Suivre les forfaits de cours et les séances restantes

Pour suivre les forfaits de cours, tenez un enregistrement par forfait : les séances achetées, chaque cours suivi ou décompté selon vos règles d’annulation, chaque gel qui décale l’expiration, et ce que le client a payé. Le solde, la date d’expiration et la valeur des séances non utilisées sont alors toujours visibles d’un coup d’œil. Dans l’exemple ci-dessous, le forfait famille d’un studio de Pilates de 20 cours pour $340 a encore 11 séances, dont 2 déjà réservées, et $140 restent impayés — tandis que le forfait d’une autre cliente s’épuise deux jours avant d’expirer, le bon moment pour parler de renouvellement.

Pourquoi les forfaits échappent au contrôle

Une carte papier ou un onglet de tableur par client fonctionne jusqu’à ce que plusieurs choses arrivent en même temps :

• Annulations tardives et absences. La séance est-elle consommée ou non ? Sans règle écrite appliquée de la même façon, chaque cas devient une négociation.
• Forfaits partagés. Un forfait famille pour trois personnes a besoin d’un seul solde, pas de trois estimations.
• Gels. Un client part une semaine ; l’expiration doit être décalée, et seulement du nombre de jours gelés.
• Paiements partiels. Le forfait est déjà utilisé, mais une partie du prix n’est pas payée.
• Expiration et renouvellement. Les clients épuisent ou perdent leurs séances sans que personne n’en parle, et le forfait suivant n’est jamais vendu.
• Les séances prépayées sont un service dû. L’argent des séances non utilisées correspond à un service que vous devez encore rendre.

Les chiffres par forfait

• Séances restantes = achetées + ajoutées − consommées − remboursées.
• Consommées = cours suivis + annulations tardives et absences décomptées selon vos règles.
• Réservables = restantes − séances déjà réservées pour des cours à venir.
• Valeur d’une séance = prix net du forfait ÷ séances achetées. C’est une part du prix, pas le prix d’un cours à l’unité.
• Valeur du service restant = valeur d’une séance × séances restantes : ce que vous devez encore en cours.
• Expiration = date de début + validité, plus les jours de chaque gel (les gels qui se chevauchent comptés une fois).
• Reste à payer = prix net − paiements reçus.

Un exemple chiffré

Les chiffres sont ceux de la démo de Suivi des séances et forfaits : un studio de Pilates fictif avec cours au sol, cours sur reformer et séances privées, au 12 octobre.

Un forfait famille partagé. Une famille a acheté un forfait de 20 cours pour $360 avec une remise de $20 : $340 net, donc chaque séance vaut $17. Trois membres de la famille l’utilisent.

La famille a payé $200, il reste donc $140 à payer. La règle de son forfait décompte les absences mais pas les annulations tardives : une annulation tardive le 28 septembre n’a rien coûté, alors qu’un cours sur reformer manqué le 12 octobre a coûté une séance.

Une annulation tardive contestée. Un forfait de séances privées coûte $450 pour 10 unités, et chaque séance de 55 minutes consomme 2 unités — $45 l’unité. Le 9 octobre, la cliente a annulé tard au regard de la règle des 24 heures, et la règle décompte les 2 unités, d’une valeur de $90. Elle dit avoir appelé la veille. La réservation est marquée comme contestée avec sa note, pour décider sur des faits plutôt que sur des souvenirs.

Un gel qui décale l’expiration. Un client a gelé son forfait de 10 cours pour un voyage d’affaires du 10 au 12 octobre, puis l’a prolongé jusqu’au 14 octobre. Les deux gels se chevauchent le 12 octobre, ils comptent donc pour 5 jours et non 6, et l’expiration passe du 9 au 14 novembre.

Deux moments pour renouveler. Une cliente a encore 2 cours et son forfait expire le 19 octobre — solde bas et expiration dans moins d’une semaine. Le forfait découverte de 3 cours d’un autre client a expiré le 30 septembre avec 1 cours non utilisé, d’une valeur de $15. Les deux sont des raisons d’engager la conversation, pas une surprise à l’accueil.

Des séances non utilisées remboursées selon une règle écrite. Un client qui déménageait avait 1 cours découverte non utilisé ; le studio a remboursé $15, la valeur d’une séance du forfait, selon sa propre règle écrite. Séances et argent sont enregistrés séparément, si bien que le solde et l’argent restent justes.

Étape par étape : suivre les forfaits de cours

1. Définissez chaque type de forfait : séances, prix, validité, cours couverts, et ses règles d’annulation tardive et d’absence.
2. Vendez le forfait à un client, avec les participants s’il est partagé, et enregistrez les paiements à mesure qu’ils arrivent.
3. Inscrivez les clients aux cours sur un forfait ; le système vérifie le solde, la validité et la capacité.
4. Pointez les présences après chaque cours : présent, annulé à temps, annulé tard ou absent.
5. Appliquez vos règles de la même façon à chaque fois, et notez les contestations avec un commentaire plutôt que de modifier l’historique.
6. Enregistrez les gels avec dates et raison ; laissez l’expiration se décaler du nombre de jours gelés.
7. Passez en revue les renouvellements chaque semaine : soldes bas, forfaits bientôt expirés, forfaits épuisés et séances expirées.
8. Surveillez l’argent : montants restant à payer et valeur des séances que vous devez encore.

Erreurs fréquentes

• Trancher les annulations tardives au cas par cas. Inscrivez la règle dans le forfait, puis appliquez-la.
• Compter un forfait famille par personne. Un forfait, un solde, plusieurs participants.
• Prolonger l’expiration à la main. Utilisez des gels datés pour que le changement soit explicable.
• Considérer la vente d’un forfait comme acquise tout de suite. Tant que les cours n’ont pas eu lieu, une partie de l’argent est un service dû.
• Laisser les forfaits expirer en silence. Un rappel une semaine avant est le renouvellement le plus simple que vous obtiendrez.
• Mélanger séances et argent dans les remboursements. Enregistrez-les séparément pour que le solde et l’argent restent justes.

Quand un outil aide

Un tableur par client suffit pour quelques habitués. Avec des cours collectifs, des séances privées, des forfaits partagés, des gels, des paiements partiels et des renouvellements, le solde cesse d’être évident. Suivi des séances et forfaits réunit forfaits, cours, réservations, présences, gels, paiements et remboursements, applique les règles d’annulation de chaque forfait, affiche les cours du jour et les présences à pointer, signale les soldes bas et les forfaits qui expirent, et montre la valeur des séances que vous devez encore. Arithmétique décimale exacte, aucune supposition d’IA. Pour voir ce que rapporte vraiment chaque heure de prestation, consultez Salon : capacité et rentabilité des prestations.

Guides associés : le profit d’un salon par heure de prestation, une remise de reconquête est-elle rentable et vérifier les feuilles de temps avant la paie.

Questions fréquentes

Comment suivre les forfaits sans système de réservation ?

Tenez un enregistrement par forfait : séances achetées, chaque cours suivi ou décompté, gels, paiements et date d’expiration. Le plus important est une vue commune des soldes et des expirations ; le calendrier de réservation peut rester là où il est.

Une annulation tardive doit-elle consommer une séance ?

C’est votre politique, pas un calcul — mais inscrivez-la dans le forfait et appliquez-la toujours de la même façon. Dans l’exemple, le forfait famille décompte les absences mais pas les annulations tardives, tandis que le forfait de 10 cours et les séances privées décomptent les deux.

Comment gérer les gels ?

Notez les dates et la raison, et décalez l’expiration du nombre de jours gelés. Si des gels se chevauchent, comptez une seule fois les jours communs.

Combien vaut une séance non utilisée ?

Le prix net du forfait divisé par les séances achetées. Dans l’exemple, un forfait famille à $340 pour 20 séances donne $17 par séance ; 11 séances restantes représentent $187 de service encore dû.

Quand rappeler aux clients de renouveler ?

Quand le solde est bas ou l’expiration proche — la démo utilise 2 séances et 7 jours. Un message court avec les séances restantes et la date d’expiration suffit généralement.

Ceci est une aide à la décision, pas un conseil juridique, fiscal ou comptable.