Recolher um notebook não prova que todas as contas de trabalho foram encerradas. O Controle de saída de funcionários e encerramento de acessos liga pessoas, responsáveis por sistemas, registros de acesso, equipamentos e licenças recorrentes a ações nomeadas e confirmações. Você vê quem precisa fazer o quê, quais tarefas dependem de outra ação e o que ainda é desconhecido.

As exceções ficam visíveis em vez de transformar uma tarefa dispensada em uma verificação de segurança concluída. Os custos futuros de licença evitados ficam separados dos reembolsos realmente recebidos, e o registro de saída é exportado com as referências de evidência. Este espaço de trabalho local organiza e documenta o seu processo. Ele não retira acessos remotos, não guarda senhas e não certifica que não resta nenhum acesso.

Cada caso de saída parte dos registros da própria pessoa: os sistemas pelos quais ela é responsável ou substituta, os acessos dela, os equipamentos que estão com ela e as licenças vinculadas. Um modelo propõe as tarefas — transferência de documentos, transferência de responsabilidade, encerramento de acesso, troca de segredo ou permissões compartilhadas, devolução de equipamentos, liberação de assentos e conferência da próxima cobrança — com as dependências entre elas. Um ciclo de dependências impede o início, e uma tarefa dependente só é confirmada depois dos pré-requisitos, a menos que você registre um motivo, que fica visível no relatório.

A conclusão confirmada conta só as tarefas obrigatórias confirmadas: três confirmadas e uma dispensada dão 75%, nunca 100%. Um caso só é encerrado normalmente quando todas as tarefas obrigatórias estão confirmadas e nenhuma verificação de acesso está aberta; caso contrário, só pode ser encerrado com exceções aceitas, cada uma com responsável, motivo, data e data de revisão. Um acesso com estado desconhecido continua sendo uma verificação aberta até alguém registrar o que viu.

Para as licenças, o cronograma de cobrança base e o proposto são montados nas mesmas datas de cobrança. Remover dois assentos mensais de US$ 30 antes de três datas de cobrança futuras evita US$ 180 de cobranças futuras; não é um reembolso de US$ 180. Uma licença anual pré-paga sem reembolso nunca aparece como dinheiro recuperado, e um valor fixo da conta não cai quando uma pessoa sai, a menos que um novo plano confirmado o altere.