Een consignatie-uitbetaling berekenen zonder retouren uit het oog te verliezen

Begin bij de afspraak, niet bij de uitbetaling. “Tien procent commissie” is onvolledig zolang niet vaststaat of die tien procent geldt voor de catalogusprijs, het werkelijk ontvangen bedrag of een waarde na bepaalde kosten. De afspraak moet ook zeggen wie een korting draagt en wat er gebeurt als de koper een artikel terugbrengt.

1. Schrijf de afspraak als formule

Voordat een uitbetaling te berekenen is, heeft een consignatieafspraak een paar voorwaarden nodig:

• Kortingsvariant en commissiebasis: een van twee varianten, nooit beide — commissie over de werkelijke verkoopprijs (het ontvangen bedrag, of het ontvangen bedrag na ingevoerde kaart- of platformkosten) of commissie over de oorspronkelijke prijs met een korting verdeeld volgens afgesproken delen.
• Commissiemodel: een percentage, een vast bedrag per verkochte eenheid of staffels. Bij staffels kies je uitdrukkelijk of elk tarief alleen geldt voor het deel binnen de eigen staffel (marginaal) of dat het bereikte tarief voor de hele basis geldt (met terugwerkende kracht). Bij een basis van 1.500, 10% tot 1.000 en 8% daarboven, geven marginale staffels 140 en staffels met terugwerkende kracht 120.
• Kortingsbevoegdheid en delen: de grootste korting die de winkel zonder overleg mag geven en, in de gedeelde variant, welk deel van de korting elke kant draagt.
• Retourtermijn en inhouding: hoe lang een koper kan retourneren, wat wordt ingehouden om dat risico te dekken en wanneer het vrijkomt.
• Verloren of beschadigde artikelen: wat de inbrenger wordt gecrediteerd als een artikel in jouw bewaring verloren gaat of beschadigd raakt.

Veranderen de voorwaarden, maak dan een nieuwe versie met een nieuwe startdatum in plaats van de oude aan te passen. Elke verkoop gebruikt de versie die op de verkoopdatum gold.

2. Houd bewaring en geld gescheiden

Houd de bewaring van artikelen gescheiden van de financiële afrekening. Ontvangen, te koop, gereserveerd, verkocht, terug naar eigenaar, verloren en beschadigd zijn voorraadstatussen. Wat je de inbrenger verschuldigd bent is een geldsaldo. Een artikel op verkocht zetten moet een verkoopregel maken, niet de inbrenger stilzwijgend als al betaald markeren.

Consignatievoorraad is geen gewone voorraad: het artikel ligt in jouw winkel, maar is nog steeds van de inbrenger. Een verloren artikel is daarom geen verkoop; het is een bewaringsgebeurtenis die volgens de verliesregel een aparte creditering kan opleveren, bijvoorbeeld 50% van de catalogusprijs.

3. Bereken de verkoopregel, kortingen inbegrepen

Bij een eenvoudige verkoop van 100 met 10% commissie over het ontvangen bedrag is de commissie 10 en verdient de inbrenger 90. Wordt een artikel met catalogusprijs 100 afgeprijsd tot 90, dan beslist de afspraak — en die moet een van twee varianten noemen, nooit een mengvorm.

Variant A — commissie over de werkelijke verkoopprijs. De korting heeft de prijs al verlaagd en gaat er dus niet nog eens af: 100 − 10 = 90 ontvangen, commissie 10% van 90 = 9 voor de winkel, verdiensten inbrenger 90 − 9 = 81.

Variant B — korting verdeeld volgens de oorspronkelijk afgesproken delen. De commissie is afgesproken over de oorspronkelijke prijs en de korting wordt volgens de afgesproken delen verdeeld, hier 50/50:

Als formules: winkel = oorspronkelijke commissie − korting × deel van de winkel; inbrenger = oorspronkelijke prijs − oorspronkelijke commissie − korting × deel van de inbrenger. Samen komen beide kanten op de 90 die de klant betaalde. De commissie over de verlaagde prijs nemen en daarnaast het kortingsdeel van de inbrenger aftrekken, mengt de twee varianten en telt de korting dubbel.

Kaart- of platformkosten die de winkel betaalt, gaan alleen van de kant van de winkel af. Met kosten van 2 in variant B: inbrenger 85, winkel 5 − 2 = 3, betaaldienst 2 — controle: 85 + 3 + 2 = 90.

4. Behandel retouren als gekoppelde terugboekingen

Retouren hebben een gekoppelde terugboeking nodig. Is de inbrenger al betaald, dan kan de terugboeking een negatief saldo geven dat naar latere verdiensten wordt overgedragen. Maak geen tweede onzichtbare aftrek en belast niet automatisch een externe rekening.

De terugboeking is evenredig en verwijst naar de oorspronkelijke verkoop. Wordt in variant B 45 van de 90 terugbetaald, dan is de factor 45 ÷ 90 = 0,5 en wordt elk prijsonderdeel van de oorspronkelijke regel in die verhouding teruggeboekt: de verdiensten van de inbrenger met −42,50, de commissie met −5,00 en het kortingsdeel van de inbrenger met −2,50. Betaalkosten die de betaaldienst houdt, worden niet automatisch teruggezet: de kant van de winkel draagt ze, dus haar 3 wordt 0,50 na de halve terugbetaling en −2,00 als ook de rest wordt terugbetaald — getoond zoals het is, niet op nul gezet. Elke retour wordt één keer teruggeboekt, en de terugbetalingen van één verkoop kunnen nooit meer zijn dan het ontvangen bedrag. De oorspronkelijke verkoop blijft bewaard; de terugboeking staat in de periode van de retourdatum.

5. Eén keer inhouden, één keer vrijgeven

Een inhouding kan beschermen tegen het retourrisico, maar moet een apart saldo zijn dat één keer wordt vrijgegeven, geen aftrek in elke periode. Een gangbare regel is ‘10% van de verdiensten, minstens 10’, vrijgegeven 30 dagen na het einde van de periode. Bij verdiensten van 89 houdt die regel 10 in; de afrekening toont de nieuwe inhouding met de vrijgavedatum, en een latere afrekening toont dezelfde 10 als vrijgegeven inhouding.

6. Controleer de afrekenvergelijking

Een afrekengrootboek controleer je met één vergelijking: beginsaldo plus nieuwe verdiensten plus vrijgegeven inhoudingen, min nieuwe inhoudingen en bevestigde uitbetalingen, is het eindsaldo. Bij een beginsaldo van 20, nieuwe verdiensten van 89, een nieuwe inhouding van 10 en een uitbetaling van 50 is het eindsaldo 49. De afrekening moet dat pad tonen en elke regel koppelen aan de verkoop, retour of betaling die haar maakte.

Is het eindsaldo negatief omdat een retour na een uitbetaling kwam, dan wordt het overgedragen en verrekend met de volgende verdiensten. Het wordt niet van de rekening van de inbrenger afgeschreven.

7. Controleer uitbetalingen zodat niets dubbel wordt betaald

Een uitbetalingsrecord is het bewijs van een betaling die je elders hebt gedaan; het grootste risico is dus dezelfde betaling twee keer vast te leggen. Drie controles helpen:

• geef elke uitbetaling een unieke ID die nooit opnieuw te gebruiken is;
• maak een herhaalde opdracht onschadelijk: dezelfde uitbetaling twee keer opslaan verandert niets;
• markeer een bankreferentie die al bij een andere uitbetaling voorkomt en vraag om een uitdrukkelijke controle vóór het bevestigen.

Vergrendel de periode vóór de controle, zodat niets met een datum daarin verandert terwijl je de overzichten nakijkt, en boek pas daarna. Een geboekt overzicht moet bevroren zijn; een correctie is een terugboeking van de hele periode, geen bewerking.

8. Stem de aantallen af voordat je boekt

Stem tot slot de aantallen af. Beginvoorraad plus ontvangsten en inkomende overboekingen moet gelijk zijn aan te koop, gereserveerd, verkocht, teruggegeven, verloren, beschadigd en uitgaande overboekingen. Een afrekening hoort niet geboekt te worden zolang hetzelfde unieke artikel twee keer als verkocht verschijnt. Een telling die afwijkt van “te koop plus gereserveerd” is een reden om te stoppen en uit te zoeken, niet om het geld stilletjes aan te passen.

Met een hulpmiddel

Consignatie: voorraad en afrekening combineert de bewaringscontrole met het geldoverzicht. Elke verkoopregel toont zijn onderdelen, retouren maken gekoppelde terugboekingen, inhoudingen zijn een eigen saldo en dubbele uitbetalings-ID’s worden tegengehouden voordat ze het journaal twee keer wijzigen. Het is een controle- en afrekeninstrument, geen kassasysteem of betaaldienst: het verwerkt geen kaarten, verstuurt geen geld en beslist geen belastingvragen.

Bekijk de fictieve voorbeelden van de galerie en de boetiek om te zien hoe kortingsdeling, retouren en uitbetalingscontroles werken.

Bekijk de fictieve demo · Bekijk de volledige tool