Как вести учёт абонементов и оставшихся занятий

Чтобы вести учёт абонементов, держите одну запись на абонемент: купленные занятия, каждое посещённое или списанное по вашим правилам отмены, каждую заморозку, сдвигающую срок, и то, что клиент оплатил. Тогда остаток, дата окончания и стоимость неиспользованных занятий всегда видны с одного взгляда. В примере ниже у семейного абонемента студии пилатеса на 20 занятий за $340 осталось 11 занятий, 2 уже забронированы, а $140 ещё не оплачены, — а абонемент другой клиентки подходит к концу за два дня до истечения срока, и это момент поговорить о продлении.

Почему абонементы выходят из-под контроля

Бумажная карточка или вкладка таблицы на клиента работает, пока не происходит сразу несколько вещей:

• Поздние отмены и неявки. Списывается занятие или нет? Без записанного правила, которое применяется одинаково, каждый случай — переговоры.
• Общие абонементы. Семейному абонементу на троих нужен один остаток, а не три догадки.
• Заморозки. Клиент уезжает на неделю; срок должен сдвинуться — и ровно на замороженные дни.
• Частичная оплата. Абонементом уже пользуются, а часть цены не оплачена.
• Окончание и продление. Занятия заканчиваются или срок истекает, никто об этом не говорит, и следующий абонемент так и не продан.
• Предоплаченные занятия — это долг услугами. Деньги за неиспользованные занятия — это услуга, которую вы ещё должны оказать.

Цифры по абонементу

• Остаток занятий = куплено + добавлено − использовано − возвращено.
• Использовано = посещённые занятия + поздние отмены и неявки, списанные по вашим правилам.
• Доступно для записи = остаток − занятия, уже зарезервированные под будущие записи.
• Стоимость занятия = цена абонемента со скидкой ÷ купленные занятия. Это доля цены, а не цена разового занятия.
• Стоимость оставшихся услуг = стоимость занятия × остаток: сколько вы ещё должны занятиями.
• Окончание срока = дата начала + срок действия + дни заморозок (пересекающиеся заморозки считаются один раз).
• К оплате = цена со скидкой − полученные платежи.

Пример расчёта

Цифры — демо инструмента «Учёт занятий и абонементов»: вымышленная студия пилатеса с групповыми занятиями на ковриках, на реформерах и индивидуальными сессиями, на 12 октября.

Общий семейный абонемент. Семья купила абонемент на 20 занятий за $360 со скидкой $20: $340 чистыми, значит, каждое занятие стоит $17. Им пользуются трое членов семьи.

Семья заплатила $200, поэтому $140 ещё к оплате. Правило их абонемента списывает занятие за неявку, но не за позднюю отмену, поэтому поздняя отмена 28 сентября ничего не стоила, а пропущенное занятие на реформере 12 октября стоило одно занятие.

Спорная поздняя отмена. Абонемент на индивидуальные сессии стоит $450 за 10 занятий-единиц, каждая 55-минутная сессия списывает 2 единицы — $45 за единицу. 9 октября клиентка отменила поздно по правилу 24 часов, и правило списывает все 2 единицы стоимостью $90. Она говорит, что звонила накануне. Запись отмечена как спорная с её комментарием, чтобы решение принималось по фактам, а не по памяти.

Заморозка, сдвигающая срок. Клиент заморозил свой абонемент на 10 занятий на время командировки с 10 по 12 октября, а потом продлил заморозку до 14 октября. Две заморозки пересекаются 12 октября, поэтому считаются как 5 дней, а не 6, и срок сдвигается с 9 на 14 ноября.

Два момента для продления. У одной клиентки осталось 2 занятия, а её абонемент истекает 19 октября — и остаток низкий, и срок истекает в течение недели. Вводный абонемент другого клиента на 3 занятия истёк 30 сентября с 1 неиспользованным занятием стоимостью $15. Оба случая — повод для разговора, а не сюрприз на ресепшене.

Возврат неиспользованных занятий по записанному правилу. У клиента, который переезжал, осталось 1 неиспользованное вводное занятие; студия вернула $15 — стоимость занятия в абонементе — по своему записанному правилу. Занятия и деньги учитываются отдельно, поэтому и остаток, и деньги остаются верными.

Пошагово: как вести учёт абонементов

1. Опишите каждый тип абонемента: число занятий, цену, срок, какие занятия он покрывает, правила поздней отмены и неявки.
2. Продайте абонемент клиенту, с участниками, если он общий, и записывайте платежи по мере поступления.
3. Записывайте клиентов на занятия по абонементу; система проверяет остаток, срок и вместимость.
4. Отмечайте посещаемость после каждого занятия: пришёл, отменил вовремя, отменил поздно или не пришёл.
5. Применяйте правила одинаково каждый раз и записывайте споры с комментарием, а не правкой истории.
6. Записывайте заморозки с датами и причиной; пусть срок сдвигается на замороженные дни.
7. Раз в неделю смотрите продления: низкие остатки, скоро истекающие, израсходованные абонементы и сгоревшие занятия.
8. Следите за деньгами: суммы к оплате и стоимость занятий, которые вы ещё должны.

Типичные ошибки

• Решать по поздним отменам в каждом случае отдельно. Запишите правило в абонемент и применяйте его.
• Считать семейный абонемент на каждого. Один абонемент — один остаток, несколько участников.
• Продлевать срок вручную. Используйте заморозки с датами, чтобы изменение можно было объяснить.
• Считать продажу абонемента заработанной сразу. Пока занятия не прошли, часть денег — долг услугами.
• Позволять абонементам тихо сгорать. Напоминание за неделю — самое простое продление.
• Путать занятия и деньги при возвратах. Учитывайте их отдельно, чтобы и остаток, и деньги оставались верными.

Когда помогает инструмент

Таблица на клиента подходит для нескольких постоянных клиентов. Когда есть групповые занятия, индивидуальные сессии, общие абонементы, заморозки, частичные оплаты и продления, остаток перестаёт быть очевидным. Инструмент «Учёт занятий и абонементов» хранит вместе абонементы, занятия, записи, посещаемость, заморозки, платежи и возвраты, применяет правила отмены каждого абонемента, показывает сегодняшние занятия и посещаемость к отметке, отмечает низкие остатки и истекающие абонементы и показывает стоимость занятий, которые вы ещё должны. Точная десятичная арифметика, без догадок ИИ. Чтобы увидеть, сколько на самом деле приносит каждый час услуг, посмотрите «Салон: загрузка и прибыль услуг».

Связанные статьи: прибыль салона на час услуги, окупается ли скидка для возврата клиентов и как проверить табели до расчёта зарплаты.

Вопросы и ответы

Как вести учёт абонементов без системы записи?

Держите одну запись на абонемент: куплено занятий, каждое посещённое или списанное, заморозки, платежи и дату окончания. Важнее всего общий обзор остатков и сроков; календарь записи может оставаться там, где он есть.

Списывать ли занятие за позднюю отмену?

Это ваша политика, а не расчёт, — но запишите её в абонемент и применяйте одинаково. В примере семейный абонемент списывает за неявку, но не за позднюю отмену, а абонемент на 10 занятий и индивидуальные сессии — за то и другое.

Как оформлять заморозки?

Записывайте даты и причину и сдвигайте срок на число замороженных дней. Если заморозки пересекаются, общие дни считайте один раз.

Сколько стоит неиспользованное занятие?

Цена абонемента со скидкой, делённая на купленные занятия. В примере семейный абонемент за $340 на 20 занятий даёт $17 за занятие; 11 оставшихся занятий — это $187 услуг, которые вы ещё должны.

Когда напоминать клиентам о продлении?

Когда остаток низкий или срок близок к концу — в демо это 2 занятия и 7 дней. Короткого сообщения с остатком и датой окончания обычно достаточно.

Это поддержка решений, а не юридическая, налоговая или бухгалтерская консультация.