Cómo calcular el pago de una consignación sin perder el control de las devoluciones

Empieza por el acuerdo, no por el pago. «Un diez por ciento de comisión» está incompleto hasta que el negocio sabe si ese diez por ciento se aplica al precio de lista, al importe realmente cobrado o a un valor después de ciertas comisiones. El acuerdo también debe decir quién asume un descuento y qué ocurre cuando el comprador devuelve un artículo.

1. Escribe el acuerdo como una fórmula

Un acuerdo de consignación necesita unos pocos términos antes de poder calcular cualquier pago:

• Variante de descuento y base de comisión: una de dos variantes, nunca ambas: comisión sobre el precio real de venta (el importe cobrado, o el importe cobrado tras las comisiones de tarjeta o plataforma introducidas) o comisión sobre el precio original con el descuento repartido según partes acordadas.
• Modelo de comisión: un porcentaje, un importe fijo por unidad vendida o tramos. Con tramos, decide de forma explícita si cada tasa se aplica solo a la parte dentro de su tramo (marginal) o si la tasa alcanzada se aplica a toda la base (retroactiva). Con una base de 1.500, un 10 % hasta 1.000 y un 8 % por encima, los tramos marginales dan 140 y los retroactivos 120.
• Límite de descuento y partes: el mayor descuento que la tienda puede dar sin consultar y, en la variante repartida, qué parte del descuento asume cada lado.
• Plazo de devolución y retención: cuánto tiempo puede devolver un comprador, qué se retiene para cubrir ese riesgo y cuándo se libera.
• Artículos perdidos o dañados: qué se abona al consignador si un artículo se pierde o se daña bajo tu custodia.

Si los términos cambian, crea una nueva versión con una nueva fecha de inicio en lugar de editar la anterior. Cada venta debe usar la versión vigente en su fecha de venta.

2. Separa la custodia de los artículos del dinero

Mantén la custodia de los artículos separada de la liquidación financiera. Recibido, disponible, reservado, vendido, devuelto al propietario, perdido y dañado son estados de inventario. Lo que se debe al consignador es un saldo de dinero. Marcar un artículo como vendido debe crear una línea de venta, no dar por pagado al consignador en silencio.

El stock en consignación no es inventario corriente: el artículo está en tu tienda, pero sigue siendo del consignador. Por eso un artículo perdido no es una venta; es un evento de custodia que puede generar un abono aparte según la regla de pérdida, por ejemplo el 50 % del precio de lista.

3. Calcula la línea de venta, incluidos los descuentos

En una venta simple de 100 con un 10 % de comisión sobre el importe cobrado, la comisión es 10 y lo que gana el consignador es 90. Si un artículo con precio de lista 100 se rebaja a 90, decide el acuerdo, y debe indicar una de dos variantes, nunca una mezcla de ambas.

Variante A: comisión sobre el precio real de venta. El descuento ya redujo el precio, así que no se descuenta una segunda vez: 100 − 10 = 90 cobrado, comisión 10 % de 90 = 9 para la tienda, ganancia del consignador 90 − 9 = 81.

Variante B: descuento repartido según las partes pactadas originales. La comisión se pacta sobre el precio original y el descuento se reparte según las partes acordadas, aquí 50/50:

En fórmulas: tienda = comisión original − descuento × parte de la tienda; consignador = precio original − comisión original − descuento × parte del consignador. Ambos lados suman los 90 que pagó el cliente. Calcular la comisión sobre el precio rebajado y además restar la parte del descuento del consignador mezclaría las dos variantes y contaría el descuento dos veces.

Una comisión de tarjeta o de plataforma que paga la tienda sale solo del lado de la tienda. Con una comisión de 2 en la variante B: consignador 85, tienda 5 − 2 = 3, proveedor de pagos 2; comprobación: 85 + 3 + 2 = 90.

4. Trata las devoluciones como reversiones vinculadas

Las devoluciones necesitan una reversión vinculada. Si el consignador ya cobró, la reversión puede crear un saldo negativo que pasa a ganancias posteriores. No crees una segunda deducción invisible ni cargues automáticamente una cuenta externa.

La reversión es proporcional y apunta a la venta original. Si en la variante B se reembolsan 45 de los 90, el factor es 45 ÷ 90 = 0,5, y cada componente de precio de la línea original se revierte en esa proporción: la ganancia del consignador en −42,50, la comisión en −5,00 y la parte del descuento del consignador en −2,50. Una comisión de pago que el procesador se queda no se restituye automáticamente: la asume el lado de la tienda, de modo que sus 3 pasan a 0,50 tras la mitad del reembolso y a −2,00 si también se reembolsa el resto; se muestra tal cual, sin ponerlo a cero. Cada devolución se revierte una vez, y los reembolsos de una venta nunca pueden superar lo cobrado. La venta original queda registrada; la reversión se sitúa en el periodo de la fecha de devolución.

5. Retén una vez, libera una vez

Una retención puede proteger frente al plazo de devoluciones, pero debe ser un saldo aparte que se libera una vez, no algo que se resta en cada periodo. Una regla habitual es «10 % de lo ganado, como mínimo 10», liberado 30 días después del fin del periodo. Con ganancias de 89, esa regla retiene 10; la liquidación muestra la nueva retención con su fecha de liberación, y una liquidación posterior muestra esos mismos 10 como retención liberada.

6. Comprueba la ecuación de liquidación

Un libro de liquidación se comprueba con una ecuación: saldo inicial a pagar más nuevas ganancias más retenciones liberadas, menos nuevas retenciones y pagos confirmados, igual al saldo final a pagar. Si el saldo inicial es 20, las nuevas ganancias 89, una nueva retención 10 y un pago 50, el saldo final a pagar es 49. La liquidación debe mostrar ese recorrido y vincular cada línea con la venta, la devolución o el pago que la creó.

Si el saldo final es negativo porque una devolución llegó después de un pago, se arrastra y se compensa con las siguientes ganancias. No se cobra de la cuenta del consignador.

7. Controla los pagos para no pagar dos veces

Un registro de pago es la prueba de un pago que hiciste en otro lugar, así que el riesgo principal es registrar dos veces el mismo pago. Tres controles ayudan:

• da a cada pago un ID único que nunca pueda reutilizarse;
• haz que repetir una orden sea inofensivo: guardar dos veces el mismo pago no cambia nada;
• señala una referencia bancaria que ya aparece en otro pago y pide una comprobación explícita antes de confirmar.

Bloquea el periodo antes de revisarlo, para que nada con fecha dentro de él cambie mientras compruebas los extractos, y contabiliza solo después de esa revisión. Un extracto contabilizado debe quedar congelado; una corrección es una reversión de todo el periodo, no una edición.

8. Concilia las cantidades antes de contabilizar

Por último, concilia las cantidades. El stock inicial más las entradas y los traslados recibidos debe ser igual a disponible, reservado, vendido, devuelto, perdido, dañado y traslados enviados. Una liquidación no debe contabilizarse mientras el mismo artículo con número de serie aparezca vendido dos veces. Un recuento físico que difiere de «disponible más reservado» es motivo para detenerse e investigar, no para ajustar el dinero en silencio.

Hacerlo con una herramienta

Consignación: stock y liquidaciones combina la comprobación de custodia con el extracto de dinero. Cada línea de venta muestra sus componentes, las devoluciones crean reversiones vinculadas, las retenciones son un saldo propio y los ID de pago duplicados se detienen antes de cambiar el registro dos veces. Es una herramienta de control y liquidación, no un sistema de punto de venta ni un servicio de pagos: no procesa tarjetas, no envía dinero y no decide cuestiones fiscales.

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