Sicherheitseinbehalt: so funktionieren Abschlagsrechnungen

Bei Abschlagsrechnungen mit Sicherheitseinbehalt summiert jede Rechnung die bis heute erbrachte Leistung plus gelagertes Material, behält den vereinbarten Prozentsatz ein, zieht eine laufende Rückführung der Vorauszahlung ab und rechnet dann nur die Differenz zum bereits freigegebenen Nettobetrag ab. Der Einbehalt ist kein verlorenes Geld: Er wird später abgerechnet, wenn die Freigabebedingungen im Vertrag erfüllt sind. Im Beispiel unten rechnet ein Auftrag über $100,000 mit 10% Einbehalt erst $20,000, dann $25,000 und dann $0 ab, als das gelagerte Material eingebaut wird — während $5,000 Einbehalt auf die Freigabe warten.

Warum Abschlagsrechnungen schiefgehen

Ein Zahlungsplan sagt, was du abrechnen möchtest. Abschlagsrechnungen müssen dem folgen, was wirklich geleistet und freigegeben wurde:

• Jede Rechnung baut auf der letzten Freigabe auf, nicht auf dem, was du beantragt hast.
• Gelagertes Material kann doppelt abgerechnet werden — einmal als gelagert und noch einmal beim Einbau.
• Nachträge zählen erst nach Genehmigung. Ein offener Nachtrag erhöht den Auftragswert nicht.
• Vorauszahlungen werden schrittweise zurückgeführt. Wer die ganze Vorauszahlung von einer Rechnung abzieht, weist zu wenig Forderung aus.
• Der Einbehalt hat ein eigenes Leben: einbehalten, freigegeben, abgerechnet, bezahlt — fünf Summen, nicht eine.

Die Formel

• Brutto bis heute = erbrachte Leistung bis heute + noch nicht eingebautes gelagertes Material.
• Einbehalt bis heute = Brutto × Einbehaltssatz (getrennte Sätze für Leistung und Material, wenn der Vertrag das vorsieht) − freigegebener Einbehalt.
• Netto bis heute = Brutto bis heute − Einbehalt bis heute − bis heute zurückgeführte Vorauszahlung.
• Diese Rechnung = Netto bis heute − in früheren Rechnungen freigegebenes Netto.
• Restleistung = aktueller Auftragswert − Leistung und gelagertes Material bis heute.

Ein Rechenbeispiel

Ein einfacher Auftrag über $100,000 mit zwei Positionen im Leistungsverzeichnis, $70,000 und $30,000, und 10% Einbehalt auf Leistung und gelagertes Material.

In Rechnung #2 liegen $10,000 Material auf der Baustelle und werden als gelagert abgerechnet. In Rechnung #3 wird es eingebaut: Sein Wert wandert vom gelagerten Material in die Leistung, also ändern sich Brutto, Einbehalt und Netto bis heute nicht, und es gibt nichts Neues abzurechnen. Dieselben $10,000 ein zweites Mal zu verschieben wird abgelehnt, weil das Material dann doppelt abgerechnet würde.

Mit Vorauszahlung. Bei einem anderen Auftrag hat der Kunde $20,000 vorausgezahlt. Die Leistung bis heute erreicht $40,000, der Einbehalt beträgt $4,000, und diese Rechnung führt $4,000 der Vorauszahlung zurück. Die Abschlagsrechnung lautet auf $32,000, und der Kunde schuldet darauf $32,000 — nicht $12,000, denn die Vorauszahlung war eine eigene, bereits bezahlte Rechnung und wird nicht ein zweites Mal abgezogen.

Eine Freigabe des Einbehalts. Erlaubt der Vertrag die Freigabe von $2,000 Einbehalt, steigt das Netto bis heute von $32,000 auf $34,000, und die nächste Rechnung lautet auf $2,000. Der Leistungsstand bleibt bei 50%: Eine Freigabe ist Geld, kein Baufortschritt.

Was die Demo zeigt. In der Demo von Abschlagsrechnungen & Sicherheitseinbehalt hat ein Innenausbau einen Auftragswert von $254,500 ($248,000 plus $6,500 genehmigte Nachträge). Nach Rechnung #3 sind $166,200 brutto freigegeben, 65.3% des Auftrags, und $149,580 netto. Der offene Einbehalt beträgt $12,820: $16,620 einbehalten minus $3,800 freigegeben. Die Restleistung liegt bei $88,300, die Forderung bei $84,820, davon $23,420 überfällig, und $5,000 Zahlungseingang sind noch keiner Rechnung zugeordnet.

Schritt für Schritt: eine Abschlagsrechnung mit Einbehalt stellen

1. Trag die Vertragsbedingungen ein: Wert, Einbehaltssätze auf Leistung und Material, eine etwaige Obergrenze, Freigabebedingungen, Vorauszahlung und Zahlungsfrist.
2. Bau das Leistungsverzeichnis auf, sodass seine Positionen genau den Auftragswert ergeben.
3. Füg Nachträge hinzu und zähl sie erst nach Genehmigung.
4. Trag pro Position die neue Leistung des Zeitraums ein und melde gelagertes Material als eigene Lose an.
5. Verschieb eingebautes Material in die Leistung, ohne das Brutto zu ändern.
6. Erfass, was freigegeben wurde, mit jeder Kürzung und ihrem Grund; die freigegebenen Werte sind die Basis der nächsten Rechnung.
7. Stell die Rechnung nur für diesen Abschlag und erfass Zahlungen Rechnung für Rechnung.
8. Verfolg den Einbehalt von einbehalten über freigegeben bis abgerechnet und bezahlt, und rechne die Freigabe ab, sobald die Bedingungen erfüllt sind.

Häufige Fehler

• Vom beantragten statt vom freigegebenen Betrag ausgehen. Die nächste Rechnung startet dann von der falschen Basis.
• Gelagertes Material beim Einbau noch einmal abrechnen. Der Wert soll wandern, nicht doppelt erscheinen.
• Einen offenen Nachtrag mitzählen. Bis zur Genehmigung gehört er nicht zum Auftragswert.
• Die Vorauszahlung zweimal abziehen. Einmal über die Rückführung reicht.
• Den Einbehalt als verdientes Einkommen behandeln. Fällig wird er erst, wenn die Freigabebedingungen erfüllt sind.
• Die Forderung als „diese Rechnung minus alle Zahlungen“ messen. Verfolg jede Rechnung und jede Zahlung einzeln.

Wann ein Tool hilft

Eine Tabelle kann ein Leistungsverzeichnis summieren. Selten hält sie jede freigegebene Rechnung fest, verschiebt gelagerte Lose in die Leistung, ohne sie doppelt abzurechnen, führt eine Vorauszahlung zum vereinbarten Satz zurück und verfolgt den Einbehalt in fünf getrennten Summen sowie die Forderung Rechnung für Rechnung. Abschlagsrechnungen & Sicherheitseinbehalt tut das, und jede Rechnung öffnet „Wie es berechnet wurde“. Das Tool erstellt eigene Abrechnungsunterlagen aus deinen Vertragsbedingungen; es liefert keine lizenzierten Standardvertragsformulare und entscheidet nicht über Sicherungs- oder Zahlungsrechte. Exakte Dezimalrechnung, keine KI-Schätzungen. Um den Auftrag vor dem Angebot zu kalkulieren, sieh dir Contractor Bid & Job Control an.

Weitere Ratgeber: einen Bauauftrag kalkulieren, die Kosten, ein verzögertes Projekt aufzuholen und überfällige Rechnungen eintreiben.

Häufige Fragen

Wie berechnet man den Sicherheitseinbehalt einer Abschlagsrechnung?

Multiplizier das Brutto bis heute — erbrachte Leistung plus gelagertes Material — mit dem Einbehaltssatz und zieh bereits freigegebenen Einbehalt ab. Bei $50,000 brutto und 10% beträgt der Einbehalt bis heute $5,000.

Wie viel rechne ich mit jeder Abschlagsrechnung ab?

Netto bis heute minus das bereits freigegebene Netto. Im Beispiel ergeben $45,000 Netto bis heute minus $20,000 früher freigegeben $25,000.

Wie wird gelagertes Material abgerechnet?

Einmal, als gelagert, wenn der Vertrag das erlaubt. Beim Einbau wandert sein Wert in die erbrachte Leistung, also ändert sich das Brutto nicht und es wird nichts zusätzlich abgerechnet.

Wann wird der Einbehalt ausgezahlt?

Wenn die Freigabebedingungen in deinem Vertrag erfüllt sind — etwa ein bestimmter Fertigstellungsgrad. Die Freigabe wird als eigener Betrag abgerechnet; sie erhöht, was du abrechnen kannst, ohne den Leistungsstand zu ändern.

Das ist Entscheidungshilfe, keine Rechtsberatung: Einbehalt, Sicherungs- und Zahlungsrechte hängen von deinem Vertrag und dem örtlichen Recht ab.