So vergleichst du Excel-Dateien, wenn die Zeilen in anderer Reihenfolge stehen

Zwei Tabellen können dieselben Datensätze enthalten, ohne sie in dieselben Zellen zu schreiben. Ein Vergleich Zelle für Zelle meldet dann Verschiebungen als Änderungen. Lege zuerst fest, was einen Datensatz bestimmt.

Wähle den Schlüssel, bevor du Werte vergleichst

Eine Artikelnummer, eine Rechnungsnummer oder eine dokumentierte Kombination von Feldern kann die Datensätze verbinden. Eine Kennung ist nicht immer eine Zahl: '00123' und '123' können verschiedene Artikel bezeichnen. Behalte führende Nullen, es sei denn, deine Geschäftsregel sagt ausdrücklich, dass sie keine Rolle spielen. Ein fehlender Schlüssel braucht eine Prüfung, keine geratene Zuordnung.

Ordne die Spalten zu

Eine Datei nennt eine Spalte vielleicht 'SKU', die andere 'Product Code'. Lege zuerst Zuordnung und Typen fest. Behandle eine Zahl als Zahl und ein Datum als Datum erst, nachdem du das Quellformat gewählt hast. Die Zeichenfolge '1,234' kann in verschiedenen Formaten verschiedene Mengen bedeuten.

Behalte Duplikate

Hat Datei A zwei identische Zeilen und Datei B eine, gibt es ein zusätzliches Vorkommen. Ein Mengenvergleich, der Duplikate verwirft, verliert diese Information. Teilen sich mehrere verschiedene Zeilen einen Schlüssel, kann eine vorgeschlagene Zuordnung mehrdeutig sein. Prüfe sie, bevor du Änderungen übernimmst.

Nutze Toleranzen, ohne die Quelle zu ändern

Bei manchen Messwerten ist eine kleine Zahlentoleranz berechtigt. Bei einer Toleranz von 0.01 können 10.000 und 10.009 nach dieser Regel als gleich gelten. In der Quelle steht trotzdem 10.009. Eine Vergleichstoleranz ist keine Erlaubnis, den Wert auf 10 umzuschreiben.

Bereinige eine Kopie und behalte eine Erklärung

Prüfe Kürzen von Leerzeichen, Typumwandlung und Entfernen von Duplikaten in der Vorschau, bevor du sie anwendest. Exportiere einen neuen Datensatz mit einer Vorher-nachher-Liste und den Verweisen auf die Quellzeilen. Halte ungeklärte Datensätze getrennt. Exportiert ein Programm nur Werte, erwarte nicht, dass alle Formeln, Formate und Verknüpfungen der Originalmappe erhalten bleiben.

Tabellen vergleichen und bereinigen folgt diesem Ablauf in deinem Browser. Öffne die fiktiven Beispiele, um die Zuordnung über Schlüssel, den Umgang mit Duplikaten und den Änderungsbericht anzusehen. Die Zuordnung zeigt, welche Datensätze nach deinen Regeln zusammengehören; sie belegt nicht, dass die zugrunde liegende Buchhaltung stimmt. Für die Monatsabstimmung von Bank- und Buchhaltungsexporten siehe Monatsabschluss: Abstimmung & Nachweise.

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