Conferência de três vias para pequenas empresas

Conferência de três vias significa que você paga uma fatura de fornecedor só pelo que pediu, no preço combinado, e só pela quantidade que realmente recebeu e aceitou. Três documentos, uma comparação por linha: o pedido de compra, o recebimento ou nota de entrega e a fatura. No exemplo abaixo, uma fatura de ferragens de $1,439.80 parece rotineira, mas a checagem linha a linha encontra um preço acima do combinado, duas caixas cobradas que foram devolvidas e uma segunda cópia de outra fatura prestes a ser lançada. Pagar como veio teria significado $39.90 a mais do que o combinado e recebido — numa única fatura.

Por que pequenas empresas pagam a mais aos fornecedores

Ninguém quer pagar duas vezes. Os pagamentos a mais vêm de falhas comuns:

• Mudanças de preço que ninguém anotou. A nova tabela chega por e-mail; o pedido continua com o preço antigo e a fatura traz um terceiro.
• Entregas incompletas ou avariadas. A fatura cobra o pedido inteiro; duas das 60 unidades chegaram avariadas.
• Devoluções que nunca chegam à fatura. O item errado volta com o motorista, mas a fatura continua contando.
• A mesma fatura lançada duas vezes. «BL-119020» e « bl-119020 » são diferentes para uma planilha e idênticas para o fornecedor.

Cada uma é pequena. Ao longo de um ano e de todos os fornecedores, elas se somam — e é difícil recuperar o que já foi pago.

As três checagens, linha a linha

Para cada linha da fatura, encontre a linha do pedido a que ela pertence e compare:

• Checagem de preço = preço unitário líquido da fatura − preço unitário líquido combinado. Combinado é a última versão acordada do pedido, não a primeira.
• Checagem de quantidade = quantidade faturada até agora − quantidade aceita até agora. Aceita = recebimentos em bom estado − devoluções ao fornecedor.
• Checagem do pedido = quantidade faturada até agora − quantidade pedida (após cancelamentos).
• Tolerância = uma pequena diferença que você decide aceitar, em porcentagem do preço combinado. A diferença continua aparecendo; a tolerância só diz que ela é aceitável pela sua configuração.
• Checagem de duplicidade = mesmo fornecedor, mesmo número de fatura sem espaços e sem diferenciar maiúsculas, mesma moeda. Uma segunda fatura no mesmo valor em poucos dias é uma possível duplicidade que precisa de um motivo.

Conte de forma acumulada. Se duas faturas cobram a mesma linha do pedido, a segunda é conferida contra o que sobrou depois da primeira.

Um exemplo com números

Os números são da demo de Conferência de compras e faturas: uma marcenaria fictícia que compra madeira, ferragens, acabamentos e serviços de eletricista de quatro fornecedores.

O pedido mudou uma vez. O pedido de ferragens de 10 de setembro foi combinado a $2.10 por dobradiça, $11.40 por par de corrediças e $6.90 por caixa de parafusos. Em 12 de setembro, a nova tabela do fornecedor subiu as corrediças em $0.55 para $11.95, e a marcenaria aumentou as dobradiças de 200 para 240 para um serviço de cozinha. Isso virou a versão 2 do pedido, com o motivo anotado.

O que chegou. Em 18 de setembro: 240 dobradiças, 58 pares de corrediças em bom estado mais 2 avariados e 30 caixas de parafusos. Duas dessas caixas vieram com o tamanho errado e voltaram com o motorista em 4 de outubro.

O que foi faturado. Fatura BL-118842 de 19 de setembro:

O total da fatura é $1,439.80. A marcenaria confirmou $513.60 (as dobradiças) e pagou exatamente isso no cartão, contestou $719.20 (as corrediças) e deixou $207 em aberto até o crédito das duas caixas devolvidas. Em aberto: $926.20; aprovado para pagar agora: $0. A diferença de preço nas corrediças é de $26.10; as duas caixas somam $13.80. São os $39.90 que teriam sido pagos sem checagem.

A duplicidade que quase passou. Uma fatura de grampos, BL-119020 de $140, já estava aprovada. Uma semana depois, alguém começou a lançar « bl-119020 » — o mesmo número com um espaço e em minúsculas. A checagem normaliza o número e marca uma duplicidade exata antes do lançamento.

A duplicidade que não era. O eletricista mandou LE-1191 de $1,194 cinco dias depois de LE-1188 dos mesmos $1,194. Mesmo fornecedor, mesmo valor, datas próximas: uma possível duplicidade. A dona confirmou com um motivo — um chamado por disjuntores desarmando em 7 de outubro, não a instalação do exaustor — e esse motivo fica no registro.

Duas pontas soltas em outra moeda. O fornecedor de acabamentos cobrou uma linha de transporte de €24 que não está no pedido, então ela espera na fila de revisão como não conciliada. E uma nota de crédito de €31.50 de desconto por volume está registrada, mas ainda sem vínculo com nenhuma fatura, por isso aparece como crédito não aplicado em vez de ser esquecida.

Passo a passo: uma rotina de conferência de três vias

1. Registre cada pedido com os preços combinados, e cada mudança como nova versão com o motivo.
2. Registre o recebimento quando a mercadoria ou o serviço chegar: quantidades em bom estado, avariadas e recusadas, com a nota de entrega.
3. Registre devoluções e cancelamentos para que as quantidades aceitas e pedidas continuem corretas.
4. Lance a fatura e vincule cada linha à linha do pedido — pela referência do pedido, pelo seu código de item ou por uma correspondência confirmada com o código do fornecedor.
5. Confira preço, quantidade e duplicidade linha a linha, e só defina tolerância onde você realmente quer.
6. Confirme ou conteste cada linha com um motivo. Pague só a parte confirmada, menos os créditos já aplicados.
7. Cobre o que está em aberto: peça uma nota de crédito, aplique-a à fatura e mantenha os créditos não aplicados à vista até usá-los.

Erros comuns

• Conferir só o total da fatura. Um total certo pode esconder um aumento de preço numa linha e uma entrega incompleta em outra.
• Comparar com o pedido original. Se o preço foi renegociado, compare com a última versão combinada.
• Usar a tolerância como motivo para não dizer nada. Uma diferença dentro da tolerância continua sendo uma diferença; registre.
• Pagar a fatura inteira com uma linha contestada. Pague as linhas confirmadas; o resto pode esperar o crédito.
• Comparar números de fatura a olho. Espaços, prefixos e maiúsculas fazem duplicidades parecerem novas.
• Deixar notas de crédito soltas. Um crédito que não está aplicado a uma fatura se perde fácil.

Quando uma ferramenta ajuda

Com um fornecedor e poucas faturas por mês, uma pasta e um olhar atento funcionam. Com vários fornecedores, entregas parciais, devoluções, mudanças de preço e mais de uma moeda, a comparação fica longa. Conferência de compras e faturas reúne num só lugar pedidos com versões combinadas, recebimentos, devoluções, faturas, créditos e pagamentos, concilia cada linha de forma acumulada, mostra diferenças de preço e quantidade com sua tolerância, pega duplicidades exatas e possíveis e calcula o que está aprovado para pagar agora. Aritmética decimal exata, sem palpites de IA. Se um aumento de preço faz você pensar em trocar de fornecedor, o Laboratório de troca de fornecedor e custo posto compara o custo completo.

Guias relacionados: como conciliar repasses com os depósitos no banco, como calcular o custo posto e como calcular o ponto de pedido.

Perguntas frequentes

O que é uma conferência de três vias?

Uma checagem de cada linha da fatura contra dois outros documentos: o pedido de compra (o que você combinou comprar e a que preço) e o recebimento (o que você de fato aceitou). Você paga uma linha quando os três batem, ou quando registrou por que uma diferença é aceitável.

Qual a diferença entre conferência de duas e de três vias?

A conferência de duas vias compara a fatura só com o pedido — preço e quantidade pedida. A de três vias acrescenta o recebimento, para você não pagar por mercadoria que faltou, chegou avariada ou foi devolvida. Em serviços, o recebimento é a confirmação de que o trabalho foi feito, como uma ordem de serviço assinada.

Preciso de pedidos de compra para conferir em três vias?

Você precisa de algum registro do que foi combinado: um pedido, um orçamento aceito ou uma tabela de preços com quantidades. Sem isso, não há com o que comparar o preço da fatura.

Que tolerância de preço devo definir?

Zero é o padrão e a opção mais prudente. Uma pequena porcentagem economiza tempo em linhas onde arredondamentos ou pequenas mudanças de tabela são normais, mas defina por linha ou por fornecedor e lembre que a diferença continua registrada.

O que fazer com uma linha contestada?

Peça ao fornecedor uma nota de crédito ou uma fatura corrigida, pague as linhas confirmadas e aplique o crédito quando chegar. Deixe o motivo na linha para que qualquer pessoa veja por que ela não foi paga.

Como pegar faturas duplicadas?

Compare fornecedor, número da fatura e moeda sem espaços e sem diferenciar maiúsculas. Depois procure faturas do mesmo fornecedor no mesmo valor em poucos dias e confirme cada uma com um motivo.

Isto é apoio à decisão, não consultoria contábil, tributária ou jurídica.