Een bestelpunt berekenen (met veiligheidsvoorraad)

Het bestelpunt is het voorraadniveau waarop je een nieuwe bestelling moet plaatsen zodat die binnen is voordat je uitverkocht raakt: gemiddelde vraag per dag × de levertijd van de leverancier in dagen, plus veiligheidsvoorraad voor dagen met meer verkoop of een latere levering. Zakt de beschikbare voorraad — wat je hebt min wat al aan klanten is toegezegd — tot dat niveau, dan bestel je. In het voorbeeld hieronder verkoopt een theewinkel 5.64 blikken sencha per dag, de leverancier heeft 10 dagen nodig en er is 5 dagen veiligheidsvoorraad: het bestelpunt is 84.6 blikken. Met 142 beschikbare blikken gaat de bestelling over ongeveer 10 dagen de deur uit.

Waarom voorraad opraakt terwijl je oplet

De meeste kleine winkels bestellen bij als het schap leeg lijkt. De problemen zijn voorspelbaar:

• De levertijd wordt vergeten. Een leverancier van drie weken betekent drie weken verkoop vooruit bestellen.
• De vraag wordt afgelezen op slechte dagen. Dagen zonder voorraad tonen lage verkoop, geen lage vraag.
• Eenmalige pieken blazen het gemiddelde op. Eén marktdag laat elke dag drukker lijken dan hij is.
• Gereserveerde voorraad wordt als vrij geteld. Eenheden die aan een klant zijn beloofd, kun je niet verkopen.
• Verpakkingen en minimums veranderen de bestelling. Misschien heb je 123 stuks nodig en moet je er 132 kopen.
• Het budget is eerder op dan de lijst. Iets moet wachten — en dat moet het product zijn waarvan een tekort het minst kost.

De formule

• Beschikbare voorraad = op voorraad − gereserveerd voor klanten (+ bevestigde leveringen, als die op tijd komen).
• Gemiddelde vraag per dag = verkochte eenheden ÷ getelde dagen, zonder dagen zonder voorraad en eenmalige gebeurtenissen.
• Veiligheidsvoorraad = gemiddelde vraag per dag × veiligheidsdagen.
• Bestelpunt = gemiddelde vraag per dag × levertijd in dagen + veiligheidsvoorraad.
• Dagen tot je moet bestellen = (beschikbare voorraad − bestelpunt) ÷ gemiddelde vraag per dag.
• Bestelhoeveelheid = vraag in de planningsperiode + veiligheidsvoorraad − beschikbare voorraad − bevestigde leveringen, afgerond op verpakkingen en minimale bestelling.
• Staffelkortingen = vergelijk de extra eenheden met de lagere stuksprijs.

Een rekenvoorbeeld

De cijfers komen uit de demo van de Voorraad-inkoopplanner: een fictieve theewinkel die 42 dagen vooruit plant, met 5 dagen veiligheidsvoorraad, drie leveranciers en een inkoopbudget van $1,400.

Vraag uit echte verkopen. De winkel heeft vier weken dagelijkse verkopen van sencha. Op 2 dagen was het product op en 1 dag was een eenmalige marktkraam, dus die tellen niet mee: in 25 normale dagen gingen 141 blikken weg, gemiddeld 5.64 per dag.

Het bestelpunt. Met 10 dagen levertijd en 5 veiligheidsdagen:

• veiligheidsvoorraad = 5.64 × 5 = 28.2 blikken;
• bestelpunt = 5.64 × 10 + 28.2 = 84.6 blikken;
• beschikbare voorraad = 150 op voorraad − 8 gereserveerd = 142 blikken;
• dagen tot de bestelling de deur uit moet ≈ (142 − 84.6) ÷ 5.64 ≈ 10 dagen.

De bestelling. In de planningsperiode heeft de winkel nog 123.08 blikken nodig. De leverancier verkoopt dozen van 12, dus de bestelling is 11 dozen — 132 blikken —, waarmee ook de staffel vanaf 120 blikken wordt gehaald: $3.55 per blik in plaats van $3.80, $468.60 in totaal.

Alle producten, één plan.

De theepotten zitten al onder hun bestelpunt — er zijn er maar 28 beschikbaar tegenover 34.05 — omdat de leverancier 21 dagen nodig heeft; die bestelling gaat dus als eerste weg.

Het budget bepaalt wat wacht. Goederen en $199.80 verzending komen op $1,389.85, er blijft $10.15 over van $1,400. Om binnen het budget te blijven, krijgt matcha alleen het minimum van de leverancier, 12 blikken in plaats van de benodigde 32.4, en is het ongeveer 12 dagen uitverkocht. De tool laat zien dat volledige dekking van elk product $294.25 meer zou vragen.

Met en zonder plan. Zonder inkoop zouden er over de 42 dagen 89 dagen zonder voorraad zijn bij de vijf producten. Met het plan zijn dat er 13, en de verwachte bijdrage stijgt van $2,276.60 naar $3,737.43.

Betalen. De aanbetalingen zijn gespreid: 30% bij bestelling aan de theeleverancier en de rest na 30 dagen; 50% bij bestelling aan de theepottenmaker en de rest bij levering; en 14 dagen voor de filters.

Stap voor stap: je bestelpunten berekenen

1. Tel de beschikbare voorraad: op voorraad min reserveringen, plus bevestigde leveringen.
2. Bepaal de gemiddelde vraag per dag uit echte verkopen, zonder dagen zonder voorraad en eenmalige gebeurtenissen.
3. Noteer de levertijd van elke leverancier — van bestelling tot product in het schap.
4. Kies veiligheidsdagen op basis van hoeveel verkoop en leveringen schommelen.
5. Bereken het bestelpunt en de dagen tot je moet bestellen.
6. Rond de bestelling af op verpakkingen en minimums, en controleer staffelkortingen.
7. Pas de bestellingen in je budget, en beslis welk product kan wachten.
8. Plan de betalingen — aanbetalingen, restbedragen en valuta — voordat je bestelt.

Veelgemaakte fouten

• De levertijd van de website van de leverancier nemen. Gebruik de echte tijd tot in je schap.
• Dagen zonder voorraad meemiddelen. Ze verbergen de echte vraag.
• Gereserveerde eenheden negeren. Die zijn al verkocht.
• Eén veiligheidsvoorraad voor alles. Een leverancier van drie weken vraagt meer buffer dan een van vijf dagen.
• Uit gewoonte de goedkoopste staffel kopen. Extra eenheden binden geld en kunnen bederven.
• Alles op dezelfde dag bestellen. Spreid bestellingen volgens de eigen datum van elk product.

Wanneer een tool helpt

Een spreadsheet kan vraag met levertijd vermenigvuldigen. Zelden schoont het de verkoophistorie op, houdt het rekening met reserveringen en onderweg zijnde leveringen, rondt het af op verpakkingen en minimums, vergelijkt het staffels en leveranciers, past het alles in een budget, plant het aanbetalingen en toont het tegelijk scenario’s met lage en hoge vraag. De Voorraad-inkoopplanner doet dat. Exacte decimale rekenkunde, geen AI-gokwerk. Maak je je producten zelf, zie dan de Batch- en orderplanner voor makers.

Gerelateerde gidsen: productie in kleine batches plannen, de landed cost berekenen en three-way match voor kleine bedrijven.

Veelgestelde vragen

Wat is de formule voor het bestelpunt?

Bestelpunt = gemiddelde vraag per dag × levertijd in dagen + veiligheidsvoorraad. In het voorbeeld geven 5.64 blikken per dag × 10 dagen + 28.2 blikken veiligheidsvoorraad een bestelpunt van 84.6 blikken.

Hoe bereken ik de veiligheidsvoorraad?

Een eenvoudige aanpak is gemiddelde vraag per dag × een aantal veiligheidsdagen dat weergeeft hoeveel verkoop en levertijden schommelen. In het voorbeeld zijn 5 veiligheidsdagen bij 5.64 blikken per dag 28.2 blikken.

Hoeveel moet ik bestellen?

Genoeg om de vraag te dekken tot de volgende bestelling binnen is, plus veiligheidsvoorraad, min wat je hebt en wat al onderweg is — afgerond op verpakkingen en minimums. In het voorbeeld wordt een behoefte van 123.08 blikken een bestelling van 132.

Tel ik voorraad mee die voor klanten is gereserveerd?

Nee. Gereserveerde eenheden zijn al verkocht. Trek ze van de voorraad af voordat je vergelijkt met het bestelpunt.

Wat als mijn budget niet voor alles genoeg is?

Bepaal welk product met het minste winstverlies kan wachten, en kijk hoeveel extra budget volledige dekking zou vragen. In het voorbeeld zou $294.25 extra de volledige behoefte van elk product dekken.

Dit is beslisondersteuning, geen fiscaal of juridisch advies.