeveelheden betekenen.

Behoud dubbele regels

Heeft bestand A twee identieke regels en bestand B er één, dan is er één extra voorkomen. Een verzamelingsvergelijking die dubbele regels weggooit, verliest die informatie. Delen meerdere verschillende regels een sleutel, dan kan een voorgestelde koppeling dubbelzinnig zijn. Controleer die voordat je wijzigingen toepast.

Gebruik toleranties zonder de bron te veranderen

Voor sommige meetwaarden is een kleine numerieke tolerantie gerechtvaardigd. Met een tolerantie van 0.01 kunnen 10.000 en 10.009 volgens die regel als gelijk gelden. In de bron staat nog steeds 10.009. Een vergelijkingstolerantie is geen toestemming om het in 10 te veranderen.

Schoon een kopie op en bewaar een uitleg

Bekijk het weghalen van spaties, typeomzetting en het verwijderen van dubbele regels eerst als voorbeeld. Exporteer een nieuwe dataset met een voor-en-na-lijst en verwijzingen naar de bronregels. Houd onopgeloste records apart. Exporteert een programma alleen waarden, verwacht dan niet dat alle formules, opmaak en koppelingen van de originele werkmap behouden blijven.

Spreadsheets vergelijken en opschonen volgt deze werkwijze in je browser. Open de fictieve voorbeelden om het koppelen op sleutel, de omgang met dubbele regels en het wijzigingsrapport te bekijken. De koppeling laat zien welke records volgens jouw regels bij elkaar horen; ze bewijst niet dat de onderliggende administratie klopt. Voor het afstemmen van bank- en boekhoudexports aan het eind van de maand, zie Maandafsluiting: afstemming en bewijs.

Bekijk de fictieve demo · Bekijk de volledige tool