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Un cliente puede pagar una factura de menos y adjuntar uno o varios códigos de deducción. La remesa puede cuadrar matemáticamente mientras el motivo, el importe o la evidencia no respaldan el cargo. La herramienta une factura, pedido, envío, recepción, acuerdo, promoción, remesa y recuperación en un solo expediente.
Primero se concilia. El valor esperado de la factura debe ser igual al efectivo, las deducciones y cualquier diferencia sin resolver. Después cada deducción se compara con la regla del cliente vigente en la fecha del evento. Un faltante usa la cantidad aceptada que usted introduce; una promoción usa las unidades elegibles y la bonificación introducida. La evidencia que falta sigue faltando: nunca se interpreta como prueba para ninguna de las partes.
El resultado separa importes respaldados, parcialmente respaldados, no respaldados y sin resolver. Un candidato a disputa no garantiza una recuperación. Plazos, documentos requeridos y correspondencia siguen a la vista. Créditos y efectivo son eventos de recuperación distintos; usar un crédito contra otra factura no crea una segunda recuperación.
Ejemplo del caso ficticio de alimentación: una factura espera 1.000,00; la remesa muestra 900,00 en efectivo y una deducción de 100,00 por faltante, así que el pago concilia — y los 100,00 siguen necesitando revisión. La línea es de 100 unidades a 10,00; el registro de recepción introducido muestra 94 unidades aceptadas. La regla de faltante calcula 6 × 10,00 = 60,00: 60,00 respaldados y 40,00 candidatos a disputa. El cliente confirma después una nota de crédito de 40,00; al aplicarla a la siguiente factura se registra como crédito usado y el total recuperado sigue en 40,00, no 80,00. Otra deducción cuyo registro de recepción solo se ha solicitado aparece como falta de evidencia, sin conclusión, y una segunda deducción con el mismo cliente, factura, motivo, envío e importe se marca como posible duplicado en lugar de sumarse dos veces.
Úsela cuando portales de minoristas, correos y hojas de cálculo fragmentan la historia financiera. No presenta disputas, no se conecta a EDI y no emite conclusiones jurídicas. Crea la conciliación, la matriz de evidencia, el índice del expediente y el registro de recuperaciones que la empresa usa en su propio proceso.
Qué te llevas
- Concilie cada factura: valor esperado a partir de líneas, bonificaciones, impuestos y cargos introducidos y notas de crédito, frente a efectivo aplicado, deducciones y diferencia sin resolver — una diferencia fuera de tolerancia nunca se convierte en deducción.
- Vincule las filas de remesa con seguridad: solo las referencias exactas y únicas se vinculan solas; las aproximadas y desconocidas quedan sin aplicar hasta que usted confirme.
- Reglas de deducción por cliente con fechas de vigencia, método (faltante, bonificación porcentual, cargo fijo por evento, promoción por unidad o revisión manual), tolerancia, evidencia requerida, límite de tiempo y referencia de contrato o promoción.
- Cada deducción clasificada como respaldada, parcialmente respaldada, no respaldada, falta evidencia, regla no encontrada, fuera de plazo, posible duplicado o revisión manual — con «Cómo se calcula» paso a paso.
- Una matriz de evidencia de pedidos, avisos de envío, pruebas de entrega, registros de recepción, acuerdos, promociones y correspondencia: recibido, solo solicitado o faltante.
- Plazos de disputa desde la fecha de aviso y el plazo introducido, en días naturales o hábiles con sus festivos, en una cola ordenada por plazo, importe y número.
- Casos con su propio registro de presentación y una instantánea al cierre, para que un cambio posterior de regla no reescriba un caso cerrado.
- Un registro de recuperaciones que separa notas de crédito, efectivo, cancelaciones, ofertas y uso de crédito, rechaza la sobrerrecuperación y revierte con motivo.
- Auditoría imprimible, lista de evidencia e índice del expediente; libro XLSX, archivos CSV, informes de plazos y recuperaciones y un resultado JSON con el hash de entrada.
Cómo funciona
- Defina clientes y reglas. Clientes y reglas: cada código de motivo con su regla fechada, método de cálculo, tolerancia, evidencia requerida, límite de tiempo y plazo de disputa.
- Importe facturas y remesas. Facturas y Remesas: importe líneas de factura y filas de remesa en CSV o XLSX, revíselas antes de guardar y confirme las referencias solo aproximadas.
- Revise cada deducción. Deducciones y Evidencia: introduzca la cantidad aceptada, las unidades, la base o los eventos que muestran los documentos, registre la evidencia y vea lado a lado reclamado, importe de la regla, respaldado y candidato a disputa.
- Siga casos y recuperaciones. Casos, Recuperaciones e Informes: trabaje la cola de plazos, registre sus presentaciones y los créditos o efectivo confirmados, e imprima auditoría, lista e índice del expediente.
Lo que no hace
Trabaja solo con las reglas, hechos y evidencia que usted introduce. No se conecta a EDI, portales de minoristas ni bancos, no lee remesas escaneadas, no presenta disputas, no predice la decisión del cliente ni convierte monedas. Un importe respaldado es un cálculo a partir de sus datos, no prueba de que la deducción sea válida; un candidato a disputa no prueba que sea inválida ni garantiza una recuperación. Usted sigue siendo responsable de las presentaciones, los plazos y cualquier postura legal. No es asesoramiento legal, fiscal ni contable.
Preguntas
¿Presenta disputas al minorista?
No. Registra la presentación que usted hace en el proceso del cliente — fecha, importe y referencia — y prepara el índice del expediente y el cálculo. La herramienta no envía nada.
¿Demuestra que una deducción es inválida?
No. Compara la deducción con la regla y la evidencia que usted introdujo. La diferencia es un candidato a disputa con esos datos, no una conclusión jurídica ni una recuperación garantizada.
¿Distingue notas de crédito y efectivo?
Sí. Notas de crédito, efectivo, cancelaciones y ofertas son entradas separadas. Aplicar un crédito a una factura posterior se registra como crédito usado, así que el mismo crédito nunca cuenta como segunda recuperación.
¿Cada cliente puede tener sus propias reglas?
Sí. Cada regla pertenece a un cliente y un código de motivo, con fechas de vigencia, método de cálculo, tolerancia, evidencia requerida, límite de tiempo y plazo de disputa.
¿Qué pasa si falta evidencia o una regla?
La deducción aparece como falta de evidencia o regla no encontrada, sin importe respaldado ni importe a disputar. La herramienta nunca supone un importe esperado ni toma la evidencia que falta como prueba para ninguna parte.
¿Usa IA?
No. Los cálculos siguen las reglas y supuestos que se muestran en la herramienta. La ayuda explica las entradas, fórmulas y limitaciones.
¿Qué incluye el pago único?
La herramienta online completa, el paquete offline autónomo, una guía, plantillas y tus propios informes y copias, bajo la licencia indicada en el pago.
¿Está incluida en PRO?
Los suscriptores activos de PRO Semana, Mes y Año pueden usar la herramienta online completa. El programa offline de esta nueva herramienta solo se incluye con el pago único. Tus informes y copias de datos no son descargas del programa offline.
¿Qué pasa si termina PRO?
Puedes seguir viendo y copiando tus registros locales. Crear o editar cálculos requiere renovar PRO o un pago único. Un pago único independiente sigue siendo válido sin PRO.
¿Dónde se guardan mis registros?
El espacio de cálculo guarda los registros en tu navegador en este dispositivo. Haz copias con regularidad. Borrar el almacenamiento del navegador puede eliminar registros locales. La cuenta y las compras las gestiona el sitio por separado.
¿Puedo usar otro idioma o moneda?
La interfaz está en inglés, español, alemán, francés, portugués, italiano, neerlandés y ruso. La moneda de cálculo se elige aparte del idioma. Los importes en otra moneda se rechazan en lugar de convertirse.
¿La demo acepta mis datos?
No. La demo usa ejemplos ficticios y permite ver el flujo y los informes de muestra. Tus propios datos e importaciones están en la versión completa.
¿Sustituye a un asesor profesional?
No. Explica cálculos con tus datos. Para decisiones legales, fiscales, laborales, de inversión, crédito o seguridad, busca el asesoramiento profesional adecuado.
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