Rastreio de lotes e recolhimento: FEFO, validade e rastreabilidade

Rastrear lotes significa que cada lote guarda as próprias datas, quantidade e custo em cada local, cada movimentação indica o lote e cada produção liga os lotes de entrada aos lotes de saída. Com esse registro, três perguntas têm resposta exata: qual lote enviar primeiro (primeiro a vencer, primeiro a sair), o que fazer com o estoque antes do vencimento e, se um lote for bloqueado, a quais produtos e clientes ele chegou. No exemplo abaixo, um pequeno fabricante de cosméticos bloqueia um lote a granel e o segue até 1 lote acabado e 3 clientes, e descobre que vender um lote perto do vencimento por um preço menor deixa $45 a mais do que uma remarcação menor.

Por que só a data de validade não basta

Uma data em vermelho na prateleira é um aviso, não um plano:

• A data de uso pode ser anterior à impressa. Uma regra após a abertura pode encurtá-la.
• Clientes podem exigir validade restante. Um lote ainda válido pode ser curto demais para um comprador específico.
• Estoque bloqueado precisa sair dos pedidos. Uma reserva feita antes do bloqueio continua apontando para aquele lote.
• Ingredientes viram produtos. Um problema num lote de entrada vai para tudo o que foi feito com ele.
• Buracos no registro escondem risco. Um elo que falta não significa que nada foi atingido.

A fórmula

• Utilizável até = a data mais cedo entre a validade e o limite após a abertura.
• Validade restante = utilizável até − hoje.
• Ordem FEFO = lotes aptos ordenados pela data de uso e depois pela data de entrada; lotes bloqueados, em quarentena, sem data ou curtos demais são pulados com o motivo.
• Caixa extra de um plano = unidades vendidas × (preço − custo extra por unidade) − custos fixos.
• Resultado econômico = caixa extra − valor contábil restante do lote.

Um exemplo com números

Os números vêm da demo do Controle de validade, lotes e recolhimento: um fabricante fictício de cremes, séruns e bálsamos labiais com 12 lotes em estoque valendo $3,171.13 a custo. Há lotes de $714.20 utilizáveis por 45 dias ou menos, $409.38 bloqueados ou em quarentena, e 1 devolução de cliente aguarda conferência antes de poder ser usada.

Primeiro a vencer, primeiro a sair. Três lotes de um produto estão no mesmo depósito. O lote 1 é utilizável até 20 de outubro, o lote 2 até 30 de outubro e o lote 3 até 18 de outubro, mas está bloqueado. Em 15 de outubro um pedido de 15 unidades pega 10 do lote 1 e 5 do lote 2; o lote 3 é pulado, mesmo vencendo antes. Um segundo cliente exige pelo menos 10 dias de validade restante e pede 5 unidades: o lote 1, com 5 dias, é recusado, e o lote 2 é usado.

O que fazer antes de um lote vencer. Um lote de 50 brumas faciais custou $4 cada, $200 no total. Você espera que clientes habituais levem 30 a $10 ou 45 a $8; cada venda custa $1 a mais, e o resto é baixado sem custo.

O preço menor deixa $45 a mais. Os dois planos não podem ser somados, porque dependem dos mesmos compradores. Os números de demanda são suposições suas; a ferramenta compara os planos dentro delas e não prevê vendas.

Bloquear e rastrear. Um lote a granel de base de creme é bloqueado com 22 kg ainda no depósito. O rastreio mostra 1 lote de creme para as mãos feito com ele, com 378 unidades restantes, e 3 envios: 120 unidades para um revendedor, 60 para uma farmácia e 2 num pedido online. Um envio que tinha reservado 40 unidades do creme para as mãos é marcado como conflito, em vez de ser passado em silêncio para outro lote. Como faltam alguns elos, o rastreio fica marcado como incompleto.

Passo a passo: montar um controle de lotes rastreável

1. Dê um lote a cada entrada com o lote do fornecedor, a validade, quantidade, custo e local.
2. Escreva as regras de cada produto: unidade, validade restante mínima e regra após a abertura.
3. Registre cada movimentação por lote: transferências, produção, envios, devoluções e baixas.
4. Ligue a produção dos lotes de entrada aos de saída, com a divisão do custo e as perdas.
5. Atenda os pedidos por FEFO, respeitando a validade restante que cada cliente exige.
6. Revise os vencimentos próximos toda semana e compare remarcação, devolução ao fornecedor, transferência ou descarte antes da data.
7. Bloqueie um lote assim que tiver dúvida e resolva cada reserva que aponta para ele.
8. Faça de vez em quando um rastreio de teste e feche os buracos que ele listar.

Erros comuns

• Enviar pela data de entrada em vez da data de uso. A entrega mais nova pode vencer primeiro.
• Ignorar a regra após a abertura. Um recipiente a granel pode vencer muito antes da data impressa.
• Deixar reservas num lote bloqueado. A próxima lista de separação vai enviá-lo mesmo assim.
• Misturar lotes na produção sem registrar. O rastreio para na tigela de mistura.
• Chamar de completo um rastreio com elos faltando. Nomeie os buracos.
• Escolher a remarcação pelo faturamento. Compare o resultado depois do que o lote já custou.

Quando uma ferramenta ajuda

Uma planilha consegue guardar uma lista de lotes. Raramente calcula o momento de uso limite, atende por FEFO com a exigência de cada cliente, liga lotes de produção ao seu custo, compara planos antes do vencimento e segue um lote bloqueado até cada envio enquanto lista os buracos. O Controle de validade, lotes e recolhimento faz isso, e cada resultado abre a sua fórmula. Ele usa as datas e regras que você cadastra; não decide se um produto é seguro nem atesta rastreabilidade regulatória. Aritmética exata, sem palpites de IA. Para planejar o que produzir e quando, veja o Maker Batch & Order Planner.

Guias relacionados: planejar a produção em pequenos lotes, como calcular o ponto de pedido e o custo da má qualidade.

Perguntas frequentes

O que é FEFO?

Primeiro a vencer, primeiro a sair: os lotes aptos são usados na ordem da sua data de uso. Um lote é pulado se estiver bloqueado, não tiver data conferida ou for curto demais para a validade restante mínima do cliente.

Como rastreio um lote para um recolhimento?

Comece pelo lote, siga cada registro de produção até os lotes feitos com ele e depois cada envio desses lotes até os clientes. Anote os elos que você não conseguiu seguir; um elo faltando significa que a cadeia está incompleta, não que nada foi atingido.

Devo remarcar o estoque que está para vencer?

Compare os planos pelo resultado depois do custo já gasto. No exemplo, vender 45 a $8 dá $115 contra $70 para 30 a $10, com a demanda que você supõe.

O que significa "utilizável até" se o produto foi aberto?

É a data mais cedo entre a impressa e o limite após a abertura. Um recipiente aberto hoje com uma regra curta após a abertura deixa de ser utilizável antes da data impressa.

Isto é apoio à decisão, não orientação jurídica ou regulatória: a segurança do produto e as obrigações de recolhimento são decisões suas, conforme as regras que se aplicam a você.