Ce que ce kit fait et que les autres modèles pour coffee shop ne font pas : il suit la fraîcheur. Les grains perdent leur pic quelques semaines après la torréfaction et le lait tourne en quelques jours ; c'est pourquoi, dans la feuille Freshness, vous saisissez une date de réception/torréfaction et une durée de conservation, et le kit vous donne une date best-by, les jours restants et un indicateur clair OK / USE SOON / EXPIRED par rapport à votre date de stock — pour que les grains soient utilisés à leur pic et que le lait ne tourne jamais sur l'étagère. Chaque ingrédient indique aussi son origine/qualité et son niveau de torréfaction (mélange Arabica, medium-dark, avoine barista), afin que ce que vous servez soit documenté, et non deviné. Aucun modèle de tarification sur le marché ne fait cela.

En plus de cela, le kit gère l'argent correctement. Dans Ingredients, vous listez ce que vous achetez — grains, lait entier et lait d'avoine, sirops, chocolat, gobelets, couvercles, serviettes — avec le prix du paquet, la taille du paquet et le % utilisable après pertes, et le coût d'un gramme, d'un millilitre ou d'une unité est calculé automatiquement pour vous. Dans Recipes, vous composez chaque boisson ; dans Products, le coût des ingrédients, votre main-d'œuvre de barista et une part des frais généraux se combinent pour donner le coût réel d'un latte, d'un cappuccino, d'un mocha ou d'un café filtre. Les gobelets, couvercles et serviettes sont comptés à raison d'un par boisson, si bien que l'emballage est lui aussi chiffré et suivi en stock — et non oublié comme dans la plupart des feuilles.

La tarification affiche les deux pourcentages, correctement nommés : la marge en pourcentage du prix et la majoration en pourcentage du coût, côte à côte, ainsi que le prix exact pour atteindre une marge cible et les tasses du seuil de rentabilité au prix que vous pratiquez réellement — fini de deviner si « 65 % » s'appliquait au prix ou au coût. Et c'est une véritable réserve de stock : un point de réapprovisionnement calculé à partir de votre propre consommation quotidienne et du délai de livraison du fournisseur signale chaque article OK, REORDER ou OUT OF STOCK avant que vous ne soyez à court en plein rush. La feuille Sales enregistre chaque jour et le Dashboard fait la somme de tout — chiffre d'affaires, COGS, profit brut et marge, net après charges fixes et la taxe à mettre de côté, valeur du stock et quelles boissons rapportent le plus.

Conçu pour Excel 2016+ et Google Sheets avec uniquement des formules classiques et compatibles — pas de macros, pas de modules complémentaires, rien de verrouillé. Toute devise (une seule cellule pour le symbole). Des données d'exemple pour un véritable coffee shop sont déjà renseignées, si bien que chaque chiffre et le graphique sont vivants dès la première ouverture ; effacez les cellules jaunes et le fichier est à vous. Chaque chiffre clé de cette annonce a été mesuré à partir du fichier construit, recalculé par LibreOffice et vérifié à l'aide d'un modèle indépendant du même calcul.