Trazabilidad de lotes y retiradas: FEFO, caducidad y rastreo

Llevar trazabilidad de lotes significa que cada lote conserva sus propias fechas, cantidad y coste en cada ubicación, cada movimiento indica el lote y cada producción enlaza los lotes de entrada con los de salida. Con ese registro, tres preguntas tienen respuesta exacta: qué lote enviar primero (primero en caducar, primero en salir), qué hacer con el stock antes de que caduque y, si se bloquea un lote, a qué productos y clientes llegó. En el ejemplo de abajo, un pequeño fabricante de cosmética bloquea un lote a granel y lo sigue hasta 1 lote terminado y 3 clientes, y descubre que vender un lote próximo a caducar a un precio más bajo deja $45 más que una rebaja menor.

Por qué no basta con la fecha de caducidad

Una fecha en rojo en la estantería es un aviso, no un plan:

• La fecha utilizable puede ser anterior a la impresa. Una regla tras la apertura puede acortarla.
• Los clientes pueden exigir vida útil restante. Un lote aún válido puede quedarse corto para un comprador concreto.
• El stock bloqueado debe salir de los pedidos. Una reserva hecha antes del bloqueo sigue apuntando a ese lote.
• Los ingredientes se convierten en productos. Un problema en un lote de entrada viaja a todo lo que se fabricó con él.
• Los huecos del registro esconden riesgo. Un eslabón que falta no significa que nada se viera afectado.

La fórmula

• Utilizable hasta = la fecha más temprana entre el consumo preferente y el límite tras la apertura.
• Vida restante = utilizable hasta − hoy.
• Orden FEFO = lotes aptos ordenados por fecha utilizable y luego por fecha de entrada; los bloqueados, en cuarentena, sin fecha o demasiado cortos se saltan indicando el motivo.
• Caja extra de un plan = unidades vendidas × (precio − coste extra por unidad) − costes fijos.
• Resultado económico = caja extra − valor contable que queda del lote.

Un ejemplo con números

Los números vienen de la demo de Control de caducidad, lotes y retiradas: un fabricante ficticio de cremas, sérums y bálsamos labiales con 12 lotes en stock valorados en $3,171.13 a coste. Hay lotes por $714.20 utilizables 45 días o menos, $409.38 bloqueados o en cuarentena, y 1 devolución de cliente espera revisión antes de poder usarse.

Primero en caducar, primero en salir. Tres lotes de un producto están en el mismo almacén. El lote 1 es utilizable hasta el 20 de octubre, el lote 2 hasta el 30 de octubre y el lote 3 hasta el 18 de octubre, pero está bloqueado. El 15 de octubre un pedido de 15 unidades toma 10 del lote 1 y 5 del lote 2; el lote 3 se salta aunque caduque antes. Un segundo cliente exige al menos 10 días de vida restante y pide 5 unidades: el lote 1, con 5 días, se rechaza y se usa el lote 2.

Qué hacer antes de que caduque un lote. Un lote de 50 brumas faciales costó $4 cada una, $200 en total. Esperas que los clientes habituales compren 30 a $10 o 45 a $8; cada venta cuesta $1 extra y el resto se da de baja sin coste.

El precio más bajo deja $45 más. Los dos planes no se pueden sumar, porque dependen de los mismos compradores. Las cifras de demanda son supuestos tuyos; la herramienta compara los planes dentro de ellos y no predice ventas.

Bloquear y rastrear. Se bloquea un lote a granel de base de crema con 22 kg aún en el almacén. El rastreo muestra 1 lote de crema de manos fabricado con él, con 378 piezas restantes, y 3 envíos: 120 piezas a un distribuidor, 60 a una farmacia y 2 en un pedido web. Un envío que había reservado 40 piezas de la crema de manos se marca como conflicto en lugar de pasarse sin avisar a otro lote. Como faltan algunos eslabones, el rastreo queda marcado como incompleto.

Paso a paso: montar una trazabilidad de lotes que se pueda rastrear

1. Asigna un lote a cada entrada con el lote del proveedor, la fecha de consumo, cantidad, coste y ubicación.
2. Escribe las reglas de cada producto: unidad, vida restante mínima y regla tras la apertura.
3. Registra cada movimiento por lote: traslados, producción, envíos, devoluciones y bajas.
4. Enlaza la producción de lotes de entrada a lotes de salida, con el reparto del coste y las mermas.
5. Asigna los pedidos por FEFO, respetando la vida restante que exige cada cliente.
6. Revisa las caducidades próximas cada semana y compara rebaja, devolución al proveedor, traslado o destrucción antes de la fecha.
7. Bloquea un lote en cuanto dudes de él y resuelve cada reserva que apunte a él.
8. Haz un rastreo de prueba de vez en cuando y cierra los huecos que muestre.

Errores comunes

• Enviar por fecha de entrada en vez de fecha utilizable. La entrega más nueva puede caducar antes.
• Ignorar la regla tras la apertura. Un envase a granel puede caducar mucho antes de su fecha impresa.
• Dejar reservas sobre un lote bloqueado. La siguiente lista de preparación lo enviará igual.
• Mezclar lotes en producción sin registrarlo. El rastreo se detiene entonces en el bol de mezcla.
• Dar por completo un rastreo con eslabones que faltan. Nombra los huecos.
• Elegir una rebaja por facturación. Compara el resultado después de lo que ya costó el lote.

Cuándo ayuda una herramienta

Una hoja de cálculo puede guardar una lista de lotes. Rara vez calcula el momento utilizable, asigna por FEFO con lo que exige cada cliente, enlaza lotes de producción con su coste, compara planes antes de la caducidad y sigue un lote bloqueado hasta cada envío mientras enumera los huecos. Control de caducidad, lotes y retiradas lo hace, y cada resultado abre su fórmula. Usa las fechas y reglas que introduces; no decide si un producto es seguro ni certifica la trazabilidad reglamentaria. Aritmética exacta, sin conjeturas de IA. Para planificar qué fabricar y cuándo, mira Maker Batch & Order Planner.

Guías relacionadas: planificar la producción en lotes pequeños, cómo calcular el punto de pedido y el coste de la mala calidad.

Preguntas frecuentes

¿Qué es FEFO?

Primero en caducar, primero en salir: los lotes aptos se usan por orden de su fecha utilizable. Un lote se salta si está bloqueado, no tiene fecha revisada o se queda corto para la vida restante mínima del cliente.

¿Cómo rastreo un lote para una retirada?

Empieza por el lote, sigue cada registro de producción hasta los lotes fabricados con él y luego cada envío de esos lotes hasta los clientes. Anota los eslabones que no pudiste seguir; un eslabón que falta significa que la cadena está incompleta, no que nada se viera afectado.

¿Debo rebajar el stock que está a punto de caducar?

Compara los planes por su resultado después del coste ya gastado. En el ejemplo, vender 45 a $8 da $115 frente a $70 por 30 a $10, con la demanda que supones.

¿Qué significa "utilizable hasta" si el producto se abrió?

Es la fecha más temprana entre la impresa y el límite tras la apertura. Un envase abierto hoy con una regla corta tras la apertura deja de ser utilizable antes de su fecha impresa.

Esto es apoyo para decidir, no asesoramiento legal ni regulatorio: la seguridad del producto y las obligaciones de retirada las decides tú según las normas que te aplican.