Conciliación a tres vías para una pequeña empresa

Una conciliación a tres vías significa que pagas una factura de proveedor solo por lo que pediste, al precio acordado y solo por la cantidad que realmente recibiste y aceptaste. Tres documentos, una comparación por línea: el pedido de compra, la recepción o albarán y la factura. En el ejemplo de abajo, una factura de herrajes de $1,439.80 parece rutinaria, pero el control línea por línea encuentra un precio por encima del acordado, dos cajas facturadas que se devolvieron y una segunda copia de otra factura a punto de registrarse. Pagarla tal como venía habría supuesto $39.90 más de lo acordado y recibido, en una sola factura.

Por qué las pequeñas empresas pagan de más a sus proveedores

Nadie quiere pagar dos veces. Los pagos de más salen de huecos cotidianos:

• Cambios de precio que nadie anotó. La nueva tarifa llega por correo; el pedido sigue con el precio antiguo y la factura trae un tercero.
• Entregas incompletas o dañadas. La factura cobra el pedido completo; dos de las 60 unidades llegaron dañadas.
• Devoluciones que nunca llegan a la factura. El artículo equivocado vuelve con el conductor, pero la factura lo sigue contando.
• La misma factura registrada dos veces. «BL-119020» y « bl-119020 » son distintas para una hoja de cálculo e idénticas para el proveedor.

Cada uno es pequeño. A lo largo de un año y de todos los proveedores se acumulan, y recuperarlos una vez pagados es difícil.

Los tres controles, línea por línea

Para cada línea de la factura, busca la línea del pedido a la que pertenece y compara:

• Control de precio = precio unitario neto de la factura − precio unitario neto acordado. Acordado significa la última versión acordada del pedido, no la primera.
• Control de cantidad = cantidad facturada hasta ahora − cantidad aceptada hasta ahora. Aceptada = recepciones en buen estado − devoluciones al proveedor.
• Control de pedido = cantidad facturada hasta ahora − cantidad pedida (tras cancelaciones).
• Tolerancia = una pequeña diferencia que decides aceptar, en porcentaje del precio acordado. La diferencia se muestra igual; la tolerancia solo dice que es aceptable según tu configuración.
• Control de duplicados = mismo proveedor, mismo número de factura sin espacios y sin distinguir mayúsculas, misma moneda. Una segunda factura por el mismo importe en pocos días es un posible duplicado que necesita un motivo.

Cuenta de forma acumulada. Si dos facturas cobran la misma línea de pedido, la segunda se comprueba contra lo que queda después de la primera.

Un ejemplo con números

Los números son la demo de Conciliación de compras y facturas: un taller de muebles ficticio que compra madera, herrajes, acabados y trabajos de electricista a cuatro proveedores.

El pedido cambió una vez. El pedido de herrajes del 10 de septiembre se acordó a $2.10 por bisagra, $11.40 por par de correderas y $6.90 por caja de tornillos. El 12 de septiembre la nueva tarifa del proveedor subió las correderas $0.55 hasta $11.95, y el taller aumentó las bisagras de 200 a 240 para un encargo de cocina. Eso pasó a ser la versión 2 del pedido, con el motivo anotado.

Lo que llegó. El 18 de septiembre: 240 bisagras, 58 pares de correderas en buen estado más 2 dañados y 30 cajas de tornillos. Dos de esas cajas traían la medida equivocada y volvieron con el conductor el 4 de octubre.

Lo que se facturó. Factura BL-118842 del 19 de septiembre:

El total de la factura es $1,439.80. El taller confirmó $513.60 (las bisagras) y pagó exactamente eso con tarjeta, disputó $719.20 (las correderas) y dejó $207 abiertos hasta que se abonen las dos cajas devueltas. Pendiente: $926.20; aprobado para pagar ahora: $0. La diferencia de precio en las correderas es de $26.10; las dos cajas suman $13.80. Son los $39.90 que se habrían pagado sin control.

El duplicado que casi se coló. Una factura de sargentos, BL-119020 por $140, ya estaba aprobada. Una semana después alguien empezó a registrar « bl-119020 », el mismo número con un espacio y en minúsculas. El control normaliza el número y lo marca como duplicado exacto antes de que se registre.

El duplicado que no lo era. El electricista envió LE-1191 por $1,194 cinco días después de LE-1188 por los mismos $1,194. Mismo proveedor, mismo importe, fechas cercanas: un posible duplicado. La dueña lo confirmó con un motivo —una salida por saltos del diferencial el 7 de octubre, no la instalación del ventilador— y ese motivo queda en el registro.

Dos cabos sueltos en otra moneda. El proveedor de acabados facturó una línea de transporte de €24 que no está en el pedido, así que espera en la cola de revisión como no conciliada. Y una nota de crédito de €31.50 por rappel de volumen está registrada pero aún sin asignar a ninguna factura, de modo que aparece como abono sin aplicar en lugar de olvidarse.

Paso a paso: una rutina de conciliación a tres vías

1. Registra cada pedido con los precios acordados, y cada cambio como una nueva versión con su motivo.
2. Registra la recepción cuando llegan la mercancía o el trabajo: cantidades en buen estado, dañadas y rechazadas, con el albarán.
3. Registra devoluciones y cancelaciones para que las cantidades aceptadas y pedidas sigan siendo correctas.
4. Registra la factura y vincula cada línea a su línea de pedido: por referencia de pedido, por tu código de artículo o por una correspondencia confirmada con el código del proveedor.
5. Comprueba precio, cantidad y duplicados línea por línea, y fija una tolerancia solo donde de verdad la quieras.
6. Confirma o disputa cada línea con un motivo. Paga solo la parte confirmada, menos los abonos ya aplicados.
7. Persigue lo pendiente: pide una nota de crédito, aplícala a la factura y mantén visibles los abonos sin aplicar hasta usarlos.

Errores comunes

• Comprobar solo el total de la factura. Un total correcto puede esconder una subida de precio en una línea y una entrega corta en otra.
• Comparar con el pedido original. Si el precio se renegoció, compara con la última versión acordada.
• Tomar la tolerancia como motivo para no decir nada. Una diferencia dentro de la tolerancia sigue siendo una diferencia; anótala.
• Pagar toda la factura con una línea en disputa. Paga las líneas confirmadas; el resto puede esperar al abono.
• Comparar números de factura a ojo. Espacios, prefijos y mayúsculas hacen que los duplicados parezcan nuevos.
• Dejar las notas de crédito sueltas. Un abono que no está aplicado a una factura se pierde con facilidad.

Cuándo ayuda una herramienta

Con un proveedor y unas pocas facturas al mes, basta una carpeta y buena vista. Con varios proveedores, entregas parciales, devoluciones, cambios de precio y más de una moneda, la comparación se alarga. Conciliación de compras y facturas reúne en un solo lugar pedidos con versiones acordadas, recepciones, devoluciones, facturas, abonos y pagos, concilia cada línea de forma acumulada, muestra las diferencias de precio y cantidad con tu tolerancia, detecta duplicados exactos y posibles y calcula lo aprobado para pagar ahora. Aritmética decimal exacta, sin conjeturas de IA. Si una subida de precio te hace pensar en cambiar de proveedor, el Laboratorio de cambio de proveedor y coste puesto en destino compara el coste completo.

Guías relacionadas: cómo conciliar liquidaciones con los ingresos bancarios, cómo calcular el coste puesto en destino y cómo calcular el punto de pedido.

Preguntas frecuentes

¿Qué es una conciliación a tres vías?

Un control de cada línea de la factura frente a otros dos documentos: el pedido de compra (qué acordaste comprar y a qué precio) y la recepción (qué aceptaste en realidad). Pagas una línea cuando los tres coinciden, o cuando has anotado por qué una diferencia es aceptable.

¿Qué diferencia hay entre conciliación a dos y a tres vías?

La conciliación a dos vías compara la factura solo con el pedido: precio y cantidad pedida. La de tres vías añade la recepción, así no pagas mercancía que faltó, llegó dañada o se devolvió. En servicios, la recepción es la confirmación de que el trabajo se hizo, por ejemplo un parte de trabajo firmado.

¿Necesito pedidos de compra para conciliar a tres vías?

Necesitas algún registro de lo acordado: un pedido, un presupuesto aceptado o una tarifa con cantidades. Sin él, no hay nada con qué comparar el precio de la factura.

¿Qué tolerancia de precio debo fijar?

Cero es el valor por defecto y el más prudente. Un pequeño porcentaje ahorra tiempo en líneas donde los redondeos o pequeños cambios de tarifa son normales, pero fíjalo por línea o por proveedor y recuerda que la diferencia se registra igualmente.

¿Qué hago con una línea en disputa?

Pide al proveedor una nota de crédito o una factura corregida, paga las líneas confirmadas y aplica el abono cuando llegue. Deja el motivo en la línea para que cualquiera vea por qué no se pagó.

¿Cómo detecto facturas duplicadas?

Compara proveedor, número de factura y moneda quitando espacios y sin distinguir mayúsculas. Luego busca facturas del mismo proveedor por el mismo importe en pocos días y confirma cada una con un motivo.

Esto es apoyo a la decisión, no asesoramiento contable, fiscal ni legal.