Cómo calcular el punto de pedido (con stock de seguridad)

El punto de pedido es el nivel de stock en el que debes hacer un nuevo pedido para que llegue antes de quedarte sin producto: demanda media diaria × plazo de entrega del proveedor en días, más un stock de seguridad para los días en que se vende más o la entrega se retrasa. Cuando el stock disponible —el que tienes menos lo ya comprometido con clientes— baja a ese nivel, pides. En el ejemplo de abajo, una tienda de té vende 5.64 latas de sencha al día, su proveedor tarda 10 días y mantiene 5 días de stock de seguridad: el punto de pedido es de 84.6 latas. Con 142 latas disponibles, el pedido sale en unos 10 días.

Por qué se agota el stock aunque lo vigiles

La mayoría de las tiendas pequeñas repone cuando la estantería parece vacía. Los problemas son previsibles:

• Se olvida el plazo de entrega. Un proveedor que tarda tres semanas obliga a pedir tres semanas de ventas antes de necesitarlas.
• La demanda se lee de días malos. Los días sin stock muestran ventas bajas, no demanda baja.
• Los picos puntuales inflan la media. Un solo día de mercado hace que todos los días parezcan más movidos.
• El stock reservado se cuenta como libre. Las unidades prometidas a un cliente no se pueden vender.
• Los paquetes y mínimos cambian el pedido. Puedes necesitar 123 unidades y tener que comprar 132.
• El presupuesto se acaba antes que la lista. Algo tendrá que esperar, y debería ser el producto cuya falta cuesta menos.

La fórmula

• Stock disponible = en almacén − reservado para clientes (+ entregas confirmadas, si llegan a tiempo).
• Demanda media diaria = unidades vendidas ÷ días contados, sin días de rotura de stock ni eventos puntuales.
• Stock de seguridad = demanda media diaria × días de seguridad.
• Punto de pedido = demanda media diaria × plazo de entrega en días + stock de seguridad.
• Días hasta pedir = (stock disponible − punto de pedido) ÷ demanda media diaria.
• Cantidad a pedir = demanda del periodo de planificación + stock de seguridad − stock disponible − entregas confirmadas, redondeado a paquetes y pedido mínimo.
• Descuentos por volumen = compara las unidades extra con el precio unitario más bajo.

Un ejemplo con números

Los números son la demo del Planificador de compras de stock: una tienda de té ficticia que planifica 42 días con 5 días de stock de seguridad, tres proveedores y un presupuesto de compras de $1,400.

Demanda a partir de ventas reales. La tienda tiene cuatro semanas de ventas diarias de sencha. 2 días hubo rotura de stock y 1 fue un puesto de mercado puntual, así que se dejan fuera: en 25 días normales se vendieron 141 latas, una media de 5.64 al día.

El punto de pedido. Con un plazo de 10 días y 5 días de seguridad:

• stock de seguridad = 5.64 × 5 = 28.2 latas;
• punto de pedido = 5.64 × 10 + 28.2 = 84.6 latas;
• stock disponible = 150 en almacén − 8 reservadas = 142 latas;
• días hasta que sale el pedido ≈ (142 − 84.6) ÷ 5.64 ≈ 10 días.

El pedido. En el periodo de planificación la tienda necesita 123.08 latas más. El proveedor vende cajas de 12, así que el pedido es de 11 cajas —132 latas—, que además alcanza el descuento a partir de 120 latas: $3.55 por lata en lugar de $3.80, $468.60 en total.

Todos los productos, un plan.

Las teteras ya están por debajo de su punto de pedido —solo hay 28 disponibles frente a 34.05— porque el proveedor tarda 21 días, así que ese pedido sale el primero.

El presupuesto decide qué espera. Los productos y $199.80 de envío suman $1,389.85, y quedan $10.15 de los $1,400. Para no pasarse, el matcha recibe solo el mínimo del proveedor, 12 latas en lugar de las 32.4 que necesita, y se agota unos 12 días. La herramienta muestra que cubrir del todo cada producto costaría $294.25 más.

Con y sin el plan. Sin comprar nada habría 89 días de rotura entre los cinco productos en los 42 días. Con el plan son 13, y la contribución esperada sube de $2,276.60 a $3,737.43.

Cómo pagar. Los anticipos se reparten: 30% al pedir al proveedor de té y el resto a 30 días; 50% al pedir al fabricante de teteras y el resto a la entrega; y 14 días para los filtros.

Paso a paso: calcula tus puntos de pedido

1. Cuenta el stock disponible: en almacén menos reservas, más entregas confirmadas.
2. Calcula la demanda media diaria con ventas reales, sin días de rotura ni eventos puntuales.
3. Apunta el plazo de cada proveedor, desde el pedido hasta el producto en la estantería.
4. Elige los días de seguridad según cuánto varían las ventas y las entregas.
5. Calcula el punto de pedido y los días hasta pedir.
6. Redondea el pedido a paquetes y mínimos, y revisa los descuentos por volumen.
7. Encaja los pedidos en tu presupuesto, decidiendo qué producto puede esperar.
8. Planifica los pagos —anticipos, saldos y divisa— antes de pedir.

Errores comunes

• Usar el plazo de la web del proveedor. Usa el tiempo real hasta tu estantería.
• Promediar días sin stock. Ocultan la demanda real.
• Ignorar las unidades reservadas. Ya están vendidas.
• Un mismo stock de seguridad para todo. Un proveedor de tres semanas necesita más margen que uno de cinco días.
• Comprar por costumbre el tramo de descuento más barato. Las unidades extra inmovilizan dinero y pueden caducar.
• Pedirlo todo el mismo día. Reparte los pedidos según la fecha propia de cada producto.

Cuándo ayuda una herramienta

Una hoja de cálculo puede multiplicar demanda por plazo. Rara vez limpia el historial de ventas, tiene en cuenta reservas y entregas en camino, redondea a paquetes y mínimos, compara descuentos y proveedores, encaja todo en un presupuesto, programa anticipos y muestra a la vez escenarios de demanda baja y alta. El Planificador de compras de stock lo hace. Aritmética decimal exacta, sin conjeturas de IA. Si fabricas tus propios productos, consulta el Planificador de lotes y pedidos para talleres.

Guías relacionadas: planificar la producción en lotes pequeños, cómo calcular el coste puesto en destino y conciliación a tres bandas para pequeñas empresas.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la fórmula del punto de pedido?

Punto de pedido = demanda media diaria × plazo de entrega en días + stock de seguridad. En el ejemplo, 5.64 latas al día × 10 días + 28.2 latas de stock de seguridad dan un punto de pedido de 84.6 latas.

¿Cómo calculo el stock de seguridad?

Un enfoque sencillo es demanda media diaria × un número de días de seguridad que refleje cuánto varían las ventas y los plazos. En el ejemplo, 5 días de seguridad a 5.64 latas al día son 28.2 latas.

¿Cuánto debo pedir?

Lo suficiente para cubrir la demanda hasta que llegue el siguiente pedido, más el stock de seguridad, menos lo que tienes y lo que ya viene en camino, redondeado a paquetes y mínimos. En el ejemplo, una necesidad de 123.08 latas se convierte en un pedido de 132.

¿Cuento el stock reservado para clientes?

No. Las unidades reservadas ya están vendidas. Réstalas del stock en almacén antes de compararlo con el punto de pedido.

¿Y si el presupuesto no alcanza para todo?

Decide qué producto puede esperar con la menor pérdida de beneficio y mira cuánto presupuesto más haría falta para cubrirlo todo. En el ejemplo, $294.25 más cubrirían la necesidad completa de cada producto.

Esto es apoyo a la decisión, no asesoramiento fiscal ni legal.