Wat als mijn grootste klant te laat betaalt? Van Net 30 naar Net 60

Als een klant van Net 30 naar Net 60 gaat, ben je het geld niet kwijt, maar zit er ineens een extra maand facturen van die klant vast, en die blijft vastzitten zolang de nieuwe voorwaarden gelden. De omvang van het gat is simpel: dagomzet bij die klant × de extra dagen. Is het gat groter dan je kas boven de reserve, dan breekt de reserve; in het voorbeeld hieronder gebeurt dat na 42 extra dagen.

Daarom kan een «kleine» wijziging in de voorwaarden van een grote klant meer pijn doen dan het helemaal kwijtraken van een kleine klant.

De formule

• Dagomzet = maandomzet bij de klant × 12 ÷ 365.
• Kasgat = dagomzet × extra dagen vertraging.
• Dagen die je kunt opvangen = kas boven je reserve ÷ dagomzet.
• Kosten van wachten = bedrag × je kosten van geld × dagen ÷ 365. Dat is wat de vertraging je kost aan rente, of aan rente die je had kunnen besparen.

Het gat ontstaat één keer, terwijl de eerste facturen met de langere termijn openstaan, en blijft daarna even groot. Het sluit pas als de voorwaarden teruggaan of de klant vertrekt.

Stap voor stap

1. Neem de gemiddelde maandomzet bij de klant over de laatste drie tot zes maanden.
2. Reken die om naar dagomzet (× 12 ÷ 365).
3. Vermenigvuldig met de extra dagen die de nieuwe voorwaarden of de vertraging toevoegen.
4. Vergelijk met je kas boven de reserve. Is het gat groter, dan moet je ingrijpen voordat de voorwaarden ingaan, niet erna.
5. Zet een prijs op de vertraging met je kosten van geld, zodat je weet wat je weggeeft.
6. Bepaal de volgorde van je reactie: eerst innen wat al te laat is, daarna onderhandelen over aanbetalingen, facturering per mijlpaal of een kortere termijn.

Een uitgewerkt voorbeeld

Een klein ingenieursbureau factureert $60,000 per maand. De grootste klant is goed voor 30% daarvan: $18,000 per maand. Het bureau heeft $40,000 op de bank en houdt een reserve van $15,000 aan, dus $25,000 is vrij.

De dagomzet bij die klant is $18,000 × 12 ÷ 365 = $591.78 per dag.

Het bureau kan 42 extra dagen opvangen: $25,000 ÷ $591.78. Net 60 past, met ongeveer $7,000 over. Net 90, of Net 60 dat twee weken te laat wordt betaald, breekt de reserve.

Wat het kost: tegen 12% kosten van geld kost 30 extra dagen wachten op de $18,000 van één maand $177.53, ongeveer 0.99% van de factuur. Over een jaar Net 60 kost de blijvend vastgezette maand grofweg $2,160. Dat is het getal dat je meeneemt naar de onderhandeling: een klant die twee keer zoveel tijd wil, vraagt een korting van ongeveer één procent, of hij dat nu zegt of niet.

Wat je eerst doet

1. Int wat al te laat is: vraag eerst om de oudste, grootste factuur; die maakt per telefoontje de meeste kas vrij.
2. Vraag een aanbetaling of facturering per mijlpaal bij nieuw werk, zodat er op elk moment minder openstaat.
3. Bied een ruil aan: langere termijnen in ruil voor een hogere prijs of een aanbetaling, want de vertraging heeft kosten die je kunt benoemen.
4. Regel reservefinanciering voordat je die nodig hebt: een kredietfaciliteit die je afspreekt terwijl de cijfers goed zijn, krijg je makkelijker.
5. Stop met nieuw werk tegen de oude prijs als de voorwaarden veranderen en niets van het bovenstaande mogelijk is.

Veelgemaakte fouten

• Denken dat het een probleem van één maand is. Het gat blijft open zolang de nieuwe voorwaarden gelden.
• Naar de winst kijken, niet naar de kas. Net 60 verandert niets aan je winst, en daarom glipt het erdoor.
• Vertraging bovenop de termijn negeren. Een klant die op Net 60 tien dagen te laat betaalt, zit in werkelijkheid op Net 70.
• Alle facturen gelijk behandelen. Maan op volgorde van impact op je kas, niet op volgorde van datum.
• In de vergadering akkoord gaan met de voorwaarden. Meet eerst het gat; dat kost vijf minuten.

Veelgestelde vragen

Mag ik rente rekenen over te late betalingen?

In veel landen wel, en sommige hebben wettelijke regels voor betalingsachterstanden bij facturen tussen bedrijven. De details verschillen per rechtsgebied en per contract, dus controleer het recht dat op jou van toepassing is en leg de voorwaarden schriftelijk vast voordat het werk begint.

Wat is een normale betalingstermijn?

Dat verschilt per branche en per land; 30 dagen is gebruikelijk, en grote bedrijven vragen vaak langer. Voor jou telt niet wat normaal is, maar of je kas het kan dragen, en dat is precies de berekening hierboven.

Moet ik factoring gebruiken?

Het kan het gat overbruggen, tegen een prijs. Vergelijk de totale kosten ervan met de kosten van wachten die je hebt berekend, en met gewoon een aanbetaling vragen.

Hoe weet ik welke factuur ik eerst moet manen?

De factuur waarvan de vertraging je laagste saldo het verst omlaag zou duwen: meestal de grootste die het eerst vervalt, bij de klant met de slechtste betaalgeschiedenis.

Eerst een snelle check: de gratis betaaltermijn-calculator zet een prijs op een overstap van Net 30 naar Net 60 of 90: het eenmalige kasgat, de jaarlijkse kosten ervan en de langste termijn die je kas kan dragen.

Controleer je eigen cijfers

De kosten van wachten hierboven gebruiken dezelfde formule als onze gratis rekenhulp voor de kosten van late betaling. Dit is beslissingsondersteuning, geen financieel of juridisch advies.