Como calcular o repasse de uma consignação sem perder o controle das devoluções

Comece pelo contrato, não pelo repasse. “Dez por cento de comissão” está incompleto até o negócio saber se esses dez por cento valem sobre o preço de tabela, o valor efetivamente cobrado ou um valor depois de certas taxas. O contrato também deve dizer quem arca com um desconto e o que acontece quando o comprador devolve um item.

1. Escreva o contrato como uma fórmula

Um contrato de consignação precisa de alguns termos antes que qualquer repasse possa ser calculado:

• Variante de desconto e base da comissão: uma de duas variantes, nunca as duas — comissão sobre o preço real de venda (o valor cobrado, ou o valor cobrado após as taxas de cartão ou plataforma informadas) ou comissão sobre o preço original com o desconto dividido por partes acordadas.
• Modelo de comissão: um percentual, um valor fixo por unidade vendida ou faixas. Com faixas, decida explicitamente se cada taxa vale só para a parte dentro da sua faixa (marginal) ou se a taxa alcançada vale para toda a base (retroativa). Com uma base de 1.500, 10% até 1.000 e 8% acima disso, as faixas marginais dão 140 e as retroativas 120.
• Limite de desconto e partes: o maior desconto que a loja pode dar sem consultar e, na variante dividida, que parte do desconto cada lado assume.
• Prazo de devolução e retenção: por quanto tempo o comprador pode devolver, o que fica retido para cobrir esse risco e quando é liberado.
• Itens perdidos ou danificados: o que é creditado ao consignante se um item se perder ou se danificar sob sua guarda.

Se os termos mudarem, crie uma nova versão com nova data de início em vez de editar a antiga. Cada venda deve usar a versão vigente na data da venda.

2. Separe a custódia dos itens do dinheiro

Mantenha a custódia dos itens separada do acerto financeiro. Recebido, disponível, reservado, vendido, devolvido ao dono, perdido e danificado são estados de estoque. O valor devido ao consignante é um saldo em dinheiro. Marcar um item como vendido deve criar uma linha de venda, não dar o consignante como já pago em silêncio.

Estoque consignado não é estoque comum: o item está na sua loja, mas continua sendo do consignante. Por isso, um item perdido não é uma venda; é um evento de custódia que pode gerar um crédito separado pela regra de perda, por exemplo 50% do preço de tabela.

3. Calcule a linha de venda, inclusive os descontos

Numa venda simples de 100 com 10% de comissão sobre o valor cobrado, a comissão é 10 e o ganho do consignante é 90. Se um item com preço de tabela 100 sai por 90 com desconto, o contrato decide — e precisa indicar uma de duas variantes, nunca uma mistura das duas.

Variante A — comissão sobre o preço real de venda. O desconto já reduziu o preço, então não é descontado uma segunda vez: 100 − 10 = 90 cobrados, comissão 10% de 90 = 9 para a loja, ganho do consignante 90 − 9 = 81.

Variante B — desconto dividido pelas partes acordadas originalmente. A comissão é acordada sobre o preço original e o desconto é dividido pelas partes acordadas, aqui 50/50:

Em fórmulas: loja = comissão original − desconto × parte da loja; consignante = preço original − comissão original − desconto × parte do consignante. Os dois lados somam os 90 pagos pelo cliente. Calcular a comissão sobre o preço reduzido e ainda descontar a parte do consignante no desconto misturaria as duas variantes e contaria o desconto duas vezes.

Uma taxa de cartão ou de plataforma paga pela loja sai apenas do lado da loja. Com uma taxa de 2 na variante B: consignante 85, loja 5 − 2 = 3, provedor de pagamento 2 — conferência: 85 + 3 + 2 = 90.

4. Trate devoluções como estornos vinculados

Devoluções precisam de um estorno vinculado. Se o consignante já recebeu, o estorno pode criar um saldo negativo levado para ganhos posteriores. Não crie uma segunda dedução invisível nem debite automaticamente uma conta externa.

O estorno é proporcional e aponta para a venda original. Se 45 dos 90 forem reembolsados na variante B, o fator é 45 ÷ 90 = 0,5, e cada componente de preço da linha original é estornado nessa proporção: o ganho do consignante em −42,50, a comissão em −5,00 e a parte do desconto do consignante em −2,50. Uma taxa de pagamento que o processador retém não é restituída automaticamente: o lado da loja a assume, então os 3 dela viram 0,50 após metade do reembolso e −2,00 se o restante também for reembolsado — mostrado como está, sem zerar. Cada devolução é estornada uma vez, e os reembolsos de uma venda nunca podem passar do valor cobrado. A venda original fica registrada; o estorno entra no período da data da devolução.

5. Retenha uma vez, libere uma vez

Uma retenção pode proteger contra o prazo de devolução, mas deve ser um saldo separado, liberado uma vez, e não algo descontado em todo período. Uma regra comum é “10% dos ganhos, no mínimo 10”, liberada 30 dias após o fim do período. Com ganhos de 89, essa regra retém 10; o acerto mostra a nova retenção com a data de liberação, e um acerto posterior mostra os mesmos 10 voltando como retenção liberada.

6. Confira a equação do acerto

Um razão de acerto se confere com uma equação: saldo inicial a pagar mais novos ganhos mais retenções liberadas, menos novas retenções e repasses confirmados, é igual ao saldo final a pagar. Com saldo inicial de 20, novos ganhos de 89, nova retenção de 10 e repasse de 50, o saldo final a pagar é 49. O acerto deve mostrar esse caminho e ligar cada linha à venda, à devolução ou ao pagamento que a criou.

Se o saldo final for negativo porque uma devolução chegou após um repasse, ele é levado adiante e abatido dos próximos ganhos. Não é cobrado da conta do consignante.

7. Controle os repasses para não pagar duas vezes

Um registro de repasse é a prova de um pagamento feito em outro lugar; por isso, o principal risco é registrar o mesmo pagamento duas vezes. Três controles ajudam:

• dar a cada repasse um ID único que nunca possa ser reutilizado;
• tornar inofensivo um comando repetido: salvar o mesmo repasse duas vezes não muda nada;
• sinalizar uma referência bancária que já aparece em outro repasse e pedir uma conferência explícita antes de confirmar.

Bloqueie o período antes da revisão, para que nada com data dentro dele mude enquanto você confere os extratos, e lance somente depois dessa revisão. Um extrato lançado deve ficar congelado; uma correção é um estorno do período inteiro, não uma edição.

8. Concilie as quantidades antes de lançar

Por fim, concilie as quantidades. O estoque inicial mais as entradas e as transferências recebidas deve ser igual a disponível, reservado, vendido, devolvido, perdido, danificado e transferências enviadas. Um acerto não deve ser lançado enquanto o mesmo item serializado aparecer vendido duas vezes. Uma contagem física diferente de “disponível mais reservado” é motivo para parar e investigar, não para ajustar o dinheiro em silêncio.

Fazendo isso com uma ferramenta

Consignação: estoque e acertos combina a conferência da custódia com o extrato financeiro. Cada linha de venda mostra seus componentes, as devoluções criam estornos vinculados, as retenções são um saldo próprio e IDs de repasse duplicados são barrados antes de alterar o livro duas vezes. É uma ferramenta de controle e acerto, não um sistema de ponto de venda nem um serviço de pagamentos: não processa cartões, não envia dinheiro e não decide questões fiscais.

Explore os exemplos fictícios da galeria e da boutique para ver como funcionam a divisão de descontos, as devoluções e os controles de repasse.

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