Учёт партий и отзыв продукции: FEFO, сроки годности и прослеживаемость

Учёт партий означает, что каждая партия хранит свои даты, количество и себестоимость в каждом месте хранения, каждое движение называет партию, а каждое производство связывает входящие партии с выходящими. С таким учётом три вопроса получают точный ответ: какую партию отгружать первой (первым истекает — первым уходит), что делать с товаром до окончания срока и — если партия заблокирована — до каких продуктов и клиентов она дошла. В примере ниже небольшой производитель косметики блокирует партию полуфабриката и прослеживает её до 1 партии готовой продукции и 3 клиентов, а заодно выясняет, что продажа партии с истекающим сроком по более низкой цене оставляет на $45 больше, чем меньшая уценка.

Почему одного срока годности мало

Красная дата на полке — предупреждение, а не план:

• Срок использования может наступить раньше напечатанного. Правило после вскрытия может его сократить.
• Клиенты могут требовать остаточный срок. Партия, ещё годная, может оказаться слишком короткой для конкретного покупателя.
• Заблокированный товар должен выйти из заказов. Резерв, сделанный до блокировки, всё ещё указывает на эту партию.
• Сырьё становится продуктом. Проблема в одной входящей партии переходит во всё, что из неё сделано.
• Пробелы в учёте скрывают риск. Недостающее звено не означает, что ничего не затронуто.

Формула

• Годен до = более ранняя из двух дат: срок годности и предел после вскрытия.
• Остаточный срок = годен до − сегодня.
• Порядок FEFO = подходящие партии по дате «годен до», затем по дате поступления; заблокированные, карантинные, без даты или слишком короткие пропускаются с указанием причины.
• Дополнительные деньги по плану = продано единиц × (цена − доп. затраты на единицу) − постоянные затраты.
• Экономический результат = дополнительные деньги − оставшаяся балансовая стоимость партии.

Пример расчёта

Цифры взяты из демо Контроля сроков, партий и отзывов: вымышленный производитель кремов, сывороток и бальзамов для губ, у которого 12 партий на складе стоимостью $3,171.13 по себестоимости. Партии на $714.20 годны 45 дней или меньше, $409.38 заблокированы или на карантине, а 1 возврат от клиента ждёт проверки, прежде чем его можно использовать.

Первым истекает — первым уходит. Три партии одного товара лежат в одном помещении. Партия 1 годна до 20 октября, партия 2 — до 30 октября, партия 3 — до 18 октября, но заблокирована. 15 октября заказ на 15 единиц берёт 10 из партии 1 и 5 из партии 2; партия 3 пропускается, хотя её срок истекает раньше. Второй клиент требует не менее 10 дней остаточного срока и заказывает 5 единиц: партия 1, у которой осталось 5 дней, отклоняется, используется партия 2.

Что делать до окончания срока. Партия из 50 спреев для лица обошлась в $4 за штуку, $200 всего. Вы ожидаете, что постоянные покупатели возьмут 30 штук по $10 или 45 по $8; каждая продажа стоит $1 дополнительно, остаток списывается без затрат.

Более низкая цена оставляет на $45 больше. Два плана нельзя сложить, потому что они рассчитаны на одних и тех же покупателей. Цифры спроса — ваши собственные допущения; инструмент сравнивает планы в их рамках и не прогнозирует продажи.

Блокировка и прослеживание. Партия кремовой основы заблокирована, на складе осталось 22 kg. Прослеживание показывает 1 партию крема для рук, сделанную из неё, с остатком 378 штук, и 3 отгрузки: 120 штук дистрибьютору, 60 аптеке и 2 в интернет-заказе. Отгрузка, которая зарезервировала 40 штук крема для рук, помечена как конфликт, а не тихо перенесена на другую партию. Поскольку некоторых звеньев не хватает, прослеживание помечено как неполное.

Пошагово: как наладить учёт партий, который можно проследить

1. Присваивайте партию каждому поступлению с партией поставщика, сроком годности, количеством, себестоимостью и местом хранения.
2. Запишите правила каждого продукта: единица, минимальный остаточный срок и правило после вскрытия.
3. Фиксируйте каждое движение по партиям: перемещения, производство, отгрузки, возвраты и списания.
4. Связывайте производство от входящих партий к выходящим, с распределением затрат и потерями.
5. Распределяйте заказы по FEFO с учётом остаточного срока, который требует каждый клиент.
6. Каждую неделю просматривайте ближайшие сроки и до даты сравнивайте уценку, возврат поставщику, перемещение или утилизацию.
7. Блокируйте партию, как только появились сомнения, и разберите каждый резерв, который на неё указывает.
8. Время от времени делайте пробное прослеживание и закрывайте пробелы, которые оно показывает.

Типичные ошибки

• Отгружать по дате поступления, а не по сроку годности. Самая свежая поставка может истечь первой.
• Игнорировать правило после вскрытия. Тара с полуфабрикатом может стать негодной задолго до напечатанной даты.
• Оставлять резервы на заблокированной партии. Следующий лист сборки всё равно её отправит.
• Смешивать партии в производстве без учёта. Прослеживание тогда обрывается на чаше для смешивания.
• Называть прослеживание полным, когда звеньев не хватает. Лучше назовите пробелы.
• Выбирать уценку по выручке. Сравнивайте результат после того, что партия уже стоила.

Когда помогает инструмент

Таблица может хранить список партий. Но она редко рассчитывает момент «годен до», распределяет по FEFO с учётом требований каждого клиента, связывает производственные партии с их себестоимостью, сравнивает планы до окончания срока и прослеживает заблокированную партию до каждой отгрузки, перечисляя пробелы. Контроль сроков, партий и отзывов делает это, и каждый результат раскрывает свою формулу. Он использует даты и правила, которые вводите вы; он не решает, безопасен ли продукт, и не удостоверяет соответствие требованиям к прослеживаемости. Точная арифметика, никаких догадок ИИ. Чтобы спланировать, что и когда производить, посмотрите Maker Batch & Order Planner.

Связанные материалы: планирование мелкосерийного производства, как рассчитать точку заказа и цена плохого качества.

Вопросы и ответы

Что такое FEFO?

«Первым истекает — первым уходит»: подходящие партии используются в порядке их даты «годен до». Партия пропускается, если она заблокирована, не имеет проверенной даты или слишком коротка для минимального остаточного срока клиента.

Как проследить партию для отзыва продукции?

Начните с партии, пройдите по каждой записи о производстве к партиям, сделанным из неё, а затем по каждой отгрузке этих партий к клиентам. Запишите звенья, которые не удалось проследить; недостающее звено означает, что цепочка неполная, а не что ничего не затронуто.

Стоит ли уценять товар с истекающим сроком?

Сравнивайте планы по результату после уже понесённых затрат. В примере продажа 45 штук по $8 даёт $115 против $70 за 30 штук по $10 — при том спросе, который вы предполагаете.

Что значит «годен до», если продукт вскрыт?

Это более ранняя из двух дат: напечатанная и предел после вскрытия. Тара, вскрытая сегодня, с коротким правилом после вскрытия становится негодной раньше напечатанной даты.

Это поддержка решения, а не юридическая или регуляторная консультация: о безопасности продукции и обязанностях по отзыву решаете вы по правилам, которые к вам применяются.