Calculer le versement d’un dépôt-vente sans perdre la trace des retours

Commencez par le contrat, pas par le versement. « Dix pour cent de commission » reste incomplet tant que la boutique ne sait pas si ces dix pour cent portent sur le prix affiché, le montant réellement encaissé ou une valeur après certains frais. Le contrat doit aussi dire qui supporte une remise et ce qui se passe quand l’acheteur rapporte un article.

1. Écrire le contrat comme une formule

Avant de calculer un versement, un contrat de dépôt-vente a besoin de quelques conditions :

• Variante de remise et base de commission : une des deux variantes, jamais les deux — commission sur le prix de vente réel (le montant encaissé, ou le montant encaissé après les frais de carte ou de plateforme saisis), ou commission sur le prix d’origine avec une remise partagée selon des parts convenues.
• Modèle de commission : un pourcentage, un montant fixe par unité vendue ou des paliers. Avec des paliers, décidez explicitement si chaque taux s’applique seulement à la part comprise dans son palier (marginal) ou si le taux atteint s’applique à toute la base (rétroactif). Sur une base de 1 500, avec 10 % jusqu’à 1 000 et 8 % au-delà, les paliers marginaux donnent 140 et les rétroactifs 120.
• Plafond de remise et parts : la remise la plus forte que la boutique peut accorder sans demander et, dans la variante partagée, la part de la remise que supporte chaque côté.
• Délai de retour et retenue : combien de temps un acheteur peut rapporter un article, ce qui est retenu pour couvrir ce risque et quand c’est libéré.
• Articles perdus ou abîmés : ce qui est crédité au déposant si un article est perdu ou abîmé sous votre garde.

Si les conditions changent, créez une nouvelle version avec une nouvelle date de début au lieu de modifier l’ancienne. Chaque vente utilise la version en vigueur à sa date.

2. Séparer la garde des articles de l’argent

Gardez la garde des articles séparée du règlement financier. Reçu, en vente, réservé, vendu, rendu au propriétaire, perdu et abîmé sont des états de stock. Ce que vous devez au déposant est un solde d’argent. Passer un article à « vendu » doit créer une ligne de vente, pas marquer en silence le déposant comme déjà payé.

Le stock en dépôt-vente n’est pas un stock ordinaire : l’article est dans votre boutique, mais il appartient toujours au déposant. Un article perdu n’est donc pas une vente ; c’est un événement de garde qui peut créer un crédit distinct selon la règle de perte, par exemple 50 % du prix affiché.

3. Calculer la ligne de vente, remises comprises

Pour une vente simple de 100 avec 10 % de commission sur le montant encaissé, la commission est de 10 et le gain du déposant de 90. Si un article affiché à 100 est remisé à 90, le contrat décide — et il doit nommer une des deux variantes, jamais un mélange des deux.

Variante A — commission sur le prix de vente réel. La remise a déjà réduit le prix ; elle n’est pas déduite une seconde fois : 100 − 10 = 90 encaissés, commission 10 % de 90 = 9 pour la boutique, gain du déposant 90 − 9 = 81.

Variante B — remise partagée selon les parts convenues à l’origine. La commission est convenue sur le prix d’origine et la remise est répartie selon les parts convenues, ici 50/50 :

En formules : boutique = commission d’origine − remise × part de la boutique ; déposant = prix d’origine − commission d’origine − remise × part du déposant. Les deux côtés font ensemble les 90 payés par le client. Prendre la commission sur le prix remisé et déduire en plus la part de remise du déposant mélangerait les deux variantes et compterait la remise deux fois.

Des frais de carte ou de plateforme payés par la boutique ne sont pris que sur sa part. Avec des frais de 2 dans la variante B : déposant 85, boutique 5 − 2 = 3, prestataire de paiement 2 — contrôle : 85 + 3 + 2 = 90.

4. Traiter les retours comme des contrepassations liées

Les retours exigent une contrepassation liée. Si le déposant a déjà été payé, la contrepassation peut créer un solde négatif reporté sur les gains suivants. Ne créez pas de seconde déduction invisible et ne débitez pas automatiquement un compte extérieur.

La contrepassation est proportionnelle et renvoie à la vente d’origine. Si 45 des 90 sont remboursés dans la variante B, le facteur est 45 ÷ 90 = 0,5, et chaque composante de prix de la ligne d’origine est contrepassée dans cette proportion : le gain du déposant de −42,50, la commission de −5,00 et la part de remise du déposant de −2,50. Des frais de paiement gardés par le prestataire ne sont pas restitués automatiquement : la part de la boutique les supporte, ses 3 deviennent 0,50 après la moitié du remboursement et −2,00 si le reste est remboursé aussi — affichés tels quels, pas mis à zéro. Chaque retour est contrepassé une fois, et les remboursements d’une vente ne peuvent jamais dépasser l’encaissé. La vente d’origine reste enregistrée ; la contrepassation se place dans la période de la date du retour.

5. Retenir une fois, libérer une fois

Une retenue peut protéger contre le délai de retour, mais elle doit être un solde séparé, libéré une fois, et non une déduction à chaque période. Une règle courante est « 10 % des gains, au moins 10 », libérée 30 jours après la fin de la période. Sur des gains de 89, cette règle retient 10 ; le relevé montre la nouvelle retenue avec sa date de libération, et un relevé ultérieur montre ces mêmes 10 revenir comme retenue libérée.

6. Vérifier l’équation du règlement

Un journal de règlement se vérifie avec une équation : solde dû d’ouverture plus nouveaux gains plus retenues libérées, moins nouvelles retenues et versements confirmés, égale le solde dû de clôture. Avec une ouverture de 20, de nouveaux gains de 89, une nouvelle retenue de 10 et un versement de 50, le solde de clôture est de 49. Le relevé doit montrer ce chemin et relier chaque ligne à la vente, au retour ou au paiement qui l’a créée.

Si le solde de clôture est négatif parce qu’un retour est arrivé après un versement, il est reporté et imputé sur les gains suivants. Il n’est pas prélevé sur le compte du déposant.

7. Contrôler les versements pour ne rien payer deux fois

Un enregistrement de versement est la preuve d’un paiement effectué ailleurs ; le risque principal est donc d’enregistrer deux fois le même paiement. Trois contrôles aident :

• donner à chaque versement un identifiant unique qui ne peut jamais être réutilisé ;
• rendre une commande répétée sans effet : enregistrer deux fois le même versement ne change rien ;
• signaler une référence bancaire déjà présente sur un autre versement et demander une vérification explicite avant de confirmer.

Verrouillez la période avant la vérification, afin que rien de daté à l’intérieur ne change pendant que vous contrôlez les relevés, et comptabilisez seulement après. Un relevé comptabilisé doit être figé ; une correction est une contrepassation de toute la période, pas une modification.

8. Rapprocher les quantités avant de comptabiliser

Enfin, rapprochez les quantités. Le stock d’ouverture plus les entrées et les transferts reçus doit égaler en vente, réservé, vendu, rendu, perdu, abîmé et transferts sortants. Un règlement ne doit pas être comptabilisé tant qu’un même article unique apparaît vendu deux fois. Un comptage physique différent de « en vente plus réservé » est une raison de s’arrêter et d’enquêter, pas d’ajuster l’argent en silence.

Avec un outil

Dépôt-vente : stock et règlements associe le contrôle de la garde au relevé financier. Chaque ligne de vente montre ses composantes, les retours créent des contrepassations liées, les retenues forment leur propre solde et les identifiants de versement en double sont bloqués avant de modifier le registre deux fois. C’est un outil de contrôle et de règlement, pas un système de caisse ni un service de paiement : il ne traite pas de cartes, n’envoie pas d’argent et ne tranche aucune question fiscale.

Explorez les exemples fictifs de la galerie et de la boutique pour voir comment fonctionnent le partage des remises, les retours et les contrôles de versement.

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