Hoeveel aanbetaling vraag je bij een grote order?

Vraag minstens genoeg om de kosten te dekken die je betaalt voordat de klant betaalt, min de kas die je kunt missen zonder onder je reserve te zakken. Als percentage: minimale aanbetaling % = (kosten betaald vóór de betaling − vrije kas) ÷ orderprijs. In het voorbeeld hieronder is dat 35%: daaronder zou een winstgevende order het bedrijf onder zijn reserve brengen voordat de klant een cent heeft betaald.

Een aanbetaling gaat niet over vertrouwen. Het gaat erover wie de order financiert terwijl die wordt gemaakt, en hoe lang.

De formule

1. Kosten betaald vóór de betaling: materialen, onderaannemers en arbeid die je betaalt tussen het aannemen van de order en de eindbetaling.
2. Vrije kas: kas boven je reserve die de rest van het bedrijf in die weken niet nodig heeft.
3. Kasgat = kosten betaald vóór de betaling − vrije kas.
4. Minimale aanbetaling = kasgat ÷ prijs. Is het gat nul of negatief, dan heb je strikt genomen geen aanbetaling nodig, al wil je er misschien toch een.

Nog twee getallen helpen je de prijs en de voorwaarden te bepalen:

• Dagen tot betaling = productiedagen + betalingstermijn (+ de vertraging die deze klant meestal toevoegt).
• Minimumprijs = directe kosten + de kosten om die kosten te financieren tot je betaald wordt (directe kosten × je kosten van geld × dagen ÷ 365). Daaronder verliest de order geld zodra je het geld meetelt dat erin vastzit.

Stap voor stap

1. Zet elke kostenpost van de order op een rij, met wanneer je die betaalt.
2. Tel het deel op dat je betaalt vóór de eindbetaling van de klant.
3. Neem je vrije kas in dezelfde weken: de kas boven je reserve, na de rekeningen van de rest van het bedrijf.
4. Bereken het gat en deel door de prijs. Rond naar boven af, niet naar beneden.
5. Tel er een marge bij als de klant eerder te laat heeft betaald, of als de productie kan uitlopen.
6. Controleer de minimumprijs, zodat de aanbetaling geen order verbergt die niets oplevert.

Een uitgewerkt voorbeeld

Een meubelmakerij krijgt een order van $40,000 aangeboden. Die kost $26,000 om te maken: $16,000 aan materiaal dat vooraf wordt ingekocht en $10,000 aan arbeid tijdens de 42 dagen productie. De klant wil Net 30 na levering, dus de meubelmakerij wordt 72 dagen na de start betaald. Ze heeft $12,000 vrije kas boven haar reserve.

• Kasgat: $26,000 − $12,000 = $14,000.
• Minimale aanbetaling: $14,000 ÷ $40,000 = 35%, oftewel $14,000.

Met een aanbetaling van 35% gaat de kas van de meubelmakerij boven de reserve op dag één naar $10,000 ($12,000 + $14,000 − $16,000), zakt naar nul terwijl de arbeid wordt betaald en blijft op nul tot de klant betaalt. Het werkt, maar net. Een aanbetaling van 40% zou het materiaal volledig dekken en een buffer overlaten; hetzelfde geldt voor een tweede termijnfactuur bij levering.

Prijscontrole: de $26,000 aan kosten zitten 72 dagen vast. Tegen 12% kosten van geld kost dat $615.46, dus de minimumprijs is $26,615.46. Bij $40,000 levert de order $14,000 op vóór overheadkosten en komt ze ruim boven de minimumprijs uit; de aanbetaling beschermt de kas, niet de winst. Betaalt de klant het saldo van $26,000 met 15 dagen vertraging, dan kost het extra wachten nog eens $128.22: weinig in geld, veel in risico, want de meubelmakerij heeft op dat moment geen buffer meer.

Hoe je erom vraagt

• Koppel het aan het materiaal. «De aanbetaling dekt het hout en het beslag dat we deze week bestellen» is een reden die klanten accepteren.
• Bied termijnen aan in plaats van één groot bedrag: bijvoorbeeld een aanbetaling, een betaling bij een productiemijlpaal en het restant bij levering.
• Zet het in de offerte, niet in een vervolgbericht. Een aanbetaling die opduikt nadat de prijs is afgesproken, voelt als een nieuwe voorwaarde.
• Ruil, geef niet toe. Wil de klant een kleinere aanbetaling, vraag dan een kortere betalingstermijn of een hogere prijs.

Veelgemaakte fouten

• Uit gewoonte een rond getal gebruiken. Vijftig procent is voor sommige orders te veel en voor andere niet genoeg.
• Vergeten dat de rest van het bedrijf ook nog rekeningen heeft. Vrije kas is wat daarna overblijft, niet het banksaldo.
• De betalingstermijn negeren. Dezelfde order met Net 60 in plaats van Net 30 vraagt om dezelfde aanbetaling, maar om een langere buffer.
• Aan het werk gaan voordat de aanbetaling binnen is.
• Winst met kas verwarren. Een zeer winstgevende order kan de reserve in week drie toch breken.

Veelgestelde vragen

Welk aanbetalingspercentage is normaal?

Dat verschilt per branche en per land, en tussen maatwerk en voorraadartikelen. De nuttige vraag is niet wat normaal is, maar wat je kas nodig heeft; gebruik de formule en vergelijk die daarna met wat je klanten gewend zijn.

Is een aanbetaling terugbetaalbaar?

Dat hangt af van je contract en van het recht waar je zaken doet. Leg schriftelijk vast wat er met de aanbetaling gebeurt als de klant annuleert, en controleer de consumentenregels als je aan particulieren verkoopt.

En als de klant elke aanbetaling weigert?

Verklein het gat dan op een andere manier: termijnbetalingen, een kortere betalingstermijn, leverancierskrediet op het materiaal of een prijs die de financiering betaalt. Lukt geen van die dingen, dan is de order misschien gewoon te groot voor je huidige kas.

Telt de aanbetaling als omzet?

Voor je kasplanning is het geld dat binnenkomt; in de boekhouding wordt het meestal als vooruitbetaling behandeld tot het werk is geleverd. Vraag je boekhouder hoe je het boekt.

Eerst een snelle check: de gratis aanbetaling-calculator vindt de kleinste aanbetaling die je kas bij één order boven de reserve houdt, met alle andere percentages ernaast.

Controleer je eigen cijfers

De minimumprijs hierboven gebruikt dezelfde formule als onze gratis minimumprijs-rekenhulp. Dit is beslissingsondersteuning, geen financieel, fiscaal of juridisch advies.