Kommissionsware abrechnen, ohne Rückgaben aus dem Blick zu verlieren

Beginnen Sie mit der Vereinbarung, nicht mit der Auszahlung. „Zehn Prozent Provision“ ist unvollständig, solange nicht feststeht, ob sich die zehn Prozent auf den Listenpreis, den tatsächlich kassierten Betrag oder einen Wert nach bestimmten Gebühren beziehen. Die Vereinbarung sollte außerdem regeln, wer einen Rabatt trägt und was passiert, wenn ein Käufer einen Artikel zurückgibt.

1. Die Vereinbarung als Formel schreiben

Bevor sich eine Auszahlung berechnen lässt, braucht eine Kommissionsvereinbarung einige Bedingungen:

• Rabattvariante und Provisionsbasis: eine von zwei Varianten, nie beide – Provision auf den tatsächlichen Verkaufspreis (den kassierten Betrag oder den kassierten Betrag nach erfassten Karten- oder Plattformgebühren) oder Provision auf den ursprünglichen Preis, wobei ein Rabatt nach vereinbarten Anteilen geteilt wird.
• Provisionsmodell: ein Prozentsatz, ein fester Betrag pro verkaufter Einheit oder Stufen. Bei Stufen legen Sie ausdrücklich fest, ob jeder Satz nur für den Teil innerhalb seiner Stufe gilt (marginal) oder ob der erreichte Satz für die gesamte Basis gilt (rückwirkend). Bei einer Basis von 1.500, 10 % bis 1.000 und 8 % darüber ergeben marginale Stufen 140 und rückwirkende 120.
• Rabattbefugnis und Anteile: der höchste Rabatt, den das Geschäft ohne Rückfrage geben darf, und in der geteilten Variante, welchen Teil des Rabatts jede Seite trägt.
• Rückgabefrist und Rückbehalt: wie lange ein Käufer zurückgeben kann, was zur Absicherung einbehalten wird und wann es freigegeben wird.
• Verlorene oder beschädigte Artikel: was dem Kommittenten gutgeschrieben wird, wenn ein Artikel in Ihrer Obhut verloren geht oder beschädigt wird.

Ändern sich die Bedingungen, legen Sie eine neue Version mit neuem Startdatum an, statt die alte zu bearbeiten. Jeder Verkauf verwendet die Version, die am Verkaufsdatum galt.

2. Bestand und Geld getrennt führen

Halten Sie die Obhut über die Artikel getrennt von der finanziellen Abrechnung. Eingegangen, verkaufsbereit, reserviert, verkauft, an den Eigentümer zurückgegeben, verloren und beschädigt sind Bestandszustände. Die Schuld gegenüber dem Kommittenten ist ein Geldsaldo. Wird ein Artikel auf „verkauft“ gesetzt, sollte das eine Verkaufszeile erzeugen – nicht stillschweigend den Kommittenten als bereits bezahlt markieren.

Kommissionsware ist kein gewöhnlicher Lagerbestand: Der Artikel liegt in Ihrem Geschäft, gehört aber weiter dem Kommittenten. Ein verlorener Artikel ist deshalb kein Verkauf, sondern ein Obhutsereignis, das nach der Verlustregel eine eigene Gutschrift auslösen kann, etwa 50 % des Listenpreises.

3. Die Verkaufszeile berechnen, Rabatte eingeschlossen

Bei einem einfachen Verkauf über 100 mit 10 % Provision auf den kassierten Betrag beträgt die Provision 10 und der Verdienst des Kommittenten 90. Wird ein Artikel mit Listenpreis 100 auf 90 reduziert, entscheidet die Vereinbarung – und sie muss eine von zwei Varianten nennen, nie eine Mischung aus beiden.

Variante A – Provision auf den tatsächlichen Verkaufspreis. Der Rabatt hat den Preis bereits gesenkt und wird nicht ein zweites Mal abgezogen: 100 − 10 = 90 kassiert, Provision 10 % von 90 = 9 für das Geschäft, Verdienst des Kommittenten 90 − 9 = 81.

Variante B – Rabatt nach den ursprünglich vereinbarten Anteilen geteilt. Die Provision ist auf den ursprünglichen Preis vereinbart, und der Rabatt wird nach den vereinbarten Anteilen geteilt, hier 50/50:

Als Formeln: Geschäft = ursprüngliche Provision − Rabatt × Anteil des Geschäfts; Kommittent = ursprünglicher Preis − ursprüngliche Provision − Rabatt × Anteil des Kommittenten. Beide Seiten ergeben zusammen die 90, die der Kunde bezahlt hat. Wer die Provision vom reduzierten Preis nimmt und zusätzlich den Rabattanteil des Kommittenten abzieht, mischt die beiden Varianten und zählt den Rabatt doppelt.

Eine Karten- oder Plattformgebühr, die das Geschäft bezahlt, geht nur von der Seite des Geschäfts ab. Mit einer Gebühr von 2 in Variante B: Kommittent 85, Geschäft 5 − 2 = 3, Zahlungsdienst 2 – Probe: 85 + 3 + 2 = 90.

4. Rückgaben als verknüpfte Stornos buchen

Rückgaben brauchen ein verknüpftes Storno. Wurde der Kommittent bereits bezahlt, kann das Storno einen negativen Saldo erzeugen, der in spätere Verdienste übertragen wird. Lege keinen zweiten, unsichtbaren Abzug an und belaste kein externes Konto automatisch.

Das Storno ist anteilig und verweist auf den ursprünglichen Verkauf. Werden in Variante B 45 der 90 erstattet, ist der Faktor 45 ÷ 90 = 0,5, und jeder Preisbestandteil der ursprünglichen Zeile wird in diesem Anteil storniert: der Verdienst des Kommittenten um −42,50, die Provision um −5,00 und der Rabattanteil des Kommittenten um −2,50. Eine Zahlungsgebühr, die der Zahlungsdienst behält, wird nicht automatisch zurückgeholt: Die Seite des Geschäfts trägt sie, seine 3 werden nach der halben Erstattung zu 0,50 und zu −2,00, wenn auch der Rest erstattet wird – so gezeigt, nicht auf null gesetzt. Jede Rückgabe wird einmal storniert, und die Erstattungen eines Verkaufs können nie mehr als den kassierten Betrag ausmachen. Der ursprüngliche Verkauf bleibt erhalten; das Storno steht im Zeitraum des Rückgabedatums.

5. Einmal einbehalten, einmal freigeben

Ein Rückbehalt kann gegen das Rückgaberisiko schützen, muss aber ein eigener Saldo sein, der einmal freigegeben wird, und darf nicht in jedem Zeitraum abgezogen werden. Eine verbreitete Regel lautet „10 % des Verdienstes, mindestens 10“, freigegeben 30 Tage nach Ende des Zeitraums. Bei einem Verdienst von 89 hält diese Regel 10 zurück; die Abrechnung zeigt den neuen Rückbehalt mit Freigabedatum, und eine spätere Abrechnung zeigt dieselben 10 als freigegebenen Rückbehalt.

6. Die Abrechnungsgleichung prüfen

Ein Abrechnungsjournal lässt sich mit einer Gleichung prüfen: Anfangssaldo plus neue Verdienste plus freigegebene Rückbehalte, abzüglich neuer Rückbehalte und bestätigter Auszahlungen, ergibt den Endsaldo. Bei einem Anfangssaldo von 20, neuen Verdiensten von 89, einem neuen Rückbehalt von 10 und einer Auszahlung von 50 beträgt der Endsaldo 49. Die Abrechnung sollte diesen Weg zeigen und jede Zeile mit dem Verkauf, der Rückgabe oder der Zahlung verknüpfen, die sie erzeugt hat.

Ist der Endsaldo negativ, weil eine Rückgabe nach einer Auszahlung kam, wird er vorgetragen und mit den nächsten Verdiensten verrechnet. Er wird nicht vom Konto des Kommittenten eingezogen.

7. Auszahlungen kontrollieren, damit nichts doppelt gezahlt wird

Ein Auszahlungsdatensatz ist der Nachweis einer Zahlung, die Sie anderswo geleistet haben. Das Hauptrisiko ist daher, dieselbe Zahlung zweimal zu erfassen. Drei Kontrollen helfen:

• jede Auszahlung erhält eine eindeutige ID, die nie wiederverwendet werden kann;
• ein wiederholter Befehl ist harmlos – dieselbe Auszahlung zweimal zu speichern ändert nichts;
• eine Bankreferenz, die schon bei einer anderen Auszahlung vorkommt, wird markiert und erfordert vor dem Bestätigen eine ausdrückliche Prüfung.

Sperren Sie den Zeitraum vor der Prüfung, damit sich nichts mit Datum darin ändert, während Sie die Abrechnungen kontrollieren, und buchen Sie erst danach. Eine gebuchte Abrechnung sollte eingefroren sein; eine Korrektur ist ein Storno des ganzen Zeitraums, keine Bearbeitung.

8. Mengen abstimmen, bevor Sie buchen

Stimmen Sie zuletzt die Mengen ab. Anfangsbestand plus Eingänge und eingehende Umlagerungen muss gleich verkaufsbereit, reserviert, verkauft, zurückgegeben, verloren, beschädigt und ausgehende Umlagerungen sein. Eine Abrechnung sollte nicht gebucht werden, solange derselbe Einzelartikel zweimal als verkauft erscheint. Weicht eine Zählung von „verkaufsbereit plus reserviert“ ab, ist das ein Grund anzuhalten und nachzuforschen – nicht, das Geld stillschweigend anzupassen.

Mit einem Werkzeug

Kommissionsware & Abrechnung verbindet die Bestandsprüfung mit der Geldabrechnung. Jede Verkaufszeile zeigt ihre Komponenten, Rückgaben erzeugen verknüpfte Stornos, Rückbehalte sind ein eigener Saldo, und doppelte Auszahlungs-IDs werden gestoppt, bevor sie das Journal zweimal ändern. Es ist ein Kontroll- und Abrechnungswerkzeug, kein Kassensystem und kein Zahlungsdienst: Es verarbeitet keine Karten, überweist kein Geld und entscheidet keine Steuerfragen.

Sehen Sie sich die fiktiven Beispiele der Galerie und der Boutique an, um zu sehen, wie Rabattteilung, Rückgaben und Auszahlungskontrollen funktionieren.

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