Riscontro a tre vie per una piccola impresa, passo per passo

Un riscontro a tre vie significa che paghi una fattura fornitore solo per ciò che hai ordinato, al prezzo concordato, e solo per la quantità che hai davvero ricevuto e accettato. Tre documenti, un confronto per riga: l’ordine d’acquisto, il ricevimento o documento di trasporto e la fattura. Nell’esempio qui sotto, una fattura di ferramenta da $1,439.80 sembra di routine, ma il controllo riga per riga trova un prezzo sopra quello concordato, due scatole fatturate che erano state rese e una seconda copia di un’altra fattura in procinto di essere registrata. Pagarla così com’era avrebbe significato $39.90 in più rispetto a quanto concordato e ricevuto — su una sola fattura.

Perché le piccole imprese pagano troppo i fornitori

Nessuno vuole pagare due volte. I pagamenti in eccesso nascono da falle quotidiane:

• Cambi di prezzo che nessuno ha annotato. Il nuovo listino arriva per e-mail; l’ordine ha ancora il prezzo vecchio e la fattura ne riporta un terzo.
• Consegne incomplete o danneggiate. La fattura addebita l’intero ordine; due delle 60 unità sono arrivate danneggiate.
• Resi che non arrivano mai in fattura. L’articolo sbagliato torna indietro con l’autista, ma la fattura continua a contarlo.
• La stessa fattura registrata due volte. «BL-119020» e « bl-119020 » sono diverse per un foglio di calcolo e identiche per il fornitore.

Ognuna è piccola. In un anno e su tutti i fornitori si sommano — e recuperarle dopo il pagamento è difficile.

I tre controlli, riga per riga

Per ogni riga della fattura, trova la riga d’ordine a cui appartiene e confronta:

• Controllo prezzo = prezzo unitario netto in fattura − prezzo unitario netto concordato. Concordato significa l’ultima versione concordata dell’ordine, non la prima.
• Controllo quantità = quantità fatturata finora − quantità accettata finora. Accettata = ricevimenti conformi − resi al fornitore.
• Controllo ordine = quantità fatturata finora − quantità ordinata (dopo gli annullamenti).
• Tolleranza = una piccola differenza che decidi di accettare, in percentuale del prezzo concordato. La differenza resta visibile; la tolleranza dice solo che è accettabile secondo la tua impostazione.
• Controllo doppioni = stesso fornitore, stesso numero di fattura senza spazi e senza distinguere maiuscole, stessa valuta. Una seconda fattura dello stesso importo a pochi giorni di distanza è un possibile doppione che richiede un motivo.

Conta in modo cumulativo. Se due fatture addebitano la stessa riga d’ordine, la seconda si controlla su ciò che resta dopo la prima.

Un esempio con i numeri

I numeri sono quelli della demo di Abbinamento ordini e fatture: una falegnameria fittizia che compra legname, ferramenta, prodotti di finitura e lavori di elettricista da quattro fornitori.

L’ordine è cambiato una volta. L’ordine di ferramenta del 10 settembre era concordato a $2.10 a cerniera, $11.40 a coppia di guide per cassetti e $6.90 a scatola di viti. Il 12 settembre il nuovo listino del fornitore ha aumentato le guide di $0.55 a $11.95, e la falegnameria ha portato le cerniere da 200 a 240 per un lavoro di cucina. È diventata la versione 2 dell’ordine, con il motivo annotato.

Cosa è arrivato. Il 18 settembre: 240 cerniere, 58 coppie di guide conformi più 2 danneggiate e 30 scatole di viti. Due di quelle scatole contenevano la misura sbagliata e sono tornate indietro con l’autista il 4 ottobre.

Cosa è stato fatturato. Fattura BL-118842 del 19 settembre:

Il totale della fattura è $1,439.80. La falegnameria ha confermato $513.60 (le cerniere) e ha pagato esattamente quella cifra con carta, ha contestato $719.20 (le guide) e ha lasciato aperti $207 finché non arriva la nota di credito per le due scatole rese. Da pagare: $926.20; approvato da pagare ora: $0. La differenza di prezzo sulle guide è di $26.10; le due scatole valgono $13.80. Sono i $39.90 che sarebbero stati pagati senza controllo.

Il doppione che stava per passare. Una fattura di morsetti, BL-119020 da $140, era già approvata. Una settimana dopo qualcuno ha iniziato a registrare « bl-119020 » — lo stesso numero con uno spazio e in minuscolo. Il controllo normalizza il numero e lo segnala come doppione esatto prima della registrazione.

Il doppione che non lo era. L’elettricista ha inviato LE-1191 da $1,194 cinque giorni dopo LE-1188 dello stesso importo di $1,194. Stesso fornitore, stesso importo, date vicine: un possibile doppione. La titolare l’ha confermato con un motivo — un intervento per salti del differenziale il 7 ottobre, non l’installazione del ventilatore — e quel motivo resta nella registrazione.

Due questioni aperte in un’altra valuta. Il fornitore delle finiture ha fatturato una riga di trasporto da €24 che non è nell’ordine, quindi resta in coda di revisione come non abbinata. E una nota di credito da €31.50 per premio di volume è registrata ma non ancora assegnata a nessuna fattura, per cui compare come credito non applicato invece di essere dimenticata.

Passo per passo: una routine di riscontro a tre vie

1. Registra ogni ordine con i prezzi concordati, e ogni modifica come nuova versione con il motivo.
2. Registra il ricevimento quando arrivano merce o lavori: quantità conformi, danneggiate e rifiutate, con il documento di trasporto.
3. Registra resi e annullamenti perché le quantità accettate e ordinate restino corrette.
4. Registra la fattura e collega ogni riga alla sua riga d’ordine — tramite riferimento d’ordine, il tuo codice articolo o una corrispondenza confermata con il codice del fornitore.
5. Controlla prezzo, quantità e doppioni riga per riga, e imposta una tolleranza solo dove la vuoi davvero.
6. Conferma o contesta ogni riga con un motivo. Paga solo la parte confermata, meno i crediti già applicati.
7. Segui ciò che resta aperto: chiedi una nota di credito, applicala alla fattura e tieni visibili i crediti non applicati finché non li usi.

Errori comuni

• Controllare solo il totale della fattura. Un totale giusto può nascondere un aumento di prezzo su una riga e una consegna incompleta su un’altra.
• Confrontare con l’ordine originale. Se il prezzo è stato rinegoziato, confronta con l’ultima versione concordata.
• Usare la tolleranza come motivo per tacere. Una differenza entro la tolleranza resta una differenza; annotala.
• Pagare tutta la fattura mentre una riga è contestata. Paga le righe confermate; il resto può aspettare il credito.
• Confrontare i numeri di fattura a occhio. Spazi, prefissi e maiuscole fanno sembrare nuovi i doppioni.
• Lasciare le note di credito in sospeso. Un credito non applicato a una fattura si perde facilmente.

Quando uno strumento aiuta

Con un fornitore e poche fatture al mese bastano una cartella e un occhio attento. Con più fornitori, consegne parziali, resi, cambi di prezzo e più di una valuta, il confronto si allunga. Abbinamento ordini e fatture tiene in un solo posto ordini con versioni concordate, ricevimenti, resi, fatture, crediti e pagamenti, abbina ogni riga in modo cumulativo, mostra le differenze di prezzo e quantità con la tua tolleranza, individua doppioni esatti e possibili e calcola cosa è approvato da pagare ora. Aritmetica decimale esatta, nessuna ipotesi dell’IA. Se un aumento di prezzo ti fa pensare di cambiare fornitore, il Laboratorio cambio fornitore e costo franco destino confronta il costo completo.

Guide correlate: come riconciliare gli accrediti con i versamenti in banca, come calcolare il costo franco destino e come calcolare il punto di riordino.

Domande frequenti

Che cos’è un riscontro a tre vie?

Un controllo di ogni riga della fattura su altri due documenti: l’ordine d’acquisto (cosa hai concordato di comprare e a che prezzo) e il ricevimento (cosa hai davvero accettato). Paghi una riga quando tutti e tre coincidono, o quando hai annotato perché una differenza è accettabile.

Che differenza c’è tra riscontro a due e a tre vie?

Il riscontro a due vie confronta la fattura solo con l’ordine — prezzo e quantità ordinata. Quello a tre vie aggiunge il ricevimento, così non paghi merce mancante, danneggiata o resa. Per i servizi, il ricevimento è la conferma che il lavoro è stato svolto, per esempio un rapportino firmato.

Servono ordini d’acquisto per un riscontro a tre vie?

Serve una traccia di ciò che è stato concordato: un ordine, un preventivo accettato o un listino con quantità. Senza, non c’è nulla con cui confrontare il prezzo in fattura.

Che tolleranza di prezzo impostare?

Zero è il valore predefinito e il più prudente. Una piccola percentuale fa risparmiare tempo sulle righe dove arrotondamenti o piccoli cambi di listino sono normali, ma impostala per riga o per fornitore, e ricorda che la differenza viene comunque registrata.

Cosa faccio con una riga contestata?

Chiedi al fornitore una nota di credito o una fattura corretta, paga le righe confermate e applica il credito quando arriva. Lascia il motivo sulla riga, così chiunque vede perché non è stata pagata.

Come individuo le fatture doppie?

Confronta fornitore, numero di fattura e valuta togliendo gli spazi e senza distinguere maiuscole. Poi cerca fatture dello stesso fornitore con lo stesso importo a pochi giorni di distanza e conferma ciascuna con un motivo.

Questo è supporto alle decisioni, non consulenza contabile, fiscale o legale.