Retenção contratual: como funcionam as medições de obra

Na cobrança por medição com retenção, cada medição soma o serviço executado até a data mais os materiais estocados, retém o percentual combinado, desconta a parte do adiantamento que está sendo recuperada e então fatura só a diferença em relação ao líquido já aprovado. A retenção não é dinheiro perdido: ela é faturada depois, quando as condições de liberação do contrato são cumpridas. No exemplo abaixo, um contrato de $100,000 com 10% de retenção fatura $20,000, depois $25,000 e depois $0 quando os materiais estocados são instalados — enquanto $5,000 de retenção aguardam liberação.

Por que a cobrança por medição dá errado

Um cronograma de pagamentos diz o que você espera faturar. A medição precisa seguir o que de fato foi feito e aprovado:

• Cada medição parte da última aprovada, não do que você pediu.
• Materiais estocados podem ser faturados duas vezes — uma como estoque e outra na instalação.
• Aditivos só contam depois de aprovados. Um aditivo pendente não pode aumentar o valor do contrato.
• Adiantamentos são recuperados em etapas. Descontar o adiantamento inteiro de uma fatura reduz o que o cliente deve.
• A retenção tem vida própria: retida, liberada, faturada, paga — cinco totais, não um.

A fórmula

• Bruto acumulado = serviço executado acumulado + materiais estocados ainda não instalados.
• Retenção acumulada = bruto × percentual de retenção (percentuais separados para serviço e materiais, se o contrato disser) − retenção liberada.
• Líquido acumulado = bruto acumulado − retenção acumulada − adiantamento recuperado acumulado.
• Esta medição = líquido acumulado − líquido aprovado nas medições anteriores.
• Saldo a executar = valor atual do contrato − serviço e materiais estocados acumulados.

Um exemplo com números

Um contrato simples de $100,000 com duas linhas na planilha orçamentária, $70,000 e $30,000, e 10% de retenção sobre serviço e materiais estocados.

Na medição #2, $10,000 de materiais estão na obra e são faturados como estocados. Na medição #3 eles são instalados: o valor passa de materiais estocados para serviço, então o bruto, a retenção e o líquido acumulado não mudam, e não há nada novo a faturar. Mover os mesmos $10,000 uma segunda vez é recusado, porque os materiais seriam faturados duas vezes.

Com adiantamento. Em outro contrato o cliente pagou um adiantamento de $20,000. O serviço acumulado chega a $40,000, a retenção é de $4,000 e esta medição recupera $4,000 do adiantamento. A fatura é de $32,000, e o cliente deve $32,000 por ela — não $12,000, porque o adiantamento foi uma fatura separada, já paga, e não é descontado uma segunda vez.

Uma liberação de retenção. Quando o contrato permite liberar $2,000 de retenção, o líquido acumulado sobe de $32,000 para $34,000 e a medição seguinte fatura $2,000. O percentual de serviço executado continua em 50%: liberação é dinheiro, não avanço.

O que a demo mostra. Na demo de Medições de obra e retenção, uma reforma de interiores tem contrato de $254,500 ($248,000 mais $6,500 de aditivos aprovados). Depois da medição #3, há $166,200 brutos aprovados no acumulado, 65.3% do contrato, e $149,580 líquidos. A retenção em aberto é de $12,820: $16,620 retidos menos $3,800 liberados. O saldo a executar é de $88,300, o valor a receber é de $84,820 com $23,420 vencidos, e $5,000 recebidos ainda não foram alocados a nenhuma fatura.

Passo a passo: faturar uma medição com retenção

1. Cadastre as condições do contrato: valor, percentuais de retenção sobre serviço e materiais, um eventual teto, condições de liberação, adiantamento e prazo de pagamento.
2. Monte a planilha orçamentária para que as linhas somem exatamente o valor do contrato.
3. Inclua os aditivos e conte-os só depois de aprovados.
4. Lance o serviço novo por linha no período e declare os materiais estocados como lotes separados.
5. Passe os materiais instalados para serviço sem mudar o bruto.
6. Registre o que foi aprovado, com cada glosa e o motivo; os valores aprovados são a base da medição seguinte.
7. Emita a fatura só desta medição e registre os recebimentos fatura por fatura.
8. Acompanhe a retenção de retida a liberada, faturada e paga, e fature a liberação quando as condições forem cumpridas.

Erros comuns

• Faturar a partir do valor pedido em vez do aprovado. A medição seguinte começa de uma base errada.
• Faturar de novo o material estocado ao instalar. O valor deve se mover, não se repetir.
• Contar um aditivo pendente. Até ser aprovado, ele não faz parte do contrato.
• Descontar o adiantamento duas vezes. Uma vez pela recuperação basta.
• Tratar a retenção como receita ganha. Ela só é cobrável quando as condições de liberação são cumpridas.
• Medir o valor a receber como "esta medição menos todos os recebimentos". Acompanhe cada fatura e cada pagamento.

Quando uma ferramenta ajuda

Uma planilha consegue somar a planilha orçamentária. Raramente mantém fixa cada medição aprovada, passa lotes estocados para serviço sem faturá-los duas vezes, recupera um adiantamento no ritmo combinado e acompanha a retenção em cinco totais separados e o valor a receber fatura por fatura. Medições de obra e retenção faz isso, e cada medição abre "Como foi calculado". A ferramenta prepara os próprios documentos de medição a partir das condições do seu contrato; não fornece formulários de contrato padrão licenciados nem decide direitos de garantia ou de pagamento. Aritmética decimal exata, sem palpites de IA. Para orçar a obra antes da proposta, veja o Contractor Bid & Job Control.

Guias relacionados: como orçar um serviço de obra, o custo de recuperar um projeto atrasado e como cobrar faturas vencidas.

Perguntas frequentes

Como se calcula a retenção de uma medição?

Multiplique o bruto acumulado — serviço executado mais materiais estocados — pelo percentual de retenção e subtraia a retenção já liberada. Com $50,000 brutos a 10%, a retenção acumulada é de $5,000.

Quanto eu faturo em cada medição?

O líquido acumulado menos o líquido já aprovado. No exemplo, $45,000 líquidos acumulados menos $20,000 aprovados antes dão $25,000.

Como os materiais estocados são faturados?

Uma vez, como estocados, se o contrato permitir. Na instalação o valor passa para serviço executado, então o bruto não muda e nada a mais é faturado.

Quando a retenção é paga?

Quando as condições de liberação do seu contrato são cumpridas — por exemplo, uma etapa de conclusão. A liberação é faturada como valor separado; ela aumenta o que você pode faturar sem mudar o percentual executado.

Isto é apoio à decisão, não orientação jurídica: retenção, garantias e direitos de pagamento dependem do seu contrato e da lei local.