Гарантийное удержание: как работают промежуточные акты

При оплате по промежуточным актам с удержанием каждый акт суммирует выполненные на дату работы и материалы на объекте, удерживает согласованный процент, вычитает зачитываемую часть аванса и затем выставляет только разницу с уже утверждённой суммой нетто. Удержание — не потерянные деньги: его выставляют позже, когда выполнены условия возврата из договора. В примере ниже договор на $100,000 с удержанием 10% выставляет $20,000, затем $25,000, затем $0, когда материалы на объекте смонтированы, — а $5,000 удержания ждут возврата.

Почему расчёты по промежуточным актам дают сбой

График платежей говорит, что вы надеетесь выставить. Акты должны следовать тому, что реально сделано и утверждено:

• Каждый акт строится на последнем утверждённом, а не на том, что вы запросили.
• Материалы на объекте можно выставить дважды — один раз как поставленные и ещё раз при монтаже.
• Изменения учитываются только после утверждения. Неутверждённое изменение не может увеличить цену договора.
• Аванс зачитывается частями. Если вычесть весь аванс из одного счёта, долг клиента окажется заниженным.
• У удержания своя жизнь: удержано, высвобождено, выставлено, оплачено — пять итогов, а не один.

Формула

• Брутто нарастающим итогом = выполненные работы на дату + материалы на объекте, ещё не смонтированные.
• Удержание нарастающим итогом = брутто × процент удержания (отдельные проценты для работ и материалов, если так в договоре) − высвобожденное удержание.
• Нетто нарастающим итогом = брутто − удержание − аванс, зачтённый на дату.
• Этот акт = нетто нарастающим итогом − нетто, утверждённое в предыдущих актах.
• Остаток работ = текущая цена договора − работы и материалы на объекте на дату.

Пример расчёта

Простой договор на $100,000 с двумя строками в ведомости стоимости работ, $70,000 и $30,000, и удержанием 10% с работ и материалов на объекте.

В акте #2 на объекте лежат материалы на $10,000, и они выставлены как поставленные. В акте #3 их смонтировали: стоимость переходит из материалов в работы, поэтому брутто, удержание и нетто на дату не меняются, и выставлять нечего. Повторный перенос тех же $10,000 отклоняется, потому что материалы были бы выставлены дважды.

С авансом. По другому договору клиент заплатил аванс $20,000. Работы на дату достигают $40,000, удержание — $4,000, и этот акт зачитывает $4,000 аванса. Счёт по акту — $32,000, и клиент должен по нему $32,000, а не $12,000: аванс был отдельным, уже оплаченным счётом и повторно не вычитается.

Высвобождение удержания. Когда договор позволяет высвободить $2,000 удержания, нетто на дату растёт с $32,000 до $34,000, и следующий акт выставляет $2,000. Процент выполненных работ остаётся 50%: высвобождение — это деньги, а не прогресс.

Что показывает демо. В демо Промежуточных актов и гарантийного удержания у внутренней отделки цена договора $254,500 ($248,000 плюс $6,500 утверждённых изменений). После акта #3 утверждено $166,200 брутто, 65.3% договора, и $149,580 нетто. Удержание к возврату — $12,820: $16,620 удержано минус $3,800 высвобождено. Остаток работ — $88,300, дебиторская задолженность — $84,820, из них $23,420 просрочено, а $5,000 поступивших денег ещё не привязаны ни к одному счёту.

Пошагово: как выставить промежуточный акт с удержанием

1. Введите условия договора: цену, проценты удержания с работ и материалов, возможный лимит, условия возврата, аванс и срок оплаты.
2. Составьте ведомость стоимости работ, чтобы её строки в точности давали цену договора.
3. Добавляйте изменения и учитывайте их только после утверждения.
4. Вводите новые работы по строкам за период и заявляйте материалы на объекте отдельными партиями.
5. Переносите смонтированные материалы в работы, не меняя брутто.
6. Фиксируйте, что утверждено, с каждым снижением и его причиной; утверждённые суммы становятся базой следующего акта.
7. Выставляйте счёт только по этому акту и учитывайте оплаты по каждому счёту.
8. Ведите удержание от удержанного к высвобожденному, выставленному и оплаченному и выставляйте возврат, когда выполнены условия.

Типичные ошибки

• Выставлять от запрошенной суммы, а не от утверждённой. Следующий акт тогда начинается с неверной базы.
• Повторно выставлять материалы при монтаже. Стоимость должна переместиться, а не задвоиться.
• Учитывать неутверждённое изменение. Пока его не утвердили, оно не входит в цену договора.
• Вычитать аванс дважды. Достаточно одного раза через зачёт.
• Считать удержание заработанным доходом. Его можно требовать, только когда выполнены условия возврата.
• Считать дебиторку как «этот акт минус все поступления». Следите за каждым счётом и каждым платежом.

Когда помогает инструмент

Таблица умеет сложить ведомость стоимости работ. Но она редко фиксирует каждый утверждённый акт, переносит материалы в работы без двойного выставления, зачитывает аванс в согласованном темпе и ведёт удержание в пяти отдельных итогах, а дебиторку — по каждому счёту. Промежуточные акты и гарантийное удержание делают это, и каждый акт раскрывает «Как рассчитано». Инструмент готовит собственные документы по актам из условий вашего договора; он не содержит лицензированных типовых форм договоров и не определяет права на залог или сроки оплаты. Точная десятичная арифметика, никаких догадок ИИ. Чтобы просчитать заказ до подачи предложения, посмотрите Contractor Bid & Job Control.

Связанные материалы: как оценить подрядный заказ, сколько стоит нагнать задержанный проект и как взыскать просроченные счета.

Вопросы и ответы

Как рассчитать гарантийное удержание в промежуточном акте?

Умножьте брутто на дату — выполненные работы плюс материалы на объекте — на процент удержания и вычтите уже высвобожденное удержание. При $50,000 брутто и 10% удержание на дату — $5,000.

Сколько выставлять в каждом акте?

Нетто на дату минус уже утверждённое нетто. В примере $45,000 нетто на дату минус $20,000, утверждённых ранее, дают $25,000.

Как выставляются материалы на объекте?

Один раз, как поставленные, если договор это разрешает. При монтаже их стоимость переходит в выполненные работы, поэтому брутто не меняется и ничего лишнего не выставляется.

Когда возвращается гарантийное удержание?

Когда выполнены условия возврата из вашего договора — например, определённая стадия готовности. Возврат выставляется отдельной суммой; он увеличивает то, что можно выставить, не меняя процент выполнения.

Это поддержка решения, а не юридическая консультация: удержание, залоговые права и сроки оплаты зависят от вашего договора и местного права.