Anzahlung bei großen Aufträgen: wie viel?

Verlange mindestens so viel, dass es die Kosten deckt, die du vor dem Kunden bezahlst, minus das Geld, das du entbehren kannst, ohne unter deine Reserve zu fallen. In Prozent: Mindestanzahlung % = (Kosten vor Zahlung − freies Geld) ÷ Auftragspreis. Im Beispiel unten sind das 35% — darunter würde ein profitabler Auftrag das Unternehmen unter seine Reserve drücken, bevor der Kunde auch nur einen Cent zahlt.

Bei einer Anzahlung geht es nicht um Vertrauen. Es geht darum, wer den Auftrag finanziert, während er entsteht, und wie lange.

Die Formel

1. Kosten vor Zahlung — Material, Subunternehmer und Arbeit, die du zwischen Auftragsannahme und Schlusszahlung bezahlst.
2. Freies Geld — Geld über deiner Reserve, das der Rest des Unternehmens in diesen Wochen nicht braucht.
3. Cash-Lücke = Kosten vor Zahlung − freies Geld.
4. Mindestanzahlung = Cash-Lücke ÷ Preis. Ist die Lücke null oder negativ, brauchst du streng genommen keine Anzahlung, auch wenn du vielleicht trotzdem eine willst.

Zwei weitere Zahlen helfen dir bei Preis und Zahlungsbedingungen:

• Tage bis zur Zahlung = Produktionstage + Zahlungsziel (+ die Verspätung, die dieser Kunde üblicherweise draufpackt).
• Preisuntergrenze = direkte Kosten + die Kosten, diese Kosten bis zur Zahlung zu finanzieren (direkte Kosten × deine Kapitalkosten × Tage ÷ 365). Darunter verliert der Auftrag Geld, sobald du das gebundene Geld mitrechnest.

Schritt für Schritt

1. Liste alle Kosten des Auftrags auf und wann du sie bezahlst.
2. Addiere den Teil, der vor der Schlusszahlung des Kunden fällig wird.
3. Nimm dein freies Geld für dieselben Wochen — über der Reserve, nach den Rechnungen des übrigen Geschäfts.
4. Berechne die Lücke und teile durch den Preis. Runde auf, nicht ab.
5. Schlag eine Marge drauf, wenn der Kunde schon einmal spät gezahlt hat oder die Produktion länger dauern könnte.
6. Prüfe die Preisuntergrenze, damit die Anzahlung keinen Auftrag versteckt, der sich nicht lohnt.

Ein Rechenbeispiel

Einer Möbelwerkstatt wird ein Auftrag über $40,000 angeboten. Er kostet $26,000: $16,000 Material, das vorab gekauft wird, und $10,000 Arbeit über 42 Tage Produktion. Der Kunde will Net 30 nach Lieferung, die Werkstatt wird also 72 Tage nach Start bezahlt. Sie hat $12,000 freies Geld über ihrer Reserve.

• Cash-Lücke: $26,000 − $12,000 = $14,000.
• Mindestanzahlung: $14,000 ÷ $40,000 = 35%, also $14,000.

Mit 35% Anzahlung liegt das Geld der Werkstatt über der Reserve am ersten Tag bei $10,000 ($12,000 + $14,000 − $16,000), sinkt auf null, während die Arbeit bezahlt wird, und bleibt bei null, bis der Kunde zahlt. Das funktioniert — aber knapp. 40% Anzahlung würden das Material vollständig decken und ein Polster lassen; eine zweite Teilzahlung bei Lieferung ebenso.

Preisprüfung: Die $26,000 Kosten sind 72 Tage gebunden. Bei 12% Kapitalkosten kostet das $615.46, die Preisuntergrenze liegt also bei $26,615.46. Bei $40,000 bringt der Auftrag $14,000 vor Gemeinkosten und liegt klar über der Grenze; die Anzahlung schützt das Geld, nicht den Gewinn. Zahlt der Kunde den Rest von $26,000 erst 15 Tage zu spät, kostet das zusätzliche Warten weitere $128.22 — wenig Geld, aber viel Risiko, weil die Werkstatt dann kein Polster mehr hat.

So fragst du danach

• Knüpf sie ans Material. „Die Anzahlung deckt Holz und Beschläge, die wir diese Woche bestellen“ ist ein Grund, den Kunden akzeptieren.
• Biete Stufen statt einer großen Summe an: zum Beispiel Anzahlung, eine Zahlung bei einem Produktionsmeilenstein, Rest bei Lieferung.
• Schreib sie ins Angebot, nicht in eine Nachricht danach. Eine Anzahlung, die nach der Preiseinigung auftaucht, wirkt wie eine neue Bedingung.
• Tausche, statt nachzugeben. Will der Kunde weniger Anzahlung, bitte um ein kürzeres Zahlungsziel oder einen höheren Preis.

Häufige Fehler

• Aus Gewohnheit eine runde Zahl nehmen. Fünfzig Prozent sind für manche Aufträge zu viel und für andere zu wenig.
• Vergessen, dass der Rest des Geschäfts auch Rechnungen hat. Freies Geld ist, was danach übrig bleibt, nicht der Kontostand.
• Das Zahlungsziel ignorieren. Derselbe Auftrag mit Net 60 statt Net 30 braucht dieselbe Anzahlung — aber ein längeres Polster.
• Mit der Arbeit beginnen, bevor die Anzahlung eingegangen ist.
• Gewinn mit Geld verwechseln. Auch ein sehr profitabler Auftrag kann in Woche drei die Reserve brechen.

Häufige Fragen

Welcher Prozentsatz ist als Anzahlung üblich?

Das hängt von Gewerk und Land ab und davon, ob es Maßarbeit oder Lagerware ist. Die nützliche Frage ist nicht, was üblich ist, sondern was dein Geld braucht; rechne mit der Formel und vergleiche dann mit dem, was deine Kunden gewohnt sind.

Ist eine Anzahlung erstattungsfähig?

Das hängt von deinem Vertrag und dem Recht ab, wo du tätig bist. Halte schriftlich fest, was bei einer Stornierung mit der Anzahlung passiert, und prüf die Verbraucherregeln, wenn du an Privatpersonen verkaufst.

Was, wenn der Kunde jede Anzahlung ablehnt?

Dann verkürze die Lücke anders: Teilzahlungen, ein kürzeres Zahlungsziel, Lieferantenkredit fürs Material oder ein Preis, der die Finanzierung bezahlt. Ist nichts davon möglich, ist der Auftrag für dein aktuelles Geld vielleicht schlicht zu groß.

Zählt die Anzahlung als Umsatz?

Für die Liquiditätsplanung ist sie ein Geldeingang; in der Buchhaltung wird sie meist bis zur Lieferung als Vorauszahlung geführt. Frag deinen Steuerberater, wie du sie verbuchst.

Erst ein schneller Check: Der kostenlose Anzahlungsrechner (auf Englisch) findet die kleinste Anzahlung, bei der dein Geld bei einem Auftrag über der Reserve bleibt, und zeigt jeden anderen Prozentsatz daneben.

Prüf deine eigenen Zahlen

Die Preisuntergrenze oben nutzt dieselbe Formel wie unser kostenloser Preisuntergrenzen-Rechner. Das ist Entscheidungshilfe, keine Finanz-, Steuer- oder Rechtsberatung.