Какую предоплату просить за крупный заказ?

Просите как минимум столько, чтобы покрыть затраты, которые вы оплачиваете раньше клиента, минус деньги, которые можно выделить, не опускаясь ниже резерва. В процентах: минимальная предоплата % = (затраты до оплаты − свободные деньги) ÷ цена заказа. В примере ниже это 35% — ниже этого прибыльный заказ опустил бы бизнес под резерв ещё до того, как клиент заплатит хоть цент.

Предоплата — не вопрос доверия. Это вопрос о том, кто финансирует заказ, пока он делается, и как долго.

Формула

1. Затраты до оплаты — материалы, субподрядчики и работа, которые вы оплачиваете между принятием заказа и получением окончательной оплаты.
2. Свободные деньги — деньги сверх резерва, которые остальному бизнесу не понадобятся в эти недели.
3. Денежный разрыв = затраты до оплаты − свободные деньги.
4. Минимальная предоплата = денежный разрыв ÷ цена. Если разрыв нулевой или отрицательный, предоплата строго не нужна, хотя она всё равно может быть желательна.

Ещё два числа помогают назначить цену и условия:

• Дни до оплаты = дни производства + срок оплаты (+ опоздание, обычное для этого клиента).
• Нижняя граница цены = прямые затраты + стоимость финансирования этих затрат до оплаты (прямые затраты × ваша стоимость денег × дни ÷ 365). Ниже неё заказ убыточен, если учесть замороженные в нём деньги.

По шагам

1. Перечислите все затраты по заказу и даты их оплаты.
2. Сложите ту часть, что оплачивается до окончательного платежа клиента.
3. Возьмите свободные деньги на те же недели — сверх резерва, после счетов остального бизнеса.
4. Посчитайте разрыв и разделите на цену. Округляйте вверх, а не вниз.
5. Добавьте запас, если клиент уже платил с опозданием или производство может затянуться.
6. Проверьте нижнюю границу цены, чтобы предоплата не маскировала невыгодный заказ.

Разобранный пример

Мебельной мастерской предлагают заказ на $40,000. Его себестоимость — $26,000: $16,000 материалов, закупаемых сразу, и $10,000 работы в течение 42 дней производства. Клиент хочет Net 30 после поставки, так что мастерская получит деньги через 72 дня после начала. Свободных денег сверх резерва — $12,000.

• Денежный разрыв: $26,000 − $12,000 = $14,000.
• Минимальная предоплата: $14,000 ÷ $40,000 = 35%, или $14,000.

С предоплатой 35% деньги мастерской сверх резерва в первый день составляют $10,000 ($12,000 + $14,000 − $16,000), падают до нуля по мере оплаты работы и остаются на нуле до оплаты клиентом. Это работает — но впритык. Предоплата 40% покрыла бы материалы целиком и оставила бы подушку; как и второй этапный платёж при поставке.

Проверка цены: $26,000 затрат заморожены на 72 дня. При стоимости денег 12% это стоит $615.46, так что нижняя граница цены — $26,615.46. При $40,000 заказ приносит $14,000 до накладных расходов и легко проходит границу; предоплата защищает деньги, а не прибыль. Если клиент заплатит остаток $26,000 на 15 дней позже, лишнее ожидание стоит ещё $128.22 — мало в деньгах и много в риске, потому что к тому моменту подушки у мастерской уже нет.

Как о ней попросить

• Привяжите её к материалам. «Предоплата покрывает древесину и фурнитуру, которые мы заказываем на этой неделе» — довод, который клиенты принимают.
• Предложите этапы вместо одной крупной суммы: например, предоплата, платёж на этапе производства, остаток при поставке.
• Указывайте её в предложении, а не в письме вдогонку. Предоплата, появившаяся после согласования цены, выглядит как новое условие.
• Меняйте, а не уступайте. Если клиент хочет меньшую предоплату, попросите более короткий срок оплаты или более высокую цену.

Частые ошибки

• Брать круглое число по привычке. Пятьдесят процентов для одних заказов слишком много, для других — мало.
• Забывать, что у остального бизнеса тоже есть счета. Свободные деньги — это то, что остаётся после них, а не остаток на счёте.
• Не учитывать срок оплаты. Тот же заказ с Net 60 вместо Net 30 требует той же предоплаты — но более долгой подушки.
• Начинать работу до поступления предоплаты.
• Путать прибыль с деньгами. Очень прибыльный заказ всё равно может сломать резерв на третьей неделе.

Вопросы и ответы

Какой процент предоплаты нормален?

Это зависит от ремесла и страны, от того, индивидуальная ли это работа или товар со склада. Полезный вопрос — не что нормально, а что нужно вашим деньгам: посчитайте по формуле, затем сравните с тем, к чему привыкли ваши клиенты.

Возвращается ли предоплата?

Это зависит от вашего договора и права там, где вы работаете. Письменно укажите, что происходит с предоплатой при отказе клиента, и проверьте правила защиты потребителей, если продаёте частным лицам.

Что если клиент отказывается от любой предоплаты?

Тогда сокращайте разрыв иначе: этапные платежи, более короткий срок оплаты, отсрочка от поставщика материалов или цена, которая оплачивает финансирование. Если ничего из этого невозможно, заказ может быть просто слишком большим для ваших нынешних денег.

Считается ли предоплата выручкой?

Для планирования денег это поступление; в учёте её обычно ведут как аванс до сдачи работы. Спросите у бухгалтера, как её отражать.

Сначала быстрая проверка: бесплатный калькулятор предоплаты (на английском) находит наименьшую предоплату, при которой деньги по одному заказу остаются выше резерва, и показывает рядом все остальные проценты.

Проверьте свои цифры

Нижняя граница цены выше считается по той же формуле, что и в нашем бесплатном калькуляторе нижней границы цены. Это поддержка решений, а не финансовая, налоговая или юридическая консультация.