Proyecto retrasado: ¿cuánto cuesta recuperar el plazo?

Recuperar el plazo compensa solo donde un día ganado en la ruta crítica cuesta menos que un día de retraso, con penalizaciones, gastos generales y financiación incluidos. Acelerar una tarea que no está en la ruta crítica cuesta dinero y no mueve nada. Y la tarea que causó el retraso a menudo no es la más barata de acelerar. En el ejemplo de abajo, el plan más barato que llega a tiempo deja en paz la entrega retrasada de la climatización y convierte un proyecto de −$8,853.43 en $14,025.30 de beneficio.

Por qué «meter más gente» no es un plan

Cuando un proyecto se desliza, el instinto es lanzar horas extra y subcontratas. Que compense lo deciden tres cosas:

• La ruta crítica. Solo las tareas sin holgura mueven la fecha de fin. Acelerar cualquier otra es puro coste.
• El precio de un día tarde. Penalizaciones, gastos de obra, alquiler de equipos y financiación corren mientras el proyecto va tarde: ese es el presupuesto para recuperar.
• Recursos compartidos. Dos tareas que necesitan la misma cuadrilla no se pueden acelerar a la vez con ella; el plan tiene que respetar la capacidad.

Además está la caja: la aceleración se paga ahora y los cobros por hitos llegan después.

La fórmula

• Coste total comparado = costes directos adicionales de las opciones de recuperación + gastos generales restantes + consecuencias del retraso + coste de financiación.
• Consecuencias del retraso = penalización por día natural × días después de la fecha de entrega exigida (hasta el tope) + cualquier importe único por llegar tarde.
• Gastos generales = coste por día laborable × días laborables hasta el fin + coste por día natural × días naturales hasta el fin.
• Beneficio del proyecto = precio del contrato − costes ya incurridos − costes directos restantes − gastos generales − consecuencias del retraso − coste de financiación.
• Regla de decisión: entre los planes que cumplen la fecha que necesitas, elige el de menor coste total comparado y comprueba que el camino de caja se puede financiar.

Un ejemplo resuelto

Las cifras son la demo del Laboratorio de retraso y costes de recuperación de proyectos: la reforma interior ficticia de una clínica por $214,000, con entrega el 4 de diciembre. El contrato fija una penalización de $1,500 al día, con un tope de $30,000. Un aviso de entrega de los equipos de climatización lleva el fin previsto al 18 de diciembre: 14 días tarde, es decir, $21,000 de penalizaciones.

El laboratorio conoce 13 tareas con sus vínculos, cuadrillas y calendarios, y nueve aceleraciones posibles: traer la climatización por avión, una segunda cuadrilla de pladur, horas extra de pladur, subcontratar la pintura, empezar a pintar mientras sigue el enmasillado, un subcontratista de suelos, un segundo instalador de rótulos, horas extra de electricistas y mobiliario premontado del proveedor. Recorre las combinaciones y las compara:

El plan más barato a tiempo usa tres opciones: empezar a pintar mientras sigue el enmasillado ($600), un subcontratista de suelos ($6,200) y mobiliario premontado del proveedor ($3,400). No trae la climatización por avión: esa opción de $3,900 solo compensa si quieres terminar todavía antes. La búsqueda llegó a un óptimo demostrado: ninguna combinación de las opciones introducidas cumple el 4 de diciembre por menos.

La tabla deja dos lecciones. Solo las horas extra de pladur ganan dos días y $3,165.70 de coste, pero dejan el proyecto 12 días tarde y en pérdidas: un arreglo parcial que parece acción. Y terminar todavía antes cuesta $4,363.35 más que terminar a tiempo, sin que el contrato lo premie.

La caja es la otra comprobación. Los costes salen cuando empiezan las tareas; los cobros por hitos llegan después del trabajo y del plazo de pago. El saldo más bajo es de −$48,080 si no se hace nada y de −$53,045 en el plan a tiempo. En beneficio la recuperación compensa claramente, pero necesita unos $5,000 más de financiación a corto plazo, algo que hay que cerrar antes de contratar a los subcontratistas.

Paso a paso: arma un plan de recuperación

1. Actualiza el calendario a hoy: inicios y finales reales, duraciones restantes, nuevas fechas de entrega.
2. Encuentra la ruta crítica y las holguras. Solo las tareas sin holgura mueven el fin.
3. Ponle precio a un día tarde: penalización, gastos generales por día laborable y natural, financiación.
4. Enumera opciones realistas por tarea: horas extra, otra cuadrilla, subcontratar, cambiar el orden, entrega más rápida, cada una con su nueva duración y coste extra.
5. Revisa los recursos: ninguna cuadrilla por encima de su capacidad.
6. Compara planes por coste total comparado y beneficio, no por días ganados.
7. Revisa el camino de caja y asegura la financiación antes de firmar el trabajo extra.

Errores habituales

• Acelerar por reflejo la tarea que causó el retraso. Otra tarea puede ganar los mismos días más barato.
• Acelerar tareas fuera de la ruta crítica. Tienen holgura; la fecha de fin no se mueve.
• Contar solo la penalización. Los gastos generales y la financiación también corren cada día de retraso.
• Ignorar los choques de recursos. Un plan que necesita la misma cuadrilla en dos sitios a la vez volverá a retrasarse.
• Terminar antes de lo necesario. Si el contrato no lo premia, es coste sin retorno.
• Olvidar el bache de caja. La aceleración se paga antes de los hitos que la financian.

Cuándo ayuda una herramienta

En una obra pequeña puedes razonar dos o tres opciones. Con una docena de tareas, vínculos, calendarios, cuadrillas compartidas y nueve aceleraciones posibles, las combinaciones se multiplican rápido. El Laboratorio de retraso y costes de recuperación de proyectos reconstruye la ruta crítica, nivela los recursos, recorre las combinaciones con límite de tiempo y un estado honesto (óptimo, factible, búsqueda incompleta) y muestra coste, beneficio y saldo de caja más bajo de cada plan. Aritmética decimal exacta, sin conjeturas de IA. Para la parte contractual de una obra retrasada, mira Presupuesto y control de obra.

Guías relacionadas: cómo presupuestar una obra, cómo hacer una prueba de estrés de tu flujo de caja y renovación automática: tu último día para avisar.

Preguntas frecuentes

¿Qué es comprimir un proyecto?

Acortar el calendario añadiendo recursos o dinero a las tareas de la ruta crítica: horas extra, más cuadrillas, subcontratas o entregas más rápidas. Compensa solo hasta el punto en que un día ganado cuesta menos que un día de retraso.

¿Cómo encuentro la ruta crítica?

Enumera cada tarea restante con su duración y las tareas de las que depende, y calcula el inicio más temprano y más tardío de cada una. Las tareas en las que ambos coinciden no tienen holgura; juntas forman la ruta crítica.

¿Acelero o acepto la penalización?

Compara el coste total de cada plan, con penalizaciones, gastos generales y financiación. Aquí, aceptar el retraso supone una pérdida de $8,853.43; el plan más barato a tiempo gana $14,025.30.

¿Y si la búsqueda no puede terminar?

En planes grandes, las combinaciones pueden ser muchísimas. El laboratorio se detiene en el límite de tiempo y lo dice: «factible» o «búsqueda incompleta», nunca «el más barato posible» si no lo ha demostrado.

¿Sustituye a un programa de planificación?

No. Es una herramienta para una sola pregunta: qué recuperación merece la pena pagar. Mantén tu calendario detallado donde está y usa el laboratorio para valorar las opciones.

Esto es apoyo a la decisión, no asesoramiento financiero, legal ni contractual.