Трёхсторонняя сверка для малого бизнеса: пошагово

Трёхсторонняя сверка означает, что вы оплачиваете счёт поставщика только за то, что заказали, по согласованной цене и только в том количестве, которое реально получили и приняли. Три документа, одно сравнение на строку: заказ поставщику, приёмка или накладная и счёт. В примере ниже счёт за фурнитуру на $1,439.80 выглядит обычным, но построчная проверка находит цену выше согласованной, две коробки, которые были возвращены, но выставлены, и вторую копию другого счёта, которую вот-вот внесут. Оплата «как выставлено» означала бы на $39.90 больше, чем было согласовано и получено, — по одному счёту.

Почему малый бизнес переплачивает поставщикам

Никто не собирается платить дважды. Переплаты возникают из обычных пробелов:

• Изменения цены, которые никто не записал. Новый прайс приходит по почте; в заказе старая цена, а в счёте — третья.
• Недопоставка или брак. Счёт выставлен на весь заказ; две единицы из 60 пришли повреждёнными.
• Возвраты, которые не доходят до счёта. Не тот товар уехал обратно с водителем, но в счёте он всё ещё есть.
• Один и тот же счёт внесён дважды. «BL-119020» и « bl-119020 » для таблицы разные, а для поставщика — один счёт.

Каждая такая мелочь невелика. За год по всем поставщикам они складываются — и вернуть уже оплаченное трудно.

Три проверки, строка за строкой

Для каждой строки счёта найдите строку заказа, к которой она относится, и сравните:

• Проверка цены = цена за единицу в счёте без налога − согласованная цена за единицу без налога. Согласованная — это последняя согласованная версия заказа, а не первая.
• Проверка количества = выставлено на текущий момент − принято на текущий момент. Принято = годные поступления − возвраты поставщику.
• Проверка заказа = выставлено на текущий момент − заказано (после отмен).
• Допуск = небольшая разница, которую вы решили принимать, в процентах от согласованной цены. Разница всё равно показывается; допуск лишь говорит, что она приемлема по вашей настройке.
• Проверка дублей = тот же поставщик, тот же номер счёта без пробелов и без учёта регистра, та же валюта. Второй счёт на ту же сумму в пределах нескольких дней — возможный дубль, для которого нужна причина.

Считайте накопительно. Если одну строку заказа выставляют два счёта, второй проверяется по тому, что осталось после первого.

Пример расчёта

Цифры — демо инструмента «Сверка закупок и счетов»: вымышленная мебельная мастерская, которая покупает древесину, фурнитуру, отделочные материалы и работы электрика у четырёх поставщиков.

Заказ менялся один раз. Заказ фурнитуры от 10 сентября согласован по $2.10 за петлю, $11.40 за пару направляющих и $6.90 за коробку шурупов. 12 сентября новый прайс поставщика поднял направляющие на $0.55 до $11.95, а мастерская увеличила число петель с 200 до 240 под заказ кухни. Это стало версией 2 заказа с записанной причиной.

Что пришло. 18 сентября: 240 петель, 58 годных пар направляющих плюс 2 повреждённые и 30 коробок шурупов. В двух коробках оказался не тот размер, и 4 октября они уехали обратно с водителем.

Что выставлено. Счёт BL-118842 от 19 сентября:

Сумма счёта — $1,439.80. Мастерская подтвердила $513.60 (петли) и оплатила ровно эту сумму картой, оспорила $719.20 (направляющие) и оставила открытыми $207, пока не придёт кредит-нота за две возвращённые коробки. К оплате остаётся $926.20; одобрено к оплате сейчас — $0. Разница в цене направляющих — $26.10; две коробки — $13.80. Это те самые $39.90, которые ушли бы без проверки.

Дубль, который почти прошёл. Счёт за струбцины BL-119020 на $140 уже был одобрен. Через неделю кто-то начал вносить « bl-119020 » — тот же номер с пробелом и строчными буквами. Проверка нормализует номер и отмечает точный дубль до того, как счёт будет внесён.

Дубль, который им не был. Электрик прислал LE-1191 на $1,194 через пять дней после LE-1188 на те же $1,194. Тот же поставщик, та же сумма, близкие даты — возможный дубль. Владелец подтвердил его с причиной — вызов из-за срабатывающих автоматов 7 октября, а не монтаж вентилятора, — и эта причина остаётся в записи.

Два незакрытых вопроса в другой валюте. Поставщик отделочных материалов выставил строку транспорта на €24, которой нет в заказе, поэтому она ждёт в очереди проверки как несопоставленная. А кредит-нота на €31.50 за объёмную скидку записана, но ещё не привязана ни к одному счёту, поэтому она числится как неприменённый кредит, а не забыта.

Пошагово: регулярная трёхсторонняя сверка

1. Записывайте каждый заказ с согласованными ценами, а каждое изменение — как новую версию с причиной.
2. Записывайте приёмку при поступлении товара или работ: годное, повреждённое и отклонённое количество с документом поставки.
3. Записывайте возвраты и отмены, чтобы принятое и заказанное количество оставалось верным.
4. Внесите счёт и привяжите каждую строку к строке заказа — по номеру заказа, по вашему артикулу или по подтверждённому соответствию артикулов поставщика.
5. Проверьте цену, количество и дубли построчно и задавайте допуск только там, где он действительно нужен.
6. Подтвердите или оспорьте каждую строку с причиной. Оплачивайте только подтверждённую часть за вычетом уже применённых кредитов.
7. Закрывайте открытое: запросите кредит-ноту, примените её к счёту и держите неприменённые кредиты на виду до использования.

Типичные ошибки

• Проверять только итог счёта. Правильный итог может скрывать рост цены в одной строке и недопоставку в другой.
• Сравнивать с исходным заказом. Если цену пересогласовали, сравнивайте с последней согласованной версией.
• Считать допуск поводом промолчать. Разница в пределах допуска — всё равно разница; записывайте её.
• Оплачивать весь счёт, пока одна строка оспорена. Оплатите подтверждённые строки; остальное подождёт кредит.
• Сверять номера счетов на глаз. Пробелы, префиксы и регистр делают дубли похожими на новые счета.
• Оставлять кредит-ноты без привязки. Кредит, не применённый к счёту, легко потерять.

Когда помогает инструмент

При одном поставщике и нескольких счетах в месяц хватает папки и внимательности. Когда поставщиков несколько, есть частичные поставки, возвраты, изменения цен и больше одной валюты, сравнение становится длинным. Инструмент «Сверка закупок и счетов» хранит в одном месте заказы с согласованными версиями, приёмки, возвраты, счета, кредиты и платежи, сопоставляет каждую строку накопительно, показывает расхождения цены и количества с учётом вашего допуска, ловит точные и возможные дубли и считает, что одобрено к оплате сейчас. Точная десятичная арифметика, без догадок ИИ. Если рост цен заставляет задуматься о смене поставщика, инструмент «Смена поставщика: полная стоимость, качество и переход» сравнит полную стоимость.

Связанные статьи: как сверить выплаты с поступлениями на счёт, как рассчитать полную стоимость поставки и как рассчитать точку перезаказа.

Вопросы и ответы

Что такое трёхсторонняя сверка?

Проверка каждой строки счёта по двум другим документам: заказу (что вы согласились купить и по какой цене) и приёмке (что вы на самом деле приняли). Строку оплачивают, когда все три совпадают или когда записано, почему разница допустима.

Чем двусторонняя сверка отличается от трёхсторонней?

Двусторонняя сверка сравнивает счёт только с заказом — цену и заказанное количество. Трёхсторонняя добавляет приёмку, поэтому вы не платите за недопоставленный, повреждённый или возвращённый товар. Для услуг приёмка — это подтверждение, что работа выполнена, например подписанный акт.

Нужны ли заказы поставщикам для трёхсторонней сверки?

Нужна какая-то запись о договорённости: заказ, принятое коммерческое предложение или прайс с количеством. Без неё цену в счёте не с чем сравнить.

Какой допуск по цене установить?

Ноль — значение по умолчанию и самое осторожное. Небольшой процент экономит время на строках, где обычны округления или мелкие изменения прайса, но задавайте его по строке или по поставщику и помните, что разница всё равно записывается.

Что делать с оспоренной строкой?

Попросите у поставщика кредит-ноту или исправленный счёт, оплатите подтверждённые строки и примените кредит, когда он придёт. Оставьте причину в строке, чтобы любой видел, почему она не оплачена.

Как поймать дубли счетов?

Сравнивайте поставщика, номер счёта и валюту, убрав пробелы и не учитывая регистр. Затем ищите счета того же поставщика на ту же сумму в пределах нескольких дней и подтверждайте каждый с причиной.

Это поддержка решений, а не бухгалтерская, налоговая или юридическая консультация.