Three-way match voor een klein bedrijf, stap voor stap

Een three-way match betekent dat je een leveranciersfactuur alleen betaalt voor wat je hebt besteld, tegen de afgesproken prijs, en alleen voor het aantal dat je echt hebt ontvangen en geaccepteerd. Drie documenten, één vergelijking per regel: de inkooporder, de ontvangst of pakbon, en de factuur. In het voorbeeld hieronder lijkt een factuur voor beslag van $1,439.80 routine, maar de controle per regel vindt een prijs boven de afgesproken prijs, twee gefactureerde dozen die zijn teruggestuurd, en een tweede kopie van een andere factuur die bijna wordt ingevoerd. Hem betalen zoals gefactureerd had $39.90 meer gekost dan was afgesproken en ontvangen — op één factuur.

Waarom kleine bedrijven leveranciers te veel betalen

Niemand wil dubbel betalen. Te veel betalen komt uit gewone gaten:

• Prijswijzigingen die niemand noteert. De nieuwe prijslijst komt per mail; de bestelling heeft nog de oude prijs, de factuur een derde.
• Onvolledige of beschadigde leveringen. De factuur rekent de hele bestelling; twee van de 60 kwamen beschadigd aan.
• Retouren die de factuur nooit bereiken. Het verkeerde artikel gaat terug met de chauffeur, maar de factuur telt het nog mee.
• Dezelfde factuur twee keer ingevoerd. „BL-119020” en „ bl-119020 ” zijn voor een spreadsheet verschillend en voor de leverancier hetzelfde.

Elk gat is klein. Over een jaar en alle leveranciers tellen ze op — en eenmaal betaald zijn ze moeilijk terug te halen.

De drie controles, regel voor regel

Zoek voor elke factuurregel de orderregel waar hij bij hoort, en vergelijk:

• Prijscontrole = netto stukprijs op de factuur − afgesproken netto stukprijs. Afgesproken betekent de laatst afgesproken versie van de bestelling, niet de eerste.
• Aantalcontrole = tot nu toe gefactureerd aantal − tot nu toe geaccepteerd aantal. Geaccepteerd = goede ontvangsten − retouren naar de leverancier.
• Ordercontrole = tot nu toe gefactureerd aantal − besteld aantal (na annuleringen).
• Tolerantie = een klein verschil dat je wilt accepteren, als percentage van de afgesproken prijs. Het verschil blijft zichtbaar; de tolerantie zegt alleen dat het volgens jouw instelling aanvaardbaar is.
• Dubbelcontrole = zelfde leverancier, zelfde factuurnummer zonder spaties en zonder onderscheid tussen hoofd- en kleine letters, zelfde valuta. Een tweede factuur voor hetzelfde bedrag binnen een paar dagen is een mogelijke dubbele factuur die een reden nodig heeft.

Tel cumulatief. Rekenen twee facturen dezelfde orderregel, dan wordt de tweede gecontroleerd tegen wat er na de eerste over is.

Een uitgewerkt voorbeeld

De cijfers komen uit de demo van Inkoop- & factuurcontrole: een fictieve meubelmakerij die hout, beslag, afwerkingsmiddelen en elektricienswerk inkoopt bij vier leveranciers.

De bestelling veranderde één keer. De bestelling beslag van 10 september was afgesproken tegen $2.10 per scharnier, $11.40 per paar ladegeleiders en $6.90 per doos schroeven. Op 12 september verhoogde de nieuwe prijslijst van de leverancier de geleiders met $0.55 naar $11.95, en de werkplaats verhoogde de scharnieren van 200 naar 240 voor een keukenklus. Dat werd versie 2 van de bestelling, met de reden erbij.

Wat er binnenkwam. Op 18 september: 240 scharnieren, 58 goede paren geleiders plus 2 beschadigde, en 30 dozen schroeven. Twee van die dozen bevatten de verkeerde schroefmaat en gingen op 4 oktober terug met de chauffeur.

Wat er gefactureerd werd. Factuur BL-118842 van 19 september:

Het factuurtotaal is $1,439.80. De werkplaats bevestigde $513.60 (de scharnieren) en betaalde precies dat per kaart, betwistte $719.20 (de geleiders) en liet $207 openstaan tot de twee teruggestuurde dozen zijn gecrediteerd. Openstaand: $926.20; nu goedgekeurd om te betalen: $0. Het prijsverschil op de geleiders is $26.10; de twee dozen zijn $13.80. Dat is de $39.90 die zonder controle betaald zou zijn.

De dubbele factuur die bijna binnenkwam. Een factuur voor lijmklemmen, BL-119020 van $140, was al goedgekeurd. Een week later begon iemand „ bl-119020 ” in te voeren — hetzelfde nummer met een spatie en in kleine letters. De controle normaliseert het nummer en markeert een exacte dubbele factuur voordat hij wordt ingevoerd.

De dubbele factuur die het niet was. De elektricien stuurde LE-1191 van $1,194 vijf dagen na LE-1188 van ook $1,194. Zelfde leverancier, zelfde bedrag, dichte data: een mogelijke dubbele factuur. De eigenaar bevestigde hem met een reden — een storingsbezoek voor uitvallende groepen op 7 oktober, niet de installatie van de ventilator — en die reden blijft bij de boeking.

Twee losse eindjes in een andere valuta. De leverancier van afwerkingsmiddelen rekende een transportregel van €24 die niet op de bestelling staat; die wacht dus als niet gekoppeld in de controlelijst. En een creditnota van €31.50 voor volumekorting is geboekt maar nog aan geen enkele factuur toegewezen, dus staat hij als niet-verrekend krediet in beeld in plaats van vergeten te worden.

Stap voor stap: een routine voor three-way match

1. Leg elke bestelling vast met afgesproken prijzen, en elke wijziging als nieuwe versie met reden.
2. Leg ontvangsten vast als goederen of werk binnenkomen: goede, beschadigde en afgekeurde aantallen, met de pakbon.
3. Leg retouren en annuleringen vast, zodat geaccepteerde en bestelde aantallen kloppen.
4. Voer de factuur in en koppel elke regel aan zijn orderregel — via de orderreferentie, je eigen artikelcode of een bevestigde koppeling met de artikelcode van de leverancier.
5. Controleer prijs, aantal en dubbele facturen regel voor regel, en stel alleen een tolerantie in waar je die echt wilt.
6. Bevestig of betwist elke regel met een reden. Betaal alleen het bevestigde deel, min al verrekende creditnota’s.
7. Volg op wat openstaat: vraag een creditnota, verreken die met de factuur en houd niet-verrekende creditnota’s zichtbaar tot ze gebruikt zijn.

Veelgemaakte fouten

• Alleen het factuurtotaal controleren. Een juist totaal kan een prijsverhoging op de ene regel en een te korte levering op een andere verbergen.
• Vergelijken met de oorspronkelijke bestelling. Is de prijs opnieuw onderhandeld, vergelijk dan met de laatst afgesproken versie.
• Een tolerantie zien als reden om te zwijgen. Een verschil binnen de tolerantie is nog steeds een verschil; noteer het.
• De hele factuur betalen terwijl één regel betwist is. Betaal de bevestigde regels; de rest kan op de creditnota wachten.
• Factuurnummers op het oog vergelijken. Spaties, voorvoegsels en hoofdletters laten dubbele facturen nieuw lijken.
• Creditnota’s laten zweven. Een creditnota die niet met een factuur is verrekend, raakt makkelijk zoek.

Wanneer een tool helpt

Met één leverancier en een paar facturen per maand volstaan een map en een scherp oog. Met meerdere leveranciers, deelleveringen, retouren, prijswijzigingen en meer dan één valuta wordt de vergelijking lang. Inkoop- & factuurcontrole houdt bestellingen met afgesproken versies, ontvangsten, retouren, facturen, creditnota’s en betalingen op één plek, koppelt elke regel cumulatief, toont prijs- en aantalverschillen met jouw tolerantie, vangt exacte en mogelijke dubbele facturen af en berekent wat nu is goedgekeurd om te betalen. Exacte decimale rekenkunde, geen AI-gokwerk. Zet een prijsverhoging je aan het denken over een andere leverancier, dan vergelijkt het Leverancierswissel- & landed-cost-lab de volledige kosten.

Gerelateerde gidsen: uitbetalingen afstemmen met bankstortingen, de landed cost berekenen en het bestelpunt berekenen.

Veelgestelde vragen

Wat is een three-way match?

Een controle van elke factuurregel tegen twee andere documenten: de inkooporder (wat je hebt afgesproken te kopen en tegen welke prijs) en de ontvangst (wat je echt hebt geaccepteerd). Je betaalt een regel als alle drie overeenkomen, of als je hebt vastgelegd waarom een verschil aanvaardbaar is.

Wat is het verschil tussen een two-way en een three-way match?

Een two-way match vergelijkt de factuur alleen met de bestelling — prijs en besteld aantal. Een three-way match voegt de ontvangst toe, zodat je niet betaalt voor goederen die ontbraken, beschadigd waren of zijn teruggestuurd. Bij diensten is de ontvangst de bevestiging dat het werk is gedaan, bijvoorbeeld een getekende werkbon.

Heb ik inkooporders nodig voor een three-way match?

Je hebt een vastlegging nodig van wat is afgesproken: een inkooporder, een geaccepteerde offerte of een prijslijst met aantallen. Zonder die vastlegging is er niets om de factuurprijs mee te vergelijken.

Welke prijstolerantie stel ik in?

Nul is de standaard en de voorzichtigste keuze. Een klein percentage scheelt tijd op regels waar afrondingen of kleine prijslijstwijzigingen normaal zijn, maar stel het per regel of per leverancier in, en onthoud dat het verschil toch wordt vastgelegd.

Wat doe ik met een betwiste regel?

Vraag de leverancier om een creditnota of een gecorrigeerde factuur, betaal de bevestigde regels en verreken de creditnota als die binnenkomt. Laat de reden bij de regel staan, zodat iedereen ziet waarom hij niet is betaald.

Hoe vang ik dubbele facturen af?

Vergelijk leverancier, factuurnummer en valuta zonder spaties en zonder onderscheid tussen hoofd- en kleine letters. Zoek daarna naar facturen van dezelfde leverancier voor hetzelfde bedrag binnen een paar dagen, en bevestig elke factuur met een reden.

Dit is beslisondersteuning, geen boekhoudkundig, fiscaal of juridisch advies.