Quanto acconto chiedere su un ordine importante?

Chiedi almeno quanto basta a coprire i costi che paghi prima del cliente, meno la cassa di cui puoi fare a meno senza scendere sotto la riserva. In percentuale: acconto minimo % = (costi pagati prima dell'incasso − cassa libera) ÷ prezzo dell'ordine. Nell'esempio qui sotto è il 35%: al di sotto, un ordine redditizio porterebbe l'azienda sotto la riserva prima che il cliente abbia pagato un centesimo.

Un acconto non è una questione di fiducia. È una questione di chi finanzia l'ordine mentre viene realizzato, e per quanto tempo.

La formula

1. Costi pagati prima dell'incasso: materiali, subappaltatori e manodopera che paghi tra l'accettazione dell'ordine e il pagamento finale.
2. Cassa libera: la cassa sopra la riserva che al resto dell'azienda non serve in quelle settimane.
3. Buco di cassa = costi pagati prima dell'incasso − cassa libera.
4. Acconto minimo = buco di cassa ÷ prezzo. Se il buco è zero o negativo, a rigore non ti serve un acconto, anche se potresti volerlo comunque.

Altri due numeri ti aiutano a fissare prezzo e condizioni:

• Giorni fino all'incasso = giorni di produzione + termini di pagamento (+ il ritardo che questo cliente aggiunge di solito).
• Prezzo minimo = costo diretto + il costo di finanziare quel costo fino all'incasso (costo diretto × il tuo costo del denaro × giorni ÷ 365). Sotto questa soglia l'ordine fa perdere soldi, una volta contati i soldi che vi restano bloccati.

Passo per passo

1. Elenca ogni costo dell'ordine e quando lo paghi.
2. Somma la parte pagata prima del pagamento finale del cliente.
3. Prendi la tua cassa libera nelle stesse settimane: la cassa sopra la riserva, dopo le spese del resto dell'azienda.
4. Calcola il buco e dividilo per il prezzo. Arrotonda per eccesso, non per difetto.
5. Aggiungi un margine se il cliente ha già pagato in ritardo, o se la produzione potrebbe allungarsi.
6. Controlla il prezzo minimo, così l'acconto non nasconde un ordine che non rende.

Un esempio completo

A una falegnameria viene proposto un ordine da $40,000. Realizzarlo costa $26,000: $16,000 di materiali comprati in anticipo e $10,000 di manodopera nei 42 giorni di produzione. Il cliente vuole Net 30 dalla consegna, quindi la falegnameria incassa 72 giorni dopo l'inizio. Ha $12,000 di cassa libera sopra la riserva.

• Buco di cassa: $26,000 − $12,000 = $14,000.
• Acconto minimo: $14,000 ÷ $40,000 = 35%, cioè $14,000.

Con un acconto del 35%, la cassa della falegnameria sopra la riserva sale a $10,000 il primo giorno ($12,000 + $14,000 − $16,000), scende a zero man mano che si paga la manodopera e resta a zero finché il cliente non paga. Funziona, ma per un soffio. Un acconto del 40% coprirebbe interamente i materiali e lascerebbe un cuscinetto; lo stesso farebbe fatturare una seconda rata alla consegna.

Verifica del prezzo: i $26,000 di costi restano bloccati per 72 giorni. Con un costo del denaro del 12% questo costa $615.46, quindi il prezzo minimo è $26,615.46. A $40,000 l'ordine rende $14,000 prima delle spese generali e supera il prezzo minimo con ampio margine; l'acconto protegge la cassa, non il profitto. Se il cliente paga il saldo di $26,000 con 15 giorni di ritardo, l'attesa in più costa altri $128.22: poco in denaro, molto in rischio, perché a quel punto la falegnameria non ha più alcun cuscinetto.

Come chiederlo

• Collegalo ai materiali. «L'acconto copre il legname e la ferramenta che ordiniamo questa settimana» è una ragione che i clienti accettano.
• Proponi delle tranche invece di un'unica grossa somma: per esempio acconto, un pagamento a una tappa della produzione, saldo alla consegna.
• Mettilo nel preventivo, non in un messaggio successivo. Un acconto che compare dopo che il prezzo è stato concordato sembra una nuova condizione.
• Scambia, non cedere. Se il cliente vuole un acconto più piccolo, chiedi termini di pagamento più brevi o un prezzo più alto.

Errori comuni

• Usare una cifra tonda per abitudine. Il cinquanta per cento è troppo per alcuni ordini e non abbastanza per altri.
• Dimenticare che il resto dell'azienda ha ancora le sue spese. La cassa libera è ciò che resta dopo di esse, non il saldo in banca.
• Ignorare i termini di pagamento. Lo stesso ordine con Net 60 invece di Net 30 richiede lo stesso acconto, ma un cuscinetto più lungo.
• Iniziare il lavoro prima che l'acconto sia accreditato.
• Confondere profitto e cassa. Un ordine molto redditizio può comunque rompere la riserva alla terza settimana.

Domande frequenti

Quale percentuale di acconto è normale?

Varia per settore e per paese, e tra lavori su misura e articoli a magazzino. La domanda utile non è cosa sia normale, ma di cosa abbia bisogno la tua cassa; usa la formula, poi confrontala con ciò a cui sono abituati i tuoi clienti.

L'acconto è rimborsabile?

Dipende dal tuo contratto e dalla legge del paese in cui operi. Metti per iscritto cosa succede all'acconto se il cliente annulla, e verifica le norme a tutela dei consumatori se vendi a privati.

E se il cliente rifiuta qualsiasi acconto?

Allora riduci il buco in un altro modo: pagamenti a tranche, termini di pagamento più brevi, credito del fornitore sui materiali o un prezzo che paghi il finanziamento. Se nulla di questo è possibile, l'ordine potrebbe semplicemente essere troppo grande per la tua cassa attuale.

L'acconto conta come ricavo?

Per la pianificazione della cassa è un'entrata; in contabilità di solito è trattato come anticipo finché il lavoro non viene consegnato. Chiedi al tuo commercialista come registrarlo.

Prima, un controllo rapido: il Calcolatore dell'acconto gratuito trova l'acconto più piccolo che mantiene la tua cassa sopra la riserva su un singolo ordine, con tutte le altre percentuali accanto.

Controlla i tuoi numeri

Il prezzo minimo qui sopra usa la stessa formula del nostro calcolatore del prezzo minimo gratuito. Questo è un supporto alle decisioni, non una consulenza finanziaria, fiscale o legale.